Excel ile Ders Programı Hazırlama: Yöntem, Şablon ve Sınırlar

Excel ile ders programı hazırlamak mümkündür ve küçük kurumlarda işe yarar; ancak Excel bir çizelgeleme aracı değil, bir hesap tablosudur. Tablo size çakışmayı gösterebilir, fakat çakışmasız bir yerleşimi sizin yerinize bulamaz. Bu ayrım, yöntemin nerede yeterli nerede yetersiz olduğunu belirleyen tek ölçüttür.

Bu yazıda önce çalışan bir şablonun nasıl kurulacağını, sonra hangi formüllerle çakışma denetimi yapılacağını, en sonunda da tablonun hangi büyüklükte çöktüğünü sayılarla anlatıyoruz.

Doğru şablon kurgusu: tek sayfa değil, üç sayfa

Excel ile ders programı hazırlayan kurumların çoğu tek bir sayfada, satırlara sınıfları sütunlara gün-saatleri koyarak başlar. Bu kurgu görüntülemek için iyidir ama denetim için kötüdür, çünkü aynı öğretmenin farklı sınıflardaki dersleri tablonun farklı yerlerine dağılır ve gözle takip edilemez.

Denetlenebilir bir şablon en az üç sayfadan oluşur:

• Veri sayfası: her satır tek bir ders yerleşimidir — sınıf, ders, öğretmen, gün, saat, derslik. Programın gerçek kaynağı burasıdır.
• Sınıf görünümü: veri sayfasından formülle beslenen, satır = sınıf, sütun = gün/saat tablosu.
• Öğretmen görünümü: aynı veriden beslenen, satır = öğretmen olan ikinci tablo.

Kritik kural şudur: veri tek yerde tutulur, görünümler formülle türetilir. İki tabloyu ayrı ayrı elle doldurmak, ikisinin er ya da geç birbirini tutmaması demektir. Bir okulda program dağıtıldıktan sonra ortaya çıkan hataların büyük bölümü bu ikili kayıttan doğar.

Çakışma denetimi: üç formül

Üç temel çakışma türü, veri sayfası üzerinde üç sayım formülüyle yakalanır. Aşağıdaki formüller veri sayfasında sütunların sırasıyla sınıf (A), ders (B), öğretmen (C), gün (D), saat (E) olduğunu varsayar.

1. Öğretmen çakışması — aynı öğretmen aynı gün ve saatte birden fazla satırda geçiyor mu:

=EĞERSAY($C:$C;C2)>1 ile değil,
=ÇOKEĞERSAY($C:$C;C2;$D:$D;D2;$E:$E;E2)>1

2. Sınıf çakışması — aynı sınıfa aynı saatte iki ders yazılmış mı:

=ÇOKEĞERSAY($A:$A;A2;$D:$D;D2;$E:$E;E2)>1

3. Derslik çakışması — derslik sütununu (F) aynı mantıkla sayarsınız. Derslik atamayan kurumlarda bu denetim atlanabilir.

Bu üç formülü ayrı sütunlara koyup koşullu biçimlendirme ile kırmızıya boyarsanız, tablonuz artık hatayı görünür kılar. Bu, elle hazırlanan programlarda yapılabilecek en değerli tek iyileştirmedir ve çoğu kurumun atladığı adımdır.

Faydalı iki ek denetim

Çakışma dışında iki kontrol daha, programın kalitesini belirgin biçimde yükseltir:

• Ders saati tamamlandı mı: her sınıf-ders çifti için yerleştirilen saat sayısı, müfredattaki haftalık saatle eşit olmalıdır. ÇOKEĞERSAY ile sayıp müfredat tablosuyla karşılaştırın; eksik kalan dersler en sık gözden kaçan sorundur.
• Öğretmenin günlük yükü: her öğretmen için gün başına düşen ders saatini sayın. Günde 8 saat derse giren bir öğretmen genellikle programın dengesiz kurulduğunun işaretidir.

Excel nerede yetersiz kalır? Sayılarla sınır

Excel'in sınırı dosya büyüklüğü değil, arama uzayının büyüklüğüdür. Haftada 5 gün ve günde 8 ders saati çalışan bir kurumda her ders için 40 olası zaman dilimi vardır. 10 şubeli bir ortaokulda haftada yaklaşık 300 ders saati yerleştirilir ve bu yerleşimlerin her biri diğerlerinin seçeneklerini daraltır.

Pratikte gözlenen eşikler şöyledir:

• 6 şubeye kadar: Excel ile ders programı hazırlamak makul. Birkaç saatlik uğraşla oturur.
• 6-12 şube: mümkün ama pahalı. Program bir kez kurulur, sonra her değişiklik zincirleme etki yaratır. Dönem başında 2-3 tam gün gitmesi olağandır.
• 12 şube üzeri veya ortak öğretmenli çok şubeli kurum: elle çözülebilir olmaktan çıkar. Sorun sabrınız değil, kısıtların birbirine bağlılığıdır — bir dersi taşımak beş dersi daha taşımayı gerektirir.

İkinci ve daha sinsi sınır revizyon maliyetidir. Bir öğretmen ayrıldığında veya bir sınıf eklendiğinde tabloyu güncellemek, programı baştan kurmakla neredeyse aynı emeği ister. Otomatik bir ders planlama programı ile aynı işlem, kuralları değiştirip yeniden üretmekten ibarettir.

Koşullu biçimlendirme: hatayı görünür yapmak

Formüller hatayı hesaplar ama gözle bulunmasını sağlamaz. 300 satırlık bir veri sayfasında "DOĞRU" yazan bir hücreyi fark etmek zordur. Bu yüzden denetim sütunları mutlaka renklendirilmelidir.

Üç kural yeterlidir:

• Kırmızı dolgu: çakışma denetim sütunlarından herhangi biri DOĞRU ise satırın tamamı kırmızı olsun. Kuralı =$G2=DOĞRU biçiminde, uygulama alanını tüm satır olarak tanımlayın.
• Sarı dolgu: ders saati eksik yerleşen sınıf-ders çiftleri. Bu hata çakışmadan daha sinsidir; program çalışıyor görünür ama müfredat tamamlanmaz.
• Gri dolgu: henüz yerleştirilmemiş satırlar. Böylece işin ne kadarının bittiği tek bakışta görülür.

Bu üç kural kurulduğunda tablo artık pasif bir kayıt değil, aktif bir denetim aracıdır. Excel ile ders programı hazırlayan kurumların çoğunda eksik olan tam olarak budur: formül vardır ama sonucu kimse görmez.

Öğretmen görünümünü formülle türetmek

Öğretmen tablosunu elle doldurmamak için tek bir formül kalıbı yeterlidir. Öğretmen adı satırda, gün-saat sütunda olacak şekilde:

=EĞERHATA(İNDİS(Veri!$A:$A;
   KAÇINCI(1;(Veri!$C:$C=$A2)*(Veri!$D:$D=B$1)*(Veri!$E:$E=B$2);0));"")

Bu dizi formülü, o öğretmenin o gün ve saatteki sınıfını getirir; ders yoksa hücre boş kalır. Aynı kalıp sınıf görünümü için de kullanılır, yalnız arama sütunu değişir.

Kritik fayda şudur: veri sayfasında yaptığınız her düzeltme iki görünüme anında yansır. İki tabloyu ayrı ayrı güncelleyen kurumlarda, dağıtılan programla sistemdeki programın farklı olması kaçınılmazdır.

Tablonun paylaşımda zorlandığı nokta

Program hazırlandıktan sonra dağıtılması gerekir ve hesap tablosu bu aşamada ikinci bir sınırla karşılaşır. Öğretmene tüm okulun tablosunu göndermek doğru değildir; herkesin yalnız kendi programını görmesi beklenir.

Pratikte bu, her öğretmen için ayrı bir sayfa veya ayrı bir PDF üretmek demektir. 40 öğretmenli bir kurumda bu işlem her program değişikliğinde tekrarlanır. Kurumların büyük bölümü bu yüzden tabloyu yalnız hazırlık aşamasında kullanır, dağıtımı ise matbu çıktıyla yapar.

Excel'den yazılıma geçerken veri kaybolmaz

Tabloyla çalışmış olmak boşa emek değildir; tersine, en zor iş olan veri toplama zaten yapılmış olur. Sınıf listesi, ders dağıtımı, haftalık saatler ve öğretmen eşleştirmesi bir yazılıma toplu olarak aktarılabilir. Apakademia'da bu veriler Excel dosyasından toplu yüklenir; sıfırdan giriş gerekmez.

Bu geçişte tek gerçek ek iş, tabloda hiç tutulmayan bilginin girilmesidir: öğretmen müsaitliği. Elle hazırlanan programlarda bu bilgi genellikle program yapan kişinin aklındadır; yazılım ise açıkça tanımlanmasını ister. Nasıl toplanacağını öğretmen müsaitliği yazımızda anlattık.

Özet

Excel ile ders programı hazırlamak, küçük kurumlarda ve dikkatli bir şablonla gerçekçi bir yöntemdir. Tabloyu üç sayfaya bölün, veriyi tek yerde tutun, üç çakışma formülünü kurun ve koşullu biçimlendirmeyle hatayı görünür yapın. Kurum 12 şubeyi geçtiğinde ya da öğretmenler şubeler arasında paylaşıldığında ise sorun tablo becerisiyle çözülmez; çakışmasız program üretimi ayrı bir yöntem ister.