Rehber Öğretmenlere Öğrenci Dağıtımı Nasıl Yapılır?

Rehber öğretmenlere öğrenci dağıtımı, her öğrencinin bir koça bağlanması ve her koçun haftalık saatine sığacak kadar öğrenci almasıdır. Dengeli bir öğrenci dağıtımı, öğrenci sayısını rehberlere eşit bölmekle değil; her öğrencinin görüşme sıklığını ve her rehberin müsait saatini birlikte hesaplamakla kurulur. Dağıtım doğru yapıldığında görüşme planları sığar, yanlış yapıldığında ise en özenli koç bile ilk ayın sonunda yetişemez hâle gelir.

Okulda koçluk sistemine geçerken dağıtım çoğu zaman bir liste işi gibi görülür: öğrenci listesi alınır, rehber sayısına bölünür, her rehbere eşit sayıda isim verilir. Bu yöntem kâğıt üzerinde adil görünür ama haftalık gerçekliği yansıtmaz. Bir rehberin haftada on iki boş ders saati vardır, diğerinin beş. Bir rehberin öğrencileri sekizinci sınıftır ve haftada iki kez görüşmek ister, diğerinin öğrencileri dokuzuncu sınıftır ve haftada bir görüşme yeterlidir. Bu yazıda kapasitenin nasıl hesaplandığını, hangi ölçütlerle dağıtım yapılacağını, yetki kurallarını ve dönem içindeki değişikliklerin nasıl yönetileceğini anlatıyoruz.

Dağıtımdan önce: kapasiteyi hesaplamak

Dağıtımın ilk adımı, her rehberin haftada kaç görüşme yapabileceğini bilmektir. Bunun için iki bilgi gerekir: rehberin haftalık müsait ders saatleri ve bir ders saatinde kaç öğrenciyle görüşebileceği. İkisinin çarpımı, rehberin haftalık görüşme kapasitesini verir.

İkinci adım, öğrenci tarafındaki talebi hesaplamaktır. Haftada bir kez görüşülecek öğrenci kapasiteden bir pay, haftada iki kez görüşülecek öğrenci iki pay alır. Örneğin Rehber B'ye altı sekizinci sınıf öğrencisi haftada iki görüşmeyle verilirse, bu altı öğrenci rehberin bütün kapasitesini doldurur. Aynı rehbere on iki dokuzuncu sınıf öğrencisi haftada birer görüşmeyle de verilebilir. Sayılar farklı, yük aynıdır. Kapasitenin ayrıntılı hesabını görüşme kapasitesi yazısında anlattık.

Kapasitenin tamamını doldurmamak da akıllıca bir tercihtir. Telafi görüşmeleri, yeni gelen öğrenciler ve beklenmedik durumlar için kapasitenin bir kısmını boş bırakmak, dönem ortasında planın dağılmasını önler. Görüşme planı oluşturulurken kapasite aşılıyorsa bir uyarı da görünür; bu uyarı, dağıtımın yeniden gözden geçirilmesi gerektiğinin ilk işaretidir.

Dağıtım ölçütleri

Kapasite, bir rehberin kaç öğrenci alabileceğini söyler; hangi öğrencileri alacağını ise dağıtım ölçütleri belirler. Okullarda en sık kullanılan ölçütler şunlardır:

• Sınıf ya da şube: Bir şubenin öğrencileri aynı rehbere verilir. İletişim kolaylaşır.
• Sınıf düzeyi: Sekizinci sınıflar bir rehbere, on ikinci sınıflar başka bir rehbere verilir. Rehber o sınav sürecinde uzmanlaşır.
• Süreklilik: Öğrenci önceki yıl bir rehberle çalıştıysa ve süreç işlediyse aynı rehberde kalır. Tanışma süresi kazanılır.
• Branş uyumu: Danışman olarak görev alan branş öğretmenlerine, o branşın öne çıktığı öğrenciler verilebilir.
• Rehberin ders programı: Branş öğretmeni danışmanların boş saatleri, öğrencilerin boş olduğu saatlerle örtüşmelidir.

Danışman öğretmen modeliyle çalışan okullarda bu son ölçüt özellikle önemlidir; branş öğretmenlerinin öğrenci takibine nasıl katıldığını danışman öğretmen sistemi yazısında ele aldık.

Sınıf bazlı mı, karışık mı?

Öğrenci dağıtımında en sık sorulan soru, öğrencilerin sınıf bazında mı yoksa karışık mı dağıtılacağıdır. İki yöntemin de güçlü ve zayıf yanları vardır.

Pek çok okul ikisini birleştirir: temel dağıtım sınıf bazlı yapılır, kapasiteyi aşan rehberlerin fazla öğrencileri kapasitesi boş kalan rehberlere aktarılır. Sınıf bazlı dağıtımda aynı sınıftan öğrencilerin görüşmeye peş peşe mi yoksa dağınık mı çıkacağı ayrıca planlanır; bu tercihi görüşme sıralaması yazısında anlattık.

Öğrenci Atama ekranında yetki kuralları

Apakademia'nın koçluk modülünde dağıtım Öğrenci Atama ekranından yapılır. Burada iki rolün yetkisi farklıdır. Yönetici, kapsamındaki bütün öğrencileri istediği rehbere atayabilir. Rehber öğretmen ise yalnız kendine atama yapabilir: henüz hiçbir rehbere atanmamış bir öğrenciyi kendi listesine alabilir, ama başka bir rehberin öğrencisini alamaz.

Bu kural iki sorunu önler. Birincisi, bir öğrencinin aynı anda iki koç tarafından takip edilmesini; ikincisi, kimin öğrencisi olduğunun belirsiz kalmasını. Pratikte şu düzen işe yarar: dönem başında yönetici ana dağıtımı yapar. Ardından rehberler, atanmamış kalan öğrencilerden kapasitelerine uygun olanları kendilerine alır. Dönemin ikinci haftasının sonunda atanmamış öğrenci sayısının sıfıra inmiş olması hedeflenir. Atanmamış öğrenci, koçluk sisteminde kayıtlı ama kimsenin takip etmediği öğrencidir.

Dengeli dağıtım: sayı değil yük

Dağıtımın dengeli olup olmadığını anlamak için rehberlerin öğrenci sayısına değil, haftalık görüşme yüküne bakın. Aşağıdaki örnek bu farkı gösteriyor:

• Rehber A: 18 öğrenci, hepsi haftada bir görüşme. Haftalık yük: 18 görüşme.
• Rehber B: 12 öğrenci, hepsi sekizinci sınıf ve haftada iki görüşme. Haftalık yük: 24 görüşme.

Sayıya bakan biri Rehber A'nın daha yüklü olduğunu düşünür; oysa Rehber B haftada altı görüşme daha fazla yapıyor. Üstelik sınav sınıflarında her görüşmenin hazırlığı ve sonrasındaki kayıt daha uzun sürer. Dağıtımı dengelerken şu durumlar da yük olarak hesaba katılmalıdır: koçluğa yeni başlayan öğrencilerin ilk görüşmeleri daha uzundur, sık sık gelmeyen öğrenciler telafi görüşmesi gerektirir ve bazı öğrenciler daha yakın takip ister.

Dönem içinde değişiklik ve devir

Öğrenci dağıtımı dönem başında bir kez yapılıp unutulmaz. Okula yeni öğrenci gelir, bir rehber izne çıkar, bir rehberin yükü beklenenden ağır çıkar. Bu durumlarda dağıtım yeniden düzenlenir, ama her değişiklik öğrenci için bir kesintidir. Bu yüzden devir planlı yapılmalıdır:

1. Eski ve yeni rehber kısa bir devir görüşmesi yapar; öğrencinin hedefleri, açık konuları ve dikkat edilmesi gerekenler konuşulur.
2. Yeni rehber, öğrencinin son haftalarının değerlendirmelerini ve koç notlarını okur.
3. Yönetici atamayı Öğrenci Atama ekranından değiştirir.
4. Öğrenciye değişiklik önceden ve gerekçesiyle anlatılır.
5. Yeni rehberin görüşme planı güncellenir ve plan aktif olduğunda öğrenciye yeni görüşme saati bildirilir.

Sık yapılan devirler öğrencinin koça güvenini zayıflatır. Bir öğrencinin bir dönemde birden fazla rehber değiştirmesinden mümkün olduğunca kaçınılmalıdır. Yük dengesizliği küçükse, öğrencileri yeniden dağıtmak yerine yeni gelen öğrencileri kapasitesi boş olan rehberlere vermek çoğu zaman daha az sarsıcı bir çözümdür.

Çok şubeli kurumda şube kapsamı

Birden fazla şubesi olan kurumlarda öğrenci dağıtımı şube kapsamında yapılır. Her şubenin rehberleri kendi şubesinin öğrencileriyle çalışır; atama, plan ve raporlar da şubenin içinde görünür. Bu yapı, şube yöneticisinin kendi koçluk sürecini kendi koşullarına göre kurmasına izin verir. Yetki ve şube kapsamının genel mantığını çok şubeli kurumlarda yetki yazısında anlattık.

Dağıtımı öğrencilere ve öğretmenlere duyurmak

Dağıtım tamamlandığında iş bitmiş sayılmaz; kimin kiminle çalışacağını ilgili herkesin bilmesi gerekir. Duyurulmayan bir dağıtım, ilk görüşme haftasında "rehberim kim?" sorularıyla geri döner.

Duyuru üç gruba yapılır. Birincisi öğrencilerdir: her öğrenci rehberinin kim olduğunu, rehberiyle ne sıklıkta görüşeceğini ve görüşme saatinin nasıl bildirileceğini bilmelidir. Görüşme saatleri plan aktif olduğunda uygulama bildirimiyle öğrenciye ulaşır; ama ilk tanışmanın sınıf içinde kısa bir duyuruyla yapılması öğrencinin sürece daha rahat başlamasını sağlar. İkincisi sınıf öğretmenleridir: kendi sınıflarındaki öğrencilerin hangi rehberlere bağlı olduğunu bilmeleri, bir sorun gördüklerinde kime haber vereceklerini netleştirir. Üçüncüsü branş öğretmenleridir: görüşmeler ders saatlerinde yapılacaksa, öğrencinin hangi saatlerde derslerinden kısa süreli çıkabileceği konusunda ortak bir anlayış kurulmalıdır.

Bu duyuruların yazılı yapılması, dönem içinde yeni bir öğretmen ya da öğrenci geldiğinde de işe yarar. Dağıtımın bir özeti, öğretmenler odasında ya da kurumun iç iletişim kanalında herkesin bulabileceği bir yerde durmalıdır.

Öğrenci dağıtımında sık yapılan hatalar

• Sayıyı eşit bölmek. Rehberlerin saatleri ve öğrencilerin görüşme sıklıkları farklıysa eşit sayı eşit yük anlamına gelmez.
• Rehberin ders yükünü unutmak. Ders yükü olan bir rehbere tam zamanlı rehber kadar öğrenci vermek, görüşmelerin aksamasıyla sonuçlanır.
• Atanmamış öğrenci bırakmak. Kimseye atanmamış öğrenci, koçluk sürecinin dışında kalır ve bunu genellikle kimse fark etmez.
• Kapasitenin tamamını doldurmak. Telafi ve yeni öğrenci için yer kalmaz.
• Öğrenciye haber vermemek. Rehberi değişen öğrenci bunu görüşme saatinde öğrenirse süreç baştan zayıf başlar.

Özet

Dengeli bir öğrenci dağıtımı, rehberlerin haftalık kapasitesi ile öğrencilerin görüşme ihtiyacının birlikte hesaplanmasıyla kurulur. Sınıf, seviye ve süreklilik gibi ölçütler hangi öğrencinin hangi rehbere gideceğini belirler; yetki kuralları ise kimin kimi atayabileceğini netleştirir. Dönem içindeki devirler planlı yapıldığında öğrenci süreçten kopmaz. Atama ve takip ekranlarını öğrenci koçluk programı sayfamızda inceleyebilirsiniz.