Koç Öğrenci Ataması: Çok Koçlu Merkezde Nasıl Yapılır?

Çok koçlu bir merkezde koç öğrenci ataması yöneticinin Öğrenci Atama ekranından yapılır: yönetici bir öğrenciyi herhangi bir koça verebilir; koç ise yalnız kendi öğrencileriyle ve henüz kimseye atanmamış öğrencilerle işlem yapabilir. Bu ayrım küçük bir yetki ayrıntısı gibi görünür; ama merkezde kimin hangi öğrenciden sorumlu olduğunun net kalmasını sağlar. Bu yazıda atamanın kim tarafından ve hangi ölçütlerle yapılacağını, yeni kayıtların nereye düştüğünü, koç değiştiğinde devrin nasıl yapılacağını ve öğrencinin geçmişinin nasıl korunacağını anlatıyoruz.

Kim kime atayabilir?

Atama yetkisi iki role ayrılmıştır. Yönetici merkezin tamamını görür ve dağıtımı yapar; koç kendi listesini yönetir. Aşağıdaki tablo iki rolün neyi yapabildiğini özetliyor:

Bu ayrımın gerekçesi basittir: bir öğrencinin koçu değişecekse bu karar, iki koçun ve öğrencinin durumunu birlikte gören kişi tarafından verilmelidir. Koçların birbirinin öğrencisini kendine alabildiği bir düzende sorumluluk belirsizleşir; öğrenci bir sabah başka bir koçun listesinde görünebilir. Merkez yöneticisi bireysel panelde koçun yapabildiği her işi yapabilir ve Öğrenci Atama, Koçluk Takibi, Koçluk Panoları, Kurum Zamanlaması ve Kurum Ayarları sayfalarını da görür.

Yeni kayıt nereye düşer?

Yeni öğrencinin hangi listeye düştüğü, kaydı kimin açtığına bağlıdır. Koç Yeni Öğrenci formuyla bir öğrenci kaydederse öğrenci doğrudan o koça atanır; koçun kendi bulduğu ya da kendisine yönlendirilen öğrenciler için en pratik yol budur. Kaydı yönetici açarsa öğrenci henüz bir koça atanmamış olarak açılır ve Öğrenci Atama ekranından bir koça verilir.

Atanmamış öğrenciler bir tür bekleme havuzu oluşturur. Bu havuzdaki bir öğrenciyi yönetici bir koça atayabilir ya da bir koç kendine alabilir. İki yolun da açık olması esneklik sağlar; ama merkezde bir kural olmazsa karışıklık da doğurur. Örneğin iki koç aynı gün aynı öğrenciyle tanışmış olabilir. Bu yüzden merkezlerin çoğu şuna benzer bir kural koyar: koç kendi getirdiği öğrenciyi kendine alır, merkeze doğrudan başvuran öğrencileri ise yönetici dağıtır.

Atarken nelere bakılmalı?

Koç öğrenci ataması yalnız bir isim eşleştirmesi değildir. Doğru eşleştirme, koçluk sürecinin ilk haftalarını kolaylaştırır; yanlış eşleştirme ise birkaç hafta sonra bir devirle düzeltilmek zorunda kalır. Atama yapılırken bakılabilecek ölçütler şunlardır:

• Seviye ve sınav deneyimi: 8. sınıf, 12. sınıf ve mezun öğrencilerle çalışma deneyimi olan bir koç, sınav yılındaki öğrenci için daha uygun olabilir.
• Saat uyumu: öğrencinin okul çıkış saati ile koçun müsait günleri örtüşmelidir. Okulu her gün 16.40'ta biten bir öğrenciyi yalnız hafta içi öğleden sonraları müsait olan bir koça vermek görüşme planını zorlar.
• Mevcut yük: koçun öğrenci sayısı ve haftalık görüşme sayısı. Kapasitesine yaklaşmış bir koça yeni öğrenci vermek, mevcut öğrencilerinin de zaman kaybetmesi demektir.
• Kardeşler: aynı aileden iki öğrenciyi aynı koça vermek veli iletişimini kolaylaştırır; bazı aileler ise bilinçli olarak ayrı koç ister.
• Öğrenci ve koç uyumu: ilk görüşmede kurulan iletişim önemlidir. Uyum sorunu baştan fark edilirse erken bir devir, aylar süren verimsiz bir süreçten daha sağlıklıdır.

