Apakademia Sözü: Yazılımı Teslim Edip Çekilmiyoruz

Apakademia sözü kısa bir cümledir: yazılımı teslim edip çekilmiyoruz; programınız oturana kadar aynı masadayız. Bu söz, bir kurumla kurduğumuz ilişkinin nereden başladığını ve nasıl sürdüğünü anlatır. Bizim için teslim, işin bitişi değil başlangıcıdır; asıl iş, programın okulun günlük hayatına yerleştiği haftalarda yapılır.

Ders programı yazılımı almak, birçok kurum için tanıdık bir hayal kırıklığıyla sonuçlanır: hesap açılır, birkaç ekran gösterilir ve gerisi kuruma bırakılır. Oysa bir okulun asıl zorlandığı an satın almadan sonrasıdır: verinin girildiği, öğretmen müsaitliklerinin toplandığı, ilk programın kurulduğu ve ilk itirazların geldiği haftalar. Bu yazıda Apakademia sözünün bu haftalarda ve sonrasında somut olarak ne anlama geldiğini, neyi kapsadığını ve neyi kapsamadığını anlatıyoruz.

Satın almadan sonrası neden daha zor?

Bir yazılımın ekranlarını öğrenmek birkaç saat sürer. Zor olan, kurumun kendi düzenini o ekranlara doğru biçimde aktarmaktır. Kurulum sürecinde en sık karşılaşılan güçlükler şunlardır:

• Veri dağınıktır: Öğretmen listesi bir dosyada, ders dağılımı başka bir dosyada, şube adları üçüncü bir yerde durur. Aynı öğretmen iki dosyada iki farklı yazımla geçer.
• Müsaitlik toplanmamıştır: Hangi öğretmenin hangi gün gelebileceği çoğu zaman yazılı değil, sözlü olarak bilinir.
• Kurumun yazılı olmayan kuralları vardır: "Bu öğretmen cuma gelmez", "12. sınıfların öğleden sonraları denemeye ayrılır", "spor salonu perşembe sabah başka okulda" gibi bilgiler kimsenin bir yere yazmadığı ama herkesin bildiği kurallardır.
• İlk program itiraz getirir: İlk kurulan program ne kadar dengeli olursa olsun, öğretmenlerden ilk hafta öneri ve itiraz gelir.
• Zaman dardır: Kurulum çoğu zaman dönem başının en yoğun günlerine denk gelir.

Bu güçlüklerin hiçbiri yazılımın bir düğmesiyle çözülmez. Hepsi konuşarak, birlikte bakarak ve kurumun düzenini anlayarak aşılır. Sözümüz tam da bu noktaya dairdir.

"Aynı masada" kurulumda ne demek?

Kurulumu kuruma bırakmak yerine birlikte yürütürüz. Her kurumun ihtiyacı farklıdır, ama süreç genellikle şu aşamalardan geçer:

1. Kurumu tanımak: Kaç şube ve sınıf olduğu, ikili öğretim yapılıp yapılmadığı, kurumun haftalık ders saati çizelgesi ve günlere göre farklı ders saatleri olup olmadığı konuşulur.
2. Veriyi hazırlamak: Öğretmen, sınıf ve ders listeleri Excel ile toplu yüklenir; daha önce başka bir programda hazırlanmış bir program varsa XML biçimindeki dosyadan aktarılabilir. Eksik ve çelişkili kayıtlara birlikte bakılır.
3. Müsaitlik ve koşulları toplamak: Öğretmenlerin gelemeyeceği günler, blok dersler, birleşik sınıflar ve öğretmen koşulları belirlenir. Yazılı olmayan kurallar bu aşamada yazıya dökülür. Bu adımın ayrıntıları için öğretmen müsaitliği nasıl toplanır yazısına bakabilirsiniz.
4. Kurmadan önce analiz etmek: Programı Analiz Et ile verinin tutarlılığına ve darboğazlara bakılır; bir saatte müsait öğretmenin yetmediği gibi sorunlar program kurulmadan görülür.
5. İlk programı kurmak ve okumak: Program otomatik oluşturulur; yerleşemeyen dersler varsa gerekçeleriyle birlikte okunur. Hangisinin veri eksikliği, hangisinin kurum kararı gerektiren bir sıkışma olduğu ayrılır.
6. Rötuş ve paylaşım: Son düzeltmeler elle yapılır; öğretmenler programlarını kendi panellerinden ve telefonlarından görür, sınıf ve öğretmen programları PDF olarak alınır ya da WhatsApp ile paylaşılır.

Programın kurulmasından yayınlanmasına kadar bütün sürecin genel çerçevesi için okul ders programı nasıl hazırlanır yazısı da yol gösterir.

İlk program çıktığında ne olur?

İlk programın yayınlandığı hafta, kurulumun en hassas dönemidir. Öğretmenlerden gelen istekler çoğu zaman birbirine karışır: bir kısmı gerçek bir engeli anlatır, bir kısmı tercih, bir kısmı tek seferlik bir ricadır. Bu istekleri birlikte ayırmak, programın her itirazla baştan dağılmasını önler.

Bu ayrımı yapmak, hem öğretmenlere adil davranmayı hem de programın dengesini korumayı kolaylaştırır. Her ricayı kural gibi tanımlamak programı sıkıştırır; her kuralı rica gibi görmek ise aynı düzeltmeyi her kurulumda yeniden yapmayı gerektirir.

Bir örnek: iki şubeli bir kurumun ilk haftaları

Sözün pratikte nasıl göründüğünü anlatmak için varsayımsal bir örnek düşünelim. İki şubesi olan, toplam 30 sınıf ve 70 öğretmenle çalışan bir kurum olsun. Öğretmenlerin bir kısmı iki şubede birden derse giriyor, bazı öğretmenler ise yalnız belirli günlerde gelebiliyor.

İlk görüşmede kurumun düzeni konuşulur: şubelerin ders saatleri aynı mı, hangi öğretmenler iki şubede çalışıyor, hangi dersler blok yapılıyor. Ardından mevcut listeler toplu olarak yüklenir ve aynı öğretmenin iki farklı yazımla geçtiği kayıtlar birleştirilir. Müsaitlikler toplanınca program kurulmadan önce analiz yapılır; örneğin iki şubede ders veren bir kimya öğretmeninin müsait saatlerinin, iki şubedeki toplam dersine yetmediği bu aşamada görülür. Kurumla birlikte karar verilir: öğretmene bir gün eklenir ya da derslerin bir kısmı zümredeki başka bir öğretmene verilir.

İlk program kurulduğunda açıkta kalan birkaç ders gerekçesiyle okunur, öğretmenlerden gelen istekler yukarıdaki tabloya göre ayrılır ve birkaç tur düzeltmeden sonra program yayınlanır. Dönemin ortasında bir öğretmen ayrıldığında ise aynı masaya yeniden oturulur. Bu örnekteki rakamlar yalnız anlatım içindir; her kurumun süreci kendi verisine ve kararlarına göre şekillenir.

Dönem içinde: program yaşamaya devam eder

Bir ders programı dönem başında kurulup unutulan bir belge değildir. Dönem boyunca değişir ve her değişiklik bir karar gerektirir. Sözümüz bu anları da kapsar:

• Öğretmen ayrılır ya da raporlu olur: Geçici ya da vekil öğretmen belirli tarihler için atanır; vekil öğretmenin programında dersler tarihiyle görünür.
• Yeni şube açılır: Değişiklik önce bir taslak senaryoda denenir; yürürlükteki programa karar verilene kadar dokunulmaz.
• Bir dersin saati değişir: Etkilenmeyen sınıflar kilitlenerek korunur, değişiklik dar bir alanda tutulur.
• Nöbet ve sınav dönemi gelir: Nöbet programı ve sınav ile gözetmen planlaması aynı veriler üzerinden yürütülür.

