Dershane ve Etüt Merkezinde Grup ve Seans Planlama

Dershane ve etüt merkezlerinde seans planlama, sabit sınıflar yerine seviye ya da hedefe göre kurulan grupların derslerini merkezin kendi saat dilimlerine, öğretmenlerin müsaitliğine ve derslik sayısına göre haftalık bir düzene yerleştirmektir. Program örgün okuldan temel bir noktada ayrılır: sabit sınıf yoktur, öğrenciler okul saatleri dışında gelir ve aynı öğretmen gün içinde birçok gruba ders verir. Bu esneklik planlamayı hem güçlü hem karmaşık kılar.

Bu yazıda dershane ve etüt merkezlerinin okuldan farklarını, grupların nasıl kurulacağını, seans planlamanın adımlarını ve sık yapılan hataları örnek bir haftayla birlikte ele alıyoruz. Kurs merkezleri için genel program kurulumunu kurs ve etüt merkezleri için program hazırlama yazısında anlattık; burada grup ve seans düzeyine iniyoruz.

Okuldan farkları

Aşağıdaki tablo, örgün okul ile dershane ve etüt merkezi arasındaki temel planlama farklarını özetler:

Son satır özellikle önemlidir: dershane öğrencisinin asıl günü okulda geçer. Merkezin programı, öğrencinin okuldan çıkış saatine ve ulaşım süresine uymak zorundadır. Bu yüzden seans saatleri okulun değil, öğrencinin gerçek gününün üzerine kurulur.

Grupları nasıl oluşturmalı?

Seans planlamanın kalitesi büyük ölçüde grupların nasıl kurulduğuna bağlıdır. Grup kurarken şu ölçütler birlikte gözetilir:

• Seviye ve hedef: Aynı sınava hazırlanan, benzer düzeydeki öğrenciler bir arada olmalıdır.
• Saat uygunluğu: Öğrencilerin okul çıkış saatleri ve hafta içi uygun oldukları akşamlar benzer olmalıdır. Sabahçı ve öğlenci öğrencileri aynı hafta içi grubuna koymak, birinin sürekli geç kalmasına yol açar.
• Grup büyüklüğü: Derslik kapasitesine ve verimli derse uygun makul bir sayı belirleyin; çok büyük gruplar etüt ihtiyacını artırır.
• Ortak öğrenci: Bir öğrenci birden fazla gruba katılıyorsa bu grupların dersleri aynı saate konmamalıdır. Hangi grupların ortak öğrencisi olduğunu baştan bir listede tutun.
• Kararlılık: Grupları dönem içinde sık değiştirmek, her değişiklikte programı yeniden açar. Değişiklikleri belirli tarihlerde toplu yapın.

Seans planlama adımları

1. Saat dilimlerini tanımlayın: Merkezin hafta içi ve hafta sonu seanslarını, her seansın başlangıç ve bitiş saatiyle yazın. Hafta içi akşam seansları ile cumartesi seansları çoğu zaman farklı uzunluktadır.
2. Grupların haftalık ihtiyacını çıkarın: Her grubun hangi dersten haftada kaç seans alacağını belirleyin.
3. Öğretmen müsaitliğini toplayın: Saatlik çalışan ve başka kurumlarda da ders veren öğretmenlerin uygun gün ve saatlerini yazılı alın.
4. Sabit etkinlikleri yerleştirin: Deneme sınavı gibi belirli güne bağlı etkinlikleri önce takvime koyun.
5. Grup derslerini yerleştirin: Öğretmen, derslik ve ortak öğrencisi olan gruplar aynı saatte iki yere düşmeyecek biçimde dersleri seanslara dağıtın.
6. Etüt ve soru çözümünü ekleyin: Grup dersleri yerleştikten sonra kalan boşluklara etüt ve soru çözümü saatlerini koyun.
7. Denetleyin ve paylaşın: Her grubun haftalık seans sayısını, her öğretmenin toplam saatini ve derslik kullanımını kontrol edin; ardından grup ve öğretmen programlarını paylaşın.

Örnek bir hafta

Örneğin bir etüt merkezi hafta içi her akşam iki seans yapıyor olsun: 17.30-19.00 ve 19.15-20.45. Cumartesi günü 09.30 ile 17.00 arasında dört seans, pazar sabahı ise deneme sınavı var. Merkezde üç derslik, 8. sınıflar için üç grup (LGS-1, LGS-2, LGS-3) ve 12. sınıflar için iki grup (YKS-A, YKS-B) bulunsun.

Hafta içi her grup iki akşam gelir ve o akşam iki seans ders görür. Beş grubun haftalık on akşamı, beş akşama ikişer grup düşecek biçimde dağıtılır; böylece üç derslikten biri her akşam etüde ayrılabilir. Matematik öğretmeni aynı akşam LGS-1'e ilk seansta, YKS-A'ya ikinci seansta girebilir; ama aynı seansta iki gruba giremez. YKS öğrencilerinin bazı günler okulda son derse kaldığı biliniyorsa, o günlere YKS gruplarını koymamak ilk seanstaki gecikmeleri önler.

Cumartesi günü dört seansın her birinde üç derslik kullanılabilir. Her grup iki seans alır ve kalan derslik-seanslar etüt ile soru çözümüne ayrılır. Pazar denemesi tüm grupları kapsadığı için o gün normal ders konmaz. Bu düzende bir öğrenci hem LGS-2 grubunda hem de cumartesi öğleden sonraki bir takviye grubunda yer alıyorsa, iki grubun cumartesi seanslarının aynı saate düşmemesi gerekir; ortak öğrenci listesi bu kontrolü kolaylaştırır.

Çakışmanın üç düzeyi

Dershane programında çakışma yalnız öğretmen düzeyinde değildir. Üç düzey birlikte izlenmelidir:

• Öğretmen: Aynı öğretmen aynı seansta iki gruba yazılmamalıdır. Birden fazla şubede ders veren öğretmenlerde şubeler arası geçiş süresi de hesaba katılmalıdır.
• Derslik: Aynı dersliğe aynı seansta iki grup yazılmamalıdır. Deneme günlerinde dersliklerin sınava ayrıldığı unutulmamalıdır.
• Öğrenci: Ortak öğrencisi olan iki grubun aynı seansa düşmesi o öğrenci için çakışmadır. Bu düzey en zor fark edilenidir; çünkü programa bakıldığında iki farklı grup görünür.

Deneme ve etüt saatleri

Dershane programının ayrılmaz parçası deneme sınavları ve etüt saatleridir. Deneme günleri o günün normal ders akışını tamamen değiştirir; derslikler sınava ayrılır, öğretmenler gözetmen olur. Bu yüzden deneme takvimi dönem başında belirlenmeli ve seans planlamasına ilk sırada girmelidir. Ayrıntılar için deneme sınavı takvimi nasıl planlanır yazısına bakabilirsiniz.

Etüt ve soru çözümü ise grup dersleri yerleştikten sonra kalan boşluklara yerleşir. Etüt saatlerini her hafta aynı dilimlerde tutmak, öğrencinin bu saatleri alışkanlık hâline getirmesini sağlar. Etüdün programa eklenmesi için etüt ve soru çözümü programa nasıl eklenir yazısına göz atabilirsiniz.

Dönem içinde grup değişirse

Dershanelerde dönem içinde yeni öğrenci kaydı, seviye değişikliği ya da grup birleştirme kaçınılmazdır. Her değişikliği geldiği gün programa işlemek yerine, değişiklikleri ayda bir ya da deneme sonuçlarının açıklandığı haftalarda toplu yapmak programı daha kararlı tutar. Yeni bir öğrenci geldiğinde önce mevcut gruplardan saat ve seviye olarak uygun olanına yerleştirilir; uygun grup yoksa ve yeterli öğrenci birikmişse yeni grup açılır. Yeni grup açıldığında öğretmen saatleri ve derslik kullanımı yeniden denetlenmeli, değişiklikten etkilenen öğretmen ve öğrencilere güncel program ayrıca iletilmelidir.

Sık yapılan hatalar

• Okul çıkış saatlerini sormamak: İlk seans, öğrencilerin çoğunun yetişemeyeceği bir saatte başlatılır.
• Ortak öğrencileri izlememek: İki grubun aynı seansa düşmesi ancak öğrenci gelmediğinde fark edilir.
• Öğretmen müsaitliğini sözlü almak: Başka kurumda da ders veren öğretmenin uygun saatleri değiştiğinde program habersiz bozulur.
• Deneme günlerini sonradan eklemek: Hazır programın üzerine yazılan deneme, o günün tüm derslerini başka güne kaydırmayı gerektirir.
• Grupları sık değiştirmek: Her hafta yapılan küçük grup değişiklikleri programı sürekli yeniden açar.
• Hafta sonunu fazla yüklemek: Cumartesi günü art arda çok seans konan grupların son seanslardaki verimi düşer.

Apakademia ile seans planlama

Apakademia'da kurumun haftalık çizelgesi, yani ders saati sayısı ve saatlerin zamanları ayarlardan tanımlanır; güne göre farklı ders saatleri kullanılabildiği için hafta içi akşam seansları ile cumartesi seansları farklı uzunlukta olabilir. Gruplarınızı sınıf olarak tanımlayıp derslerini, haftalık saatlerini ve öğretmenlerini girdiğinizde program otomatik oluşturulur; kurallara uyarak yerleştirilemeyen ders kalırsa gerekçesiyle listelenir. Öğretmen müsaitliği ile gün içi boşluk, günlük ders sınırı ya da belirli saatlerde ders olmaması gibi öğretmen koşulları da tanımlanabilir.

Etüt, deneme sınavı, kurs ve takviye gibi etkinlikler programa eklenebilir; kurum kendi etkinlik türünü de tanımlayabilir. İki grubun tek derste birleştiği durumlar için birleşik sınıf, art arda iki seanslık dersler için blok ders kullanılabilir. Birden fazla şubesi olan merkezlerde öğretmen birden fazla şubeye eklenebilir ve şubeler arası çakışma engellenir. Öğrenci bazında koçluk takibi yapan merkezlerde ise bireysel koçluk modülünde öğrencinin okuldaki ders programı girilir; görüşme ve etüt planlanırken bu saatler dolu sayılır. Ayrıntılar için eğitim kurumları ders programı sayfamıza bakabilirsiniz.

Kontrol listesi

• Hafta içi ve hafta sonu seans saatleri tanımlandı mı?
• Gruplar seviye, hedef ve saat uygunluğuna göre kuruldu mu?
• Ortak öğrencisi olan gruplar listelendi mi?
• Öğretmen müsaitliği yazılı olarak toplandı mı?
• Deneme günleri dönem başında takvime işlendi mi?
• Öğretmen, derslik ve ortak öğrenci düzeyinde çakışma kontrol edildi mi?
• Etüt saatleri her hafta aynı dilimlerde mi?

Seans planlama, dershane ve etüt merkezlerinde her hafta yeniden düşünülmesi gereken bir iş gibi görünür; ama saat dilimleri, gruplar ve sabit etkinlikler baştan doğru kurulduğunda haftalık program büyük ölçüde kendini tekrar eder. Kendi merkezinize uygun kurulumu görmek için eğitim kurumları ders programı sayfamızı inceleyebilirsiniz.