Eğitim Kurumları İçin Ders Programı Yazılımı
Çok şubeli eğitim kurumlarında ders programının en kritik sorunu şubeler arası ortak öğretmenlerdir: şubeler ayrı ayrı planlandığında her program kendi içinde tutarlı görünse bile aynı öğretmen iki şubede aynı saate düşebilir. Apakademia planlamayı kurum genelinde yapar ve bu çakışmayı zorunlu kısıt olarak engeller. Tüm şubeler tek kurum hesabı altında, tek panelden yönetilir.
Çok şubeli kurumlarda görünmeyen çakışma
Bir öğretmen iki şubede birden ders veriyorsa, her şubenin programı ayrı hazırlandığında ortaya şu tablo çıkar: A şubesinin programında öğretmen salı 3. saatte derstedir, B şubesinin programında da salı 3. saatte derstedir. İki tablo da kendi içinde doğrudur; hata yalnız ikisi yan yana konduğunda görülür.
Bu çakışma elle tespit edilemez çünkü hiçbir tabloda görünmez. Genellikle dönem başladıktan sonra, öğretmen aynı saatte iki yerde beklendiğinde fark edilir ve o noktada düzeltmek zincirleme değişiklik gerektirir.
Çözüm planlamayı şube şube değil kurum genelinde yapmaktır. Apakademia'da ortak öğretmenlerin müsaitliği hem birleşik hem şube bazında ayrı tanımlanabilir; bir öğretmen A şubesinde pazartesi, B şubesinde perşembe müsait olarak işaretlenebilir. Yerleştirme sırasında şubeler arası çakışma da zorunlu kısıt olarak ele alınır.
Farklı programların aynı kurumda planlanması
Eğitim kurumlarında sık karşılaşılan bir durum, aynı çatı altında farklı program türlerinin yürütülmesidir. Her program ayrı bir şube veya sınıf grubu olarak tanımlanır ve kendi ders yüküyle planlanır.
Aynı öğretmen birden fazla programda ders veriyorsa sistem, o öğretmenin iki programda aynı saate düşmesini engeller. Programlar arası geçiş kuralları da tanımlanabilir: bir öğretmenin iki farklı binadaki program arasında geçiş yapması gerekiyorsa aralarında boşluk bırakılması sağlanabilir.
Kurum genelinde yönetim, şube bazında yetki
Yetkiler role göre ayrışır:
- Genel müdürlük: tüm şubeleri tek ekrandan izler, karşılaştırmalı raporları görür.
- Şube müdürü: yalnız kendi şubesinin sınıf, öğretmen ve programına erişir.
- Öğretmen: kendi haftalık programını ve sınıflarını görür.
- Rehber öğretmen: kendi görev alanına ait ekranlara erişir.
Her kurumun verisi kendi ayrı veritabanında tutulur. Şubeler arasında veri paylaşımı yalnız kurum içinde ve yetki çerçevesinde gerçekleşir.
Yönetici raporları
Kurum yöneticileri şu raporlara erişir:
- Öğretmen ders yükü dağılımı — hangi öğretmen haftada kaç saat derse giriyor
- Sınıf doluluk oranları — hangi saatler boş kalıyor
- Yerleşemeyen dersler ve sebepleri
- Şubeler arası karşılaştırma
Raporların tamamı Excel olarak dışa aktarılıp kurum içi değerlendirmelerde kullanılabilir.
Kurs ve etüt merkezleri
Kurs ve etüt merkezlerinin ihtiyaçları okullardan farklıdır: ders saatleri değişkendir, program hafta sonuna yoğunlaşır ve öğretmenler genellikle birden fazla merkezde çalışır.
Bu ihtiyaçların üçü de sistemde doğrudan karşılanır. Cumartesi ve pazar günleri hafta içinden farklı bir ders saati düzeniyle planlanabilir; hafta içi kısa, hafta sonu uzun program yürüten kurumlar tek sistemde yönetilir. Şubeler arası öğretmen paylaşımı ise ortak öğretmen mekanizmasıyla çözülür.
Veri aktarımı ve geçiş
Kurum büyüdükçe veri girişi de büyür. Bu yükü azaltmak için öğretmenler, sınıflar ve dersler hazır Excel şablonlarıyla toplu olarak yüklenebilir. Ayrıca başka bir programda hazırlanmış mevcut ders programınız XML olarak içe aktarılabilir; mevcut düzeninizi kaybetmeden geçiş yapabilirsiniz.
Senaryo karşılaştırma
Büyük kurumlarda planlama genellikle tek seferde bitmez. Programın kopyası alınıp farklı kurallarla üretilebilir; iki seçenek yan yana değerlendirilip beğenilen yürürlüğe alınır. Önceki sürümler silinmediği için geri dönmek her zaman mümkündür.
Sıkça Sorulan Sorular
Çok şubeli eğitim kurumları tek sistemden yönetilebilir mi?
Evet. Tüm şubeler tek kurum hesabı altında toplanır ve her şube kendi sınıf, öğretmen ve programını ayrı yönetir. Şubeler arasında ortak çalışan öğretmenlerin aynı saate düşmesi sistem tarafından otomatik engellenir. Genel müdürlük tüm şubeleri tek ekrandan izleyebilir, şube müdürleri ise yalnız kendi şubelerinin verisini görür.
Farklı programlar (YKS, Fen, LGS) aynı kurumda nasıl planlanır?
Her program ayrı bir şube veya sınıf grubu olarak tanımlanır ve kendi ders yükü ile planlanır. Aynı öğretmen birden fazla programda ders veriyorsa sistem, o öğretmenin iki programda aynı saate düşmesini engeller ve programlar arası geçiş kurallarını dikkate alır.
Kurs ve etüt merkezleri için de uygun mu?
Evet. Kurs ve etüt merkezlerinde sık karşılaşılan değişken ders saatleri, hafta sonu yoğunlaşan programlar ve şubeler arası öğretmen paylaşımı sistemde doğrudan tanımlanabilir. Cumartesi ve pazar günleri hafta içinden farklı bir ders saati düzeniyle planlanabilir; hafta içi kısa, hafta sonu uzun program yürüten kurumlar tek sistemde yönetilir.
Kurum yöneticisi hangi raporları görebilir?
Yöneticiler öğretmen ders yükü dağılımını, sınıf doluluk oranlarını, yerleşemeyen dersleri ve şubeler arası karşılaştırma raporlarını görebilir. Hangi öğretmenin haftada kaç saat derse girdiği, hangi saatlerin boş kaldığı tek ekranda izlenir. Raporların tamamı Excel olarak dışa aktarılıp kurum içi değerlendirmelerde kullanılabilir.
Öğretmen ve sınıf bilgilerini toplu olarak aktarabilir miyim?
Evet. Öğretmenler, sınıflar ve dersler hazır Excel şablonuyla toplu olarak yüklenebilir; her satırı elle girmeniz gerekmez. Ayrıca başka bir programda hazırlanmış mevcut ders programınız XML olarak sisteme aktarılabilir. Böylece geçiş sırasında verilerinizi sıfırdan girme yükü ortadan kalkar.