Bu anlarda yine aynı masadayız: değişikliğin nereden başlanarak yapılacağını, hangi sınıfların korunacağını ve öğretmenlere nasıl duyurulacağını birlikte konuşuruz. Dönem içi değişikliklerin genel yönetimi için dönem ortasında ders programı değişikliği yazısına bakabilirsiniz.

Apakademia sözü neyi kapsamaz?

Güven, sınırları açıkça söylemekle başlar. Sözümüzü abartmadan anlatmak için neyi vaat etmediğimizi de belirtmek isteriz:

• Kurumun yerine karar vermeyiz. Ders dağılımı, birleşik dersler ve öğretmen tercihleri kurumun kararıdır. Biz seçenekleri ve sonuçlarını görünür kılarız; karar sizindir.
• Sayıların tutmadığı yerde bunu açıkça söyleriz. Bir öğretmenin müsait saatleri dersine yetmiyorsa, bunu gizlemek yerine gösterir ve birlikte çözüm ararız: ek müsaitlik, dersin paylaşılması ya da bir kuralın gevşetilmesi gibi.
• Ürünün kapsamı dışındaki işleri vaat etmeyiz. Örneğin resmî sistemlere otomatik aktarım ya da araç ve servis planlaması bu kapsamda değildir; bunları varmış gibi anlatmayız.
• Kesin bir süre taahhüdü vermeyiz. Her kurumun verisi, kadrosu ve takvimi farklıdır. Kurulumun ne kadar süreceği bu farklara bağlıdır; bunu baştan birlikte değerlendiririz.

Kurumdan beklediğimiz

Masa iki taraflıdır. Programın kısa sürede oturması için kurumun da katkısı gerekir:

• Bir sorumlu kişi: Çoğu okulda bu kişi programdan sorumlu müdür yardımcısıdır. Kararların tek bir kişide toplanması süreci hızlandırır.
• Doğru ve güncel veri: Öğretmen ve ders listelerinin güncel olması, ilk programın kalitesini doğrudan belirler.
• Müsaitliğin zamanında toplanması: Müsaitlik geç gelirse program da geç kurulur.
• Kararların netliği: "Birleşik ders yapılacak mı?" gibi soruların cevabı belirsiz kaldıkça program da belirsiz kalır.
• Açık geri bildirim: Öğretmenlerden gelen itirazları bize olduğu gibi iletmek, doğru çözümü bulmayı kolaylaştırır.

Neden böyle çalışıyoruz?

Çünkü bir ders programı, kurumun her gününe dokunan canlı bir plandır. Öğretmenin sabah kaçta nerede olacağını, öğrencinin hangi derste bulunacağını, velinin çocuğunu ne zaman bekleyeceğini belirler. Böyle bir planı "kurdunuz, kolay gelsin" diyerek bırakmak işin doğasına aykırıdır.

Yazılımın iyi olması gerekli ama yeterli değildir. İyi bir yazılım, arkasında ulaşılabilir bir ekip olduğunda gerçek değer üretir. Benzer özellikler farklı ürünlerde bulunabilir; ama "takıldığımda kime soracağım?" sorusunun net bir cevabı her zaman yoktur. Biz bu sorunun cevabının açık olmasını önemsiyoruz. Programı hazırlayan müdür yardımcısının, takıldığı bir noktada kiminle konuşacağını bilmesi, yazılımın kendisi kadar değerlidir.

Sözün karşılığı

Bir kurum bize verilerini, programını ve günlük düzenini emanet ediyor. Bunun karşılığı, ürünü teslim edip uzaklaşmak olamaz. Apakademia sözü, bu emanete yakınlıkla karşılık vermektir: kurulumda yanınızda olmak, ilk programın itirazlarını birlikte ayıklamak ve dönem içindeki değişikliklerde yeniden aynı masaya oturmak. Programınızı kurmak için kullanacağınız araçları tanımak isterseniz ders planlama programı sayfasına göz atabilirsiniz.