Timetables Ders Planlama Programı

Timetable nedir, ders programından farkı var mı?

Kısa cevap: aynı şeydir. Timetable, İngilizce eğitim literatüründe haftalık ders çizelgesini tarif eden terimdir. Türkçede ders programı, haftalık ders çizelgesi veya ders planı denir. Uluslararası okullarda, iki dilli kurumlarda ve akademik yazında ise neredeyse her zaman timetable geçer. Aynı işi tarif eden bu terimlerin hepsi tek bir soruya bakar: hangi sınıf, hangi gün, hangi saatte, hangi dersi, hangi öğretmenle görecek?

Terimin kendisi kadar önemli olan bir ayrım daha var. Timetabling, o çizelgeyi kurma işini anlatır ve akademik yazında bir kısıt karşılama problemi (constraint satisfaction problem) olarak incelenir. Yani timetable sonuçtur, timetabling ise o sonuca ulaşma yöntemidir. Bir yazılım seçerken asıl merak edilmesi gereken de ikincisidir: çizelgeyi nasıl kuruyor?

Timetable ders planlama programı ne yapar?

Bir timetable programının işi, birbirine bağlı kararları sizin yerinize yönetmektir. Haftada 5 gün ve günde 8 ders saati çalışan bir kurumda her sınıf için 40 zaman dilimi vardır. 30 şubeli bir okulda haftada yaklaşık 1.100 ders saatinin yerleşmesi gerekir ve her yerleştirme, geri kalanların seçeneklerini daraltır. Zorluk işin büyüklüğünden değil, bu bağımlılıktan gelir.

Program bir dersi bir saate koyarken üç şeyi aynı anda denetler:

• o öğretmen aynı saatte başka bir sınıfta olamaz,
• o sınıf aynı saatte başka bir derste olamaz,
• o derslik aynı saatte başka bir gruba verilemez.

Bu üç denetim çizelgenin tamamında aynı anda geçerlidir. Elle hazırlarken zor olan da budur: bir dersi taşıdığınızda başka bir yerde beklemediğiniz bir sorun açılır.

Timetable kurarken tanımlanan kurallar

Bir timetable yalnızca çakışma denetiminden ibaret değildir. Kurumun kendi tercihleri de kurala dönüşür:

Bu kuralların bir kısmı zorunlu, bir kısmı tercih olarak çalışır. Zorunlu kurallar hiçbir koşulda ihlal edilmez; tercihler ise mümkün olduğunca sağlanır. Bir çizelgenin okunabilir olması genelde tercih kurallarının ne kadar iyi karşılandığıyla ilgilidir.

Yapay zeka destekli timetable nasıl çalışır?

Apakademia, tanımladığınız kuralları matematiksel kısıtlara çevirir ve bu kısıtların tamamını aynı anda sağlayan bir yerleşim arar. Önce bir çizelge kurup sonra hatalarını düzeltmez; baştan itibaren kuralları ihlal etmeyecek şekilde arar. Bu yaklaşım, insanın deneme-yanılmayla makul sürede bulamayacağı çözümleri erişilebilir kılar.

Yeni nesil yapay zeka destekli planlamanın pratikteki karşılığı şudur: kurallar arttıkça sistemin kazandırdığı zaman da artar. Az kısıtlı küçük bir kurumda elle hazırlamak da mümkündür; kısıtlar çoğaldıkça elle çözüm hızla imkânsızlaşır.

Bir kuralın matematiksel olarak sağlanamadığı durumlar da olur. Örneğin haftada 17 sınıfın aynı saatte derse girmesi gerekiyorsa ve o saatte yalnız 15 öğretmen müsaitse, hiçbir yazılım bunu çözemez. Bu tür durumlarda sistem hangi dersin neden yerleşemediğini ve hangi kuralı gevşetmenin işe yarayacağını raporlar. Sorunun kaynağını göstermek, sessizce eksik bir çizelge üretmekten daha yararlıdır.

Timetable hazır olduktan sonra

Çizelge kurulduktan sonra iş bitmez. Dönem içinde öğretmen ayrılır, şube açılır, ders saati değişir. Programın tamamını baştan kurmanız gerekmez: değişmesini istemediğiniz dersleri sabitleyip yeniden üretirsiniz. Sabitlenenler yerinde kalır, yalnız etkilenen bölüm yeniden dengelenir. Önceki sürüm silinmez, istediğinizde geri dönebilirsiniz.

Hazır timetable sınıf görünümü, öğretmen görünümü ve tüm şubeleri kapsayan toplu görünüm biçiminde okunabilir; bağlantı, PDF, Excel ve WhatsApp üzerinden paylaşılır. Öğretmenler kendi çizelgelerini kendi hesaplarından görür, böylece herkes aynı sürüme bakar.

Uluslararası ve iki dilli kurumlar

Sistem belirli bir ülkenin ders saati düzenine sabitlenmemiştir. Haftanın kaç gün olduğu, günlük ders saati sayısı, ders süreleri, teneffüs ve öğle arası düzeni ile tatil günleri kurum tarafından serbestçe tanımlanır. Cumartesi ve pazar da çalışma günü olarak açılabilir; hafta sonu kurs programı yürüten kurumlar bu esnekliği kullanır.

Çok şubeli kurumlarda en sık görülen sorun, aynı öğretmenin birden fazla şubede ders vermesidir. Şubeler ayrı ayrı planlandığında her çizelge kendi içinde tutarlı görünse bile aynı öğretmen iki şubede aynı saate düşebilir. Apakademia planlamayı kurum genelinde yapar ve bu durumu zorunlu kural olarak engeller.

Elle hazırlama ile program arasındaki fark

Küçük bir kurumda timetable elle de kurulabilir. Fark, kurallar çoğaldıkça ortaya çıkar:

Tablodaki son satır çoğu zaman hafife alınır. Çizelge değiştiğinde eski kopyayla dolaşan bir öğretmen yanlış sınıfa girer. Paylaşım bağlantı üzerinden yapıldığında herkes aynı sürümü görür.

Timetable okunabilirliği: iyi çizelgeyi ne ayırır?

Kurallara uyan her çizelge iyi bir çizelge değildir. Uygulamada okunabilirliği belirleyen birkaç ölçüt vardır:

• Boş saat (gap) sayısı. Öğretmenin günü içinde ders vermediği araya düşen saatler. Az olması tercih edilir.
• Günlere dağılım. Bir öğretmenin haftalık yükünün iki güne sıkışması yerine dengeli yayılması.
• Zor derslerin saati. Yoğun dikkat isteyen derslerin günün geç saatlerine yığılmaması.
• Blok bütünlüğü. İki saatlik derslerin öğle arasıyla ya da gün sonuyla bölünmemesi.

Bu ölçütler zorunlu kural değil tercihtir; hepsini aynı anda tam olarak karşılayan bir çizelge çoğu kurumda matematiksel olarak bulunmaz. Sistem bu tercihleri mümkün olduğunca sağlar ve sonucu ölçülebilir biçimde gösterir; hangi dengeyi seçeceğinize siz karar verirsiniz.

Nöbet ve sınav: timetable'ın devamı

Haftalık çizelge tek başına kurumun tüm zaman planlaması değildir. Nöbet çizelgesi ve sınav takvimi de aynı zaman ızgarasını kullanır. Nöbetler ders çizelgesiyle birlikte değerlendirildiğinde bir öğretmenin nöbetiyle dersinin aynı saate düşmesi önlenir. Sınav takviminde gün, saat, salon ve gözetmen dağılımı yapılır; sonuç tüm sınıfları tek ekranda gösteren matris görünümüyle paylaşılır.

Nereden başlamalı?

Bir timetable kurmadan önce hazır olması gereken veri seti kısadır: sınıf listesi, ders listesi ve haftalık saatleri, öğretmen listesi ve hangi dersi hangi sınıfta verdiği, bir de öğretmen müsaitlikleri. Bu dört başlık tamamsa çizelge kurulabilir. Veriler Excel ile toplu yüklenebilir; mevcut bir çizelgeniz varsa XML biçiminde aktarılabilir.

Uygulamada en çok vakit alan adım müsaitliklerin toplanmasıdır. Öğretmenlerden bu bilgiyi kâğıt veya mesajla toplamak yerine baştan tek biçimde istemek, sonraki bütün adımları hızlandırır. Müsaitlik verisi eksik girildiğinde sistem o saatleri açık kabul eder ve ortaya kâğıt üstünde geçerli ama uygulanamaz bir çizelge çıkar.

Terimin teknik arka planını merak ediyorsanız timetabling problemi ve CSP yazısına, Türkçe karşılığıyla ilgili sayfaya ise ders planlama programı başlığından ulaşabilirsiniz. Otomatik üretimin nasıl işlediği otomatik ders planlama sayfasında, çok şubeli kurumlara özgü durumlar ise eğitim kurumları ders programı sayfasında anlatılır.