Koçun ne kadar yükü kaldırabileceğini hesaplamanın yolunu koç öğrenci sayısı yazısında örneklerle anlattık.

Dönem başında toplu atama

Eylülde ya da yeni bir dönemin başında merkeze çok sayıda öğrenci aynı anda kaydolur. Bu öğrencileri tek tek atamak zaman alır. Öğrenci Atama ekranında öğrenciler seçilip tek seferde bir koça atanabilir. Toplu atamadan önce kısa bir hazırlık işleri kolaylaştırır: öğrencileri seviyeye ve okul çıkış saatine göre gruplamak, her koçun dönem için alabileceği öğrenci sayısını belirlemek ve ardından grupları koçlara dağıtmak.

Örneğin otuz yeni kaydı olan bir merkezde yönetici önce öğrencileri üç gruba ayırabilir: on 8. sınıf, sekiz 12. sınıf ve mezun, on iki ara sınıf öğrencisi. Sınav sınıflarını deneyimli koçlara, ara sınıfları ise yükü daha hafif olan koçlara dağıtmak, ilk haftadan dengeli bir başlangıç sağlar. Aynı ilkenin okul içinde rehber öğretmenler arasında nasıl uygulandığını rehber öğretmenlere öğrenci dağıtımı yazısında ele aldık.

Koç değiştiğinde devir nasıl yapılır?

Koçun merkezden ayrılması, yükünün azaltılması ya da öğrenciyle uyum sorunu gibi nedenlerle bir öğrencinin koçu değişebilir. Devir doğru yapıldığında öğrenci kaldığı yerden devam eder; yanlış yapıldığında ise yeni koç sıfırdan başlamak zorunda kalır.

1. Devri yönetici yapar. Yönetici Öğrenci Atama ekranından öğrenciyi doğrudan yeni koça atar. Atama değiştiğinde öğrenci eski koçun listesinden çıkar ve yeni koçun listesine geçer.
2. Geçmiş öğrenciyle birlikte gelir. Öğrenciye bağlı kayıtlar, yani atanmış kitaplar, verilen ödevler, kontrol işaretleri, haftalık değerlendirmeler ve koçun notları, koç değişince silinmez. Yeni koç öğrencinin geçmiş haftalarına bakarak nerede kalındığını görür.
3. Öğrenciyi önce listeden çıkarmayın. Koçun kendi listesinden öğrenciyi çıkarması, öğrenciye atanmış kitapları ve konu ödevlerini de temizler. Devir için bu yol değil, yöneticinin doğrudan yeni koça ataması kullanılmalıdır.
4. Görüşme planını güncelleyin. Görüşme planı koça aittir. Devirden sonra öğrencinin görüşmesi yeni koçun planında kurulmalı, eski koçun planı da güncellenmelidir; aksi hâlde öğrenci bir süre eski koçun planında görünmeye devam edebilir.
5. Devir notunu yazın. Eski koç son haftanın değerlendirmesine ve koçun notu alanına kısa bir devir notu bırakırsa yeni koçun işi kolaylaşır: öğrencinin güçlü yanları, eksik konuları, iletişimde dikkat edilecekler.

Devirden sonraki ilk görüşme

Koç değişikliği öğrenci için de bir değişikliktir. Özellikle uzun süre aynı koçla çalışmış bir öğrenci, yeni koça alışmakta zorlanabilir. Yeni koçun ilk görüşmesi bir tanışma görüşmesi gibi planlanmalıdır: öğrencinin geçmiş haftalarına birlikte bakmak, yarım kalan hedefleri konuşmak ve iletişim kurallarını yeniden belirlemek.

Veliye de haber vermek gerekir. Velinin koç değişikliğini öğrencinin anlatımından ya da yoklama mesajının farklı bir numaradan gelmesinden öğrenmesi güveni zedeler. Kısa bir telefon görüşmesi ya da mesajla değişikliğin nedenini ve yeni koçun adını bildirmek yeterlidir. Kayıttaki veli telefonunun güncel olup olmadığını kontrol etmek için de iyi bir fırsattır.

Bir koç ayrılırken toplu devir

En zor devir, bir koçun merkezden ayrılmasıyla gelen toplu devirdir. Örneğin on sekiz öğrencisi olan bir koç dönem ortasında ayrılıyorsa bu öğrencileri tek bir koça vermek, o koçun kapasitesini bir anda aşar. Daha sağlıklı yol, öğrencileri birkaç koç arasında paylaştırmaktır.

Paylaştırırken öncelik sırası belirlemek işi kolaylaştırır. Sınav sınıfındaki öğrenciler, görüşme sıklıkları yüksek olduğu ve kaybedilen her hafta onlar için daha değerli olduğu için önce ve deneyimli koçlara devredilir. Ara sınıftaki öğrenciler ardından, koçların kalan kapasitesine göre dağıtılır. Ayrılan koçun son haftasında her öğrenci için kısa bir devir notu yazması ve mümkünse yeni koçla ortak bir tanışma görüşmesi yapılması, öğrencinin değişikliği bir kopuş olarak değil bir geçiş olarak yaşamasını sağlar.

Çok şubeli merkezlerde atama

Birden fazla şubesi olan bir merkezde atama şube kapsamında çalışır. Her şubenin öğrencileri ve koçları kendi kapsamında yönetilir; öğrenciler kendi şubelerindeki koçlara atanır. Bu düzen, bir şubenin öğrencisinin başka bir şubedeki koçun listesinde görünmesini önler ve şube yöneticisinin yalnız kendi şubesinin tablosuyla ilgilenmesini sağlar. Şube kapsamının yetkiler açısından nasıl kurulduğunu çok şubeli kurumlarda yetki ve şube kapsamı yazısında anlattık.

Dengeyi izlemek

Atama bir kez yapılıp bırakılan bir iş değildir. Dönem içinde yeni kayıtlar gelir, bazı öğrenciler ayrılır, bazı öğrencilerin görüşme sıklığı artar. Yöneticinin Koçluk Takibi ekranında her koçun kartını, yani öğrenci sayısını, haftalık görüşme sayısını ve yapılan, gelinmeyen görüşmeler ile açık ödevler için rozetleri düzenli olarak izlemesi, dengesizliği erken fark etmesini sağlar. Ayda bir bu kartlara bakmak ve gerekirse yeni kayıtların dağıtımını değiştirmek, devirlere duyulan ihtiyacı da azaltır.

Atamada sık yapılan hatalar

• Yeni kayıtları hep aynı koça vermek: en tanınan koç kısa sürede kapasitesini aşar.
• Saat uyumunu atlamak: öğrencinin okul çıkışı ile koçun müsait saatleri örtüşmez, görüşme planı kurulamaz.
• Devri listeden çıkararak yapmak: kitap ve konu ödevleri temizlenir, yeni koç sıfırdan başlar.
• Görüşme planını güncellememek: öğrenci iki koçun planında birden görünebilir.
• Veliye haber vermemek: değişiklik velinin güvenini sarsar.
• Atanmamış havuzu takip etmemek: kayıt olmuş ama hiçbir koça atanmamış öğrenci haftalarca bekleyebilir.

Net sorumluluk, kesintisiz süreç

İyi bir koç öğrenci ataması, merkezde her öğrencinin tek ve belli bir koçu olmasını, yükün koçlar arasında dengeli dağılmasını ve koç değiştiğinde öğrencinin geçmişinin kaybolmamasını sağlar. Atamayı yöneticiye, kendi listesini koça bırakan yetki ayrımı da bu düzenin temelidir. Koçluk merkezinin genel yönetimini koçluk merkezi yönetimi yazısında, öğrenci atamadan koç takibine kadar bütün araçları bireysel koçluk programı sayfasında bulabilirsiniz.