Ders Planlama Programı

Ders planlama programı ne işe yarar?

Bu tür yazılımlar ders programı hazırlama programı, ders programı yazılımı veya timetable programı adlarıyla da aranır; hepsi aynı işi tarif eder: haftalık çizelgeyi kurallara uygun ve çakışmasız biçimde kurmak.

Bir ders programı hazırlarken zorluk, işin büyüklüğünden değil kısıtların birbirine bağlı olmasından gelir. Haftada 6 gün ve günde 12 ders saati çalışan bir kurumda her sınıf için 72 zaman dilimi vardır; 20 şubeli bir okulda haftada yaklaşık 700 ders saatinin yerleştirilmesi gerekir. Her yerleştirme diğerlerinin seçeneklerini daraltır.

Ders planlama programının işi bu bağımlılığı sizin yerinize yönetmektir. Bir dersi bir saate koyduğunda üç şeyi aynı anda doğrular: o öğretmen aynı saatte başka bir sınıfta olamaz, o sınıf aynı saatte başka bir derste olamaz, o derslik aynı saatte başka bir gruba verilemez. Bu üç denetim tüm program boyunca aynı anda geçerlidir.

Apakademia'nın çözdüğü altı temel kısıt

1. Öğretmen müsaitliği

Her öğretmen için haftanın günleri ve ders saatlerinden oluşan bir müsaitlik tablosu işaretlenir. İşaretlenmeyen saatlere sistem hiçbir koşulda ders koymaz. Yarı zamanlı çalışan, belirli günlerde gelen veya başka kurumda görevlendirilen öğretmenler bu tabloyla yönetilir.

2. Sınıf ders yükü

Her şubenin hangi dersten haftada kaç saat alacağı tanımlanır. Zorunlu ve seçmeli dersler ayrı ayrı girilir; bir dersi birden fazla öğretmenin paylaştığı durumlar da desteklenir.

3. Derslik ve özel alanlar

Laboratuvar, spor salonu, bilişim sınıfı ve müzik odası gibi sınırlı alanlar tanımlanır ve kullanacak derslerle eşleştirilir. Aynı dersliğin aynı saatte iki gruba verilmesi engellenir; program üretildikten sonra ayrı bir derslik denetimi daha çalışır.

4. Blok dersler

Bir dersin arka arkaya iki veya üç saat işlenmesi tanımlanabilir, hatta blokların hangi günlere geleceği belirlenebilir. Sistem blok bütünlüğünü korur: öğle arasına veya gün sonuna denk gelip bölünmesine izin vermez.

5. Güne göre farklı ders saati düzeni

Hafta içi 8, cumartesi 5 ders saati gibi güne göre değişen düzenler tanımlanabilir. Bu fark tüm ekranlarda, dışa aktarımlarda ve paylaşım bağlantılarında tutarlı biçimde yansır.

6. Şubeler arası ortak öğretmen

Çok şubeli kurumlarda en sık gözden kaçan sorun budur: şubeler ayrı ayrı planlandığında her programın kendi içinde tutarlı olmasına rağmen aynı öğretmen iki şubede aynı saate düşebilir. Apakademia ortak öğretmenlerin müsaitliğini şube bazında ayrı yönetir ve şubeler arası çakışmayı zorunlu kısıt olarak ele alır.

Ders planlama programı nasıl kullanılır?

1. Verileri yükleyin. Öğretmenler, sınıflar ve dersler hazır Excel şablonuyla toplu olarak aktarılır. Başka bir programda hazırlanmış mevcut programınız varsa XML olarak içe aktarılabilir.
2. Müsaitlikleri işaretleyin. Her öğretmenin hangi gün ve saatlerde derse girebileceği belirlenir.
3. Kuralları tanımlayın. Blok dersler, günlük en fazla ders saati, derslik atamaları ve tercih edilen sıralama girilir.
4. Programı üretin. Tek işlemle çakışmasız program hazırlanır. Yerleşemeyen ders varsa gizlenmez; hangi dersin neden yerleşemediği ayrı bir listede gösterilir.
5. İnceleyin ve paylaşın. Program genel, sınıf bazlı ve öğretmen bazlı görünümlerde incelenir; PDF, Excel veya WhatsApp ile paylaşılır.

Program hazır olduktan sonra

Otomatik üretilen program son söz değildir. Dersleri sürükleyerek taşıyabilir, iki dersin yerini değiştirebilir veya belirli dersleri yerine sabitleyebilirsiniz. Her müdahaleden sonra çakışma denetimi yeniden çalışır ve sorun oluşuyorsa taşımadan önce uyarır.

Dönem ortasında bir öğretmen ayrıldığında ya da yeni bir şube açıldığında programın tamamını baştan yapmanız gerekmez. Değişmesini istemediğiniz dersleri sabitleyip yeniden üretirsiniz; sabitlenenler yerinde kalır, yalnız etkilenen kısım dengelenir. Önceki program silinmez, istediğinizde geri dönebilirsiniz.

Farklı seçenekleri karşılaştırmak isterseniz programın kopyasını alıp farklı kurallarla üretebilir, ikisini yan yana değerlendirip beğendiğinizi yürürlüğe alabilirsiniz.

Ders programının ötesi: nöbet ve sınav

Aynı sistemde nöbet çizelgesi ve sınav takvimi de planlanır. Nöbetler ders programıyla birlikte değerlendirildiği için bir öğretmenin nöbetiyle dersinin aynı saate düşmesi engellenir. Sınav takviminde gün, saat, salon ve gözetmen dağılımı yapılır; sonuç tüm sınıfları tek ekranda gösteren matris görünümüyle paylaşılır.

Elle hazırlama ile ders planlama programının farkı

Hangi kurumlar için uygun?

İlkokul, ortaokul ve lise kademelerinin tamamında; özel okul, kolej, kurs ve etüt merkezlerinde kullanılır. Tek şubeli küçük kurumlarda da onlarca sınıfı olan çok şubeli yapılarda da aynı sistem çalışır. Kısıtlar karmaşıklaştıkça otomatik planlamanın kazandırdığı zaman da artar.

Sistem belirli bir ülkenin ders saati düzenine sabitlenmemiştir. Haftanın kaç gün olduğu, günlük ders saati sayısı, ders süreleri, teneffüs ve öğle arası düzeni ile tatil günleri kurum tarafından serbestçe tanımlanır. Bu esneklik sayesinde farklı eğitim sistemlerinde çalışan kurumlar aynı platformu kullanabilir.

Kullanıcı yetkileri role göre ayrılır: genel müdürlük tüm şubeleri tek ekrandan izler, şube müdürleri yalnız kendi şubelerinin verisini görür, öğretmenler kendi programlarına erişir. Her kurumun verisi kendi ayrı veritabanında tutulur.