Kağıt ve Excel'den Dijital Koçluk Takibine Geçiş

Kağıt ve Excel'den dijital koçluk takibine geçiş, her şeyi bir günde taşımakla değil, doğru sırayla yapılır: önce merkezin saat dilimleri ve koçlar, sonra öğrenciler ve okul ders programları, ardından kütüphane, görüşme planı, ödev ve yoklama. Eski kayıtların tamamını taşımak gerekmez; yeni düzen açık öğrencilerle ve içinde bulunulan haftadan başlar, eski dosyalar ise arşiv olarak saklanır.

Pek çok koç işine bir defter ve birkaç Excel dosyasıyla başlar. Bir dosyada öğrenci listesi, birinde haftalık görüşme çizelgesi, birinde ödev takibi, telefonda da veli numaraları durur. On öğrenciye kadar bu düzen çalışır. Öğrenci sayısı otuza, koç sayısı ikiye üçe çıktığında ise dosyalar birbirinden kopmaya başlar. Bu yazı, kağıt ve Excel düzeninin nerede tıkandığını, geçişin hangi sırayla yapılacağını ve ilk ayda nelere dikkat edileceğini anlatıyor.

Kağıt ve Excel nerede yeterli, nerede yetmez?

Kağıt ve Excel kötü araçlar değildir. Esnektirler, öğrenmesi kolaydır, her koçun bilgisayarında zaten vardır. Sorun aracın kendisinde değil, koçluğun birbirine bağlı işlerini birbirinden ayrı dosyalarda tutmaktadır. Aşağıdaki tablo bu farkı işler üzerinden gösteriyor.

Tablonun gösterdiği şey, her işin ayrı ayrı yapılabildiği ama bir arada görülemediğidir. Görüşme saatini bulmak için iki dosyaya, öğrencinin geçen ayki ödevine bakmak için üçüncü bir dosyaya, veliye haber vermek için telefona gitmek gerekir. Her geçiş zaman alır ve her geçişte bir bilgi kaybolabilir.

Kopan halka: öğrenci tarafı

Kağıt ve Excel düzeninin en zayıf yeri öğrencidir. Koçun tablosu ne kadar düzenli olursa olsun öğrenci o tabloyu görmez. Ödevini mesajlardan, görüşme saatini hafızasından, kitap listesini defterinden takip eder. Haftanın ortasında ne yaptığını koça bildirmenin tek yolu mesaj atmaktır; bu da çoğu zaman yapılmaz. Sonuçta koç öğrencinin haftasını ancak görüşmede, geriye dönük olarak öğrenir.

Dijital koçluk takibinin en belirgin farkı, öğrencinin de aynı düzenin içinde olmasıdır. Öğrenci bu haftanın ödevini, görüşme saatini ve kendi okul programını aynı yerde görür; ödevlerini kendisi işaretler. Koç da görüşmeden önce haftanın nasıl geçtiğine dair bir ön bilgiyle masaya oturur.

Geçiş için doğru sıra

Geçişte en sık yapılan hata her şeyi aynı anda taşımaya çalışmaktır. Bunun yerine her adım bir sonrakinin zeminini hazırlayacak biçimde sıralanmalıdır:

1. Merkezin saat dilimleri: Görüşme ve etütlerin yapılacağı saatler tanımlanır; akşam dilimleri de dahil.
2. Koçlar ve müsaitlikleri: Her koçun haftanın hangi saatlerinde görüşmeye açık olduğu belirlenir.
3. Öğrenciler: Açık öğrenciler kaydedilir ve koçlarına atanır. Eski tablo, bilgilerin doğruluğunu kontrol etmek için kaynak olarak kullanılır.
4. Okul ders programları: Her öğrencinin okul programı girilir. Bu adım tamamlanmadan görüşme planlamasına geçilmemelidir.
5. Kütüphane: Dersler, üniteler, konular ve merkezde kullanılan kitaplar kaydedilir.
6. Görüşme planı: Haftalık görüşmeler planlanır ve yayına alınır.
7. Ödev ve yoklama: Yeni haftanın ödevleri sistemden verilir, görüşme yoklaması sistemden alınır.

Bu sıranın mantığı basittir: görüşme planı öğrencinin okul programına, ödev kütüphaneye, yoklama da görüşme planına dayanır. Sırayı tersine çevirmek, sonradan geri dönüp düzeltmek demektir.

Mevcut veriyi taşımak: Excel'den neler alınır?

Excel dosyalarının bir kısmı geçişte doğrudan işe yarar. Okulların ders programları çoğu zaman Excel ya da PDF olarak elde edilir; öğrenciden alınan program bir şablona doldurularak toplu biçimde girilebilir. Merkezin zaten bir konu listesi varsa, örneğin ders ders hazırlanmış bir konu takip tablosu, bu liste kütüphaneye konu olarak yüklenebilir. Bu iki veri, geçişte en çok zaman kazandıran kalemlerdir. Excel ve PDF ile aktarmanın ayrıntıları için ders programını Excel ve PDF ile aktarma yazısına bakabilirsiniz.

Taşınması gerekmeyen veriler de vardır. Geçmiş haftaların ödev kayıtlarını tek tek yeni sisteme girmek harcanan emeğe değmez. Eski dosyalar bir arşiv klasöründe saklanır; ihtiyaç olduğunda oradan bakılır. Yeni düzen, içinde bulunulan haftanın paketinden başlar. Öğrenci bilgileri ise taşınırken bir kez gözden geçirilmelidir; Excel'de yıllar içinde biriken eski telefon numaraları ya da artık gelmeyen öğrenciler bu sırada ayıklanır. Hangi bilgilerin tutulması gerektiği için koçluk öğrencisi kaydı yazısına göz atabilirsiniz.

Paralel dönem: eski düzen ne zaman bırakılır?

Geçişte bir süre iki düzenin birlikte yürümesi doğaldır. Ama bu süre uzarsa koçlar her şeyi iki kez yazmaya başlar, hangisinin güncel olduğu karışır ve yeni düzen bir yük gibi görünür. Pratik bir öneri, paralel dönemi iki haftayla sınırlamaktır. Bu iki haftada yeni sistem asıl kayıt olarak kullanılır; eski dosyalar yalnız kontrol amacıyla açık tutulur. Üçüncü haftanın başında eski dosyalar arşive kaldırılır.

Bunun için bir geçiş günü belirlemek işe yarar. Örneğin "1 Aralık'tan itibaren ödevler yalnız sistemden verilecek, yoklama yalnız sistemden alınacak" demek, koçlara da öğrencilere de net bir çizgi çizer. Benzer bir geçişin yoklama tarafı için yoklama defterinden dijital yoklamaya geçiş yazısına bakabilirsiniz.

İlk ayda dikkat edilecekler

İlk ay, alışkanlıkların oturduğu dönemdir. Hafta hafta bakılacak noktalar şöyle sıralanabilir:

• 1. hafta: Tüm öğrenciler sisteme girebiliyor mu? