Yoklama Takip Programı

Yoklama takip programı ne işe yarar?

Bir okulda yoklama üç ayrı ihtiyaca hizmet eder ve bunlar çoğu zaman birbirine karıştırılır: kayıt tutmak, veliyi zamanında haberdar etmek ve eğilimi görmek. Kağıt yoklama yalnız birincisini yapar. İkincisi genellikle telefonla, üçüncüsü ise dönem sonunda elle sayarak yapılır — yani çok geç.

Yoklama takip programının işi bu üçünü tek akışta birleştirmektir. Öğretmen dersin başında listeyi işaretler; aynı kayıt hem veliye giden bildirimi hem de dönem boyunca birikip rapora dönüşen veriyi üretir. Ek bir iş yapılmaz, aynı işlem üç sonucu birden doğurur.

Ders saati bazlı yoklama: asıl fark burada

Yoklama sistemleri arasındaki en belirleyici ayrım, kaydın hangi düzeyde tutulduğudur.

Apakademia ders saati bazlı çalışır. Her ders saati için ayrı bir yoklama kaydı açılır ve aynı ders saatine ikinci bir kayıt oluşturulamaz. Bunun pratik karşılığı şudur: bir öğrenci sabah okula gelip öğleden sonraki iki derse girmediyse, günlük yoklamada "gelmiş" görünürken burada iki ders devamsızlığı olarak kayda geçer.

Bedeli açıktır: işlem gün başına bir kez değil, ders başına yapılır. Bu yükü kabul edilebilir kılan şey, listenin ders programından hazır gelmesidir — öğretmen sınıf ve ders seçmez, kendi dersini açar ve yalnız gelmeyenleri işaretler.

Yoklama nasıl alınır?

Liste ders programından gelir

Öğretmen paneline girdiğinde o günkü dersleri sıralı olarak görür. Bir dersi açtığında sınıfın öğrenci listesi hazırdır; ayrıca sınıf veya saat seçmesi gerekmez. Yoklama alınan ve alınmayan dersler ayrı renklerle işaretlendiği için eksik kalan ders gün içinde fark edilir.

İşlenen konu aynı ekranda kaydedilir

Yoklamayla birlikte o derste işlenen konu da yazılabilir. Bu alan zorunlu değildir, ancak doldurulduğunda ders defteri işlevi görür: hangi sınıfta hangi konunun işlendiği tarih tarih izlenebilir hale gelir.

Ek etkinliklerin yoklaması da alınır

Deneme sınavı, etüt, kurs ve takviye gibi programa sonradan eklenen etkinliklerin de yoklaması alınabilir. Bu etkinlikler normal derslerden ayrı tutulur; katılım verisi karışmaz.

Veliye devamsızlık bildirimi

Devamsızlık bilgisinin değeri hızla azalır: aynı gün öğrenilen bir devamsızlık veliye müdahale imkânı verir, iki hafta sonra öğrenilen ise yalnız bir istatistiktir.

Bu yüzden bildirim yoklamanın kaydedilmesine bağlıdır. Öğretmen yoklamayı kaydettiğinde o kayıtta yeni devamsız işaretlenen öğrencilerin velilerine mobil bildirim gider. Aynı öğrenci gün içinde daha önce bildirilmişse yeniden bildirilmez; veli aynı gün için üst üste mesaj almaz.

Yönetici ayrıca gün içinde tek işlemle toplu bildirim gönderebilir. Bildirim metni öğrencinin o gün hangi ders saatlerinde bulunmadığını içerir ve WhatsApp ile paylaşılabilecek biçimde üretilir.

Eksik yoklamanın takibi

Yoklama sistemlerinin en yaygın sorunu yazılımda değil alışkanlıktadır: yoklama girilmeyen dersler. Veri eksik olduğunda rapor da yanıltıcı olur, çünkü kayıt olmaması "kimse devamsız değil" gibi görünür.

Sistem o günün programındaki dersleri yoklama kayıtlarıyla karşılaştırır ve yoklaması girilmemiş dersleri yönetime listeler. Yönetici bu listeden ilgili öğretmenlere tek işlemle hatırlatma bildirimi gönderebilir. Böylece boşluk hafta sonunda değil, aynı gün kapatılır.

Raporlama ve izleme

Yoklama panosunda haftalık devamsızlık grafiği ve günün en çok devamsızlık yapan öğrencileri görünür. Ayrıntılı rapor tarih aralığı, şube, sınıf ve öğrenci kırılımıyla alınır ve yazdırılabilir; öğrenci bazlı künye görünümü de bulunur.

Raporlar ders saati verisinden üretildiği için toplam devamsızlık gün sayısının yanı sıra hangi derslerin kaçırıldığı da okunabilir. Belirli bir dersin devamsızlık oranının diğerlerinden belirgin biçimde yüksek olması, çoğu zaman öğrenciyle değil o saatle ilgili bir sorunun işaretidir.

Çok şubeli kurumlarda yoklama

Her kayıt şubesiyle birlikte tutulur. Şube müdürü yalnız kendi şubesinin verisini görür, genel müdür şubeler arasında geçiş yapabilir ve raporu şube kırılımıyla alabilir. Rehber öğretmenler de yoklama ekranlarına erişebilir; sorumlu oldukları şubenin kapsamı dışına çıkamazlar.

Yoklama modülünün yapmadığı şeyler

Sınırları baştan söylemek, sonradan hayal kırıklığı yaşamaktan iyidir:

• e-Okul veya MEB sistemlerine aktarım yoktur. Apakademia'daki yoklama kurumun kendi takibi içindir; resmî devamsızlık girişi ayrıca yapılır. Rapor ekranı bu girişi kolaylaştırır ama otomatik göndermez.
• Yoklama ikilidir: öğrenci derste var ya da yok olarak işaretlenir. "Geç geldi", "izinli" veya "raporlu" gibi ayrı durumlar bulunmaz.
• Kart, parmak izi veya turnike okuması yoktur. Kayıt öğretmen tarafından girilir.

Ders programıyla birlikte çalışır

Yoklama modülü ders programı modülünün ürettiği veriyi kullanır: hangi öğretmenin hangi saatte hangi sınıfta olduğu bilgisi programdan gelir. Bu yüzden iki modül birlikte kurulduğunda ek veri girişi gerekmez — program bir kez hazırlanır, yoklama onun üzerinde çalışır.

Programın nasıl oluşturulduğunu ders planlama programı sayfasında, okul yönetiminin tamamını kapsayan yapıyı ise okul ders planlama sistemi sayfasında bulabilirsiniz.