Çok Şubeli Okullarda Ders Planlama ve Ortak Öğretmen Yönetimi

Çok şubeli okullarda ders planlamanın en kritik sorunu ortak öğretmenlerdir: şubeler ayrı ayrı planlandığında her programın kendi içinde tutarlı olmasına rağmen aynı öğretmen iki şubede aynı saate düşebilir. Bu çakışma hiçbir tabloda görünmez, çünkü her şubenin tablosu kendi içinde doğrudur. Çözüm planlamayı şube şube değil kurum genelinde yapmak ve şubeler arası çakışmayı da zorunlu kısıt olarak ele almaktır.

Sorunun anatomisi

Bir matematik öğretmeni hem merkez şubede hem de ikinci şubede ders veriyor olsun. Merkez şubenin programını hazırlayan idareci, öğretmenin salı 3. saatte müsait olduğunu görür ve oraya ders yazar. İkinci şubenin programını hazırlayan idareci de aynı bilgiyi görür ve aynı saate ders yazar.

İki idareci de doğru çalışmıştır. İki tablo da kendi içinde çakışmasızdır. Ama öğretmen salı 3. saatte iki farklı binada beklenmektedir.

Bu sorunun tehlikeli yanı, klasik çakışma denetimlerinin hiçbirinin onu yakalamamasıdır. Öğretmen tablosu şube bazında çıkarıldığı için her ikisi de temiz görünür. Sorun genellikle dönem başladıktan sonra, öğretmenin kendisi tarafından fark edilir.

Neden bu kadar yaygın?

Çok şubeli kurumlarda branş öğretmenlerinin paylaşılması istisna değil kuraldır. Az saatli branşlarda (müzik, görsel sanatlar, felsefe, ikinci yabancı dil) tek şubenin ders yükü bir öğretmeni tam zamanlı çalıştırmaya yetmez; öğretmen iki veya üç şubede birden görevlendirilir.

Gerçek bir kurumda yaptığımız ölçümde, iki şubeli bir kurumda 47 öğretmenin her iki şubede de müsaitlik kaydı bulunuyordu. Bu, planlamanın her adımında 47 ayrı çakışma riski demektir.

Müsaitliğin şube bazında yönetilmesi

Sorunun bir katmanı daha vardır. Ortak öğretmenin müsaitliği çoğu sistemde tek bir tablo olarak tutulur — yani "bu öğretmen salı sabahı müsait" bilgisi tüm şubeler için ortaktır. Oysa gerçekte öğretmen salı sabahı merkez şubede müsaittir, ikinci şubede değil.

Müsaitlik şube bazında ayrılmadığında sistem, öğretmeni her iki şubede de müsait sanır ve iki şubeye birden yerleştirebilir. Aynı ölçümde 47 ortak öğretmenin 13'ünde şubeler arası müsaitlik gerçekten farklıydı; biri için fark 30 saate ulaşıyordu.

Doğru yaklaşım, ortak öğretmenin müsaitliğini hem birleşik hem şube bazında görebilmek ve şube bazında ayrı düzenleyebilmektir. Böylece "bu öğretmen pazartesi ve salı merkez şubede, perşembe ikinci şubede" gibi gerçek durum tanımlanabilir.

Elle tespit yöntemi

Otomatik bir sisteminiz yoksa, denetimi şu sırayla yapın:

1. Birden fazla şubede ders veren öğretmenlerin listesini çıkarın.
2. Her öğretmen için tüm şubelerdeki dersleri tek bir haftalık tabloda birleştirin.
3. Birleşik tabloda aynı hücreye iki ders düşüyorsa çakışma vardır.
4. Çakışmayı çözerken hangi şubenin dersini taşıyacağınıza karar verin; bu karar diğer şubede zincirleme değişiklik gerektirebilir.

Dördüncü adım işin en zor kısmıdır ve elle planlamanın çok şubeli kurumlarda neden tıkandığını açıklar: bir şubede yapılan düzeltme diğer şubeyi bozar, o da bir üçüncüsünü.

Kurum genelinde planlama

Kalıcı çözüm, planlamanın şube şube değil kurum genelinde yapılmasıdır. Bu yaklaşımda tüm şubelerin dersleri aynı çözüm içinde ele alınır ve "bir öğretmen aynı saatte tek yerde olabilir" kuralı şube sınırını aşarak uygulanır.

Apakademia'da bu şöyle işler: şubeler kendi programlarını ayrı yönetir, ancak program üretilirken ortak öğretmenlerin diğer şubelerdeki dersleri de zorunlu kısıt olarak hesaba katılır. Ayrıca üretim sonrasında şubeler arası öğretmen çakışması için bağımsız bir denetim turu çalışır.

Şubeler arası geçiş süresi

Fiziksel olarak ayrı binalarda çalışan şubelerde ek bir kısıt daha gerekir: öğretmenin bir şubeden diğerine geçmesi zaman alır. Arka arkaya iki saatte iki farklı binada ders vermesi teknik olarak çakışma değildir ama uygulanabilir de değildir.

Bu durumda şubeler arası geçişlerde en az bir ders saati boşluk bırakılması kuralı tanımlanmalıdır. Öğle arası bu boşluğu doğal olarak sağlıyorsa ek kısıta gerek kalmaz.

Ortak öğretmen sayısını ölçmek

Çok şubeli bir kurumda planlamaya başlamadan önce cevaplanması gereken ilk soru şudur: kaç öğretmen birden fazla şubede ders veriyor?

Bu sayı, planlamanın zorluğunu doğrudan belirler. Ortak öğretmen sayısı toplam kadronun onda birinin altındaysa şubeler büyük ölçüde bağımsız planlanabilir; üçte birin üzerindeyse şubeleri ayrı planlamak pratikte imkânsız hale gelir, çünkü her şube kararı diğerini kısıtlar.

Ölçüm basittir: her öğretmenin ders verdiği şube sayısını listeleyin ve birden fazla olanları sayın. Gerçek bir kurumda yaptığımız ölçümde iki şubeli bir yapıda 47 öğretmen ortaktı — bu, kadronun önemli bir bölümü demektir ve şube bazlı planlamanın neden tıkandığını tek başına açıklar.

İkinci bir ölçüm daha faydalıdır: ortak öğretmenlerin taşıdığı toplam ders saati. Sayı olarak az ama saat olarak ağır bir grup, planlamayı sayıca çok ama hafif bir gruptan daha fazla kısıtlar.

Ders dağıtımını şubeler arasında planlamak

Ortak öğretmen sorununun kökeni aslında program aşamasından öncedir: ders–öğretmen dağıtımının şube şube yapılması. Her şube kendi ihtiyacına göre öğretmen talep eder ve aynı öğretmen iki şubede birden ders yüküne yazılır.

Doğru sıra şudur:

1. Kurum genelinde branş bazlı toplam ders yükü çıkarılır.
2. Her öğretmenin kurum genelindeki toplam kapasitesi belirlenir (haftada en fazla kaç saat).
3. Ders dağıtımı kurum genelinde yapılır; hangi öğretmenin hangi şubede kaç saat vereceği netleşir.
4. Ancak bundan sonra şube programları üretilir.

Üçüncü adım atlandığında, çok şubeli okullarda ders planlama süreci daha başlamadan çözümsüz hale gelebilir: iki şube aynı öğretmenden toplam 34 saat ders bekliyorsa, o öğretmenin haftalık kapasitesi 30 saat olsa bile program üretilemez. Bu, çakışma değil kapasite aşımıdır ve yerleştirme aşamasında çözülemez.

Yerleşemeyen dersleri okumak

Çok şubeli kurumlarda program üretildiğinde bazı derslerin yerleşememesi olağandır. Önemli olan sebebi doğru okumaktır; iki farklı durum aynı görünür ama çözümleri zıttır.

Kapasite aşımı: öğretmene toplam kapasitesinden fazla ders yazılmıştır. Çözüm, ders dağıtımını düzeltmektir — programı yeniden üretmek işe yaramaz.

Zaman darboğazı: kapasite yeterlidir ama derslerin gerektiği saat aralığında öğretmen müsait değildir. Çözüm, müsaitliği hedefli biçimde genişletmektir.

Ayırt etme yöntemi basittir: öğretmenin toplam ders yükünü toplam müsait saat sayısıyla karşılaştırın. Yük müsaitlikten fazlaysa kapasite aşımı, değilse zaman darboğazı vardır.

Yönetim tarafı: kim neyi görür?

Çok şubeli kurumlarda yetkilendirme de planlamanın parçasıdır. Genel müdürlük tüm şubeleri tek ekrandan izleyebilmeli, şube müdürü yalnız kendi şubesinin verisine erişmelidir. Ancak burada ince bir denge vardır: şube müdürü ortak öğretmenin diğer şubedeki yükünü göremezse, kendi programını yaparken gerçekçi olmayan talepler oluşturabilir.

Pratik çözüm, şube müdürüne ortak öğretmenin diğer şubelerdeki dolu saatlerini göstermek ama ders ayrıntısını göstermemektir. Böylece hem gizlilik korunur hem planlama gerçekçi olur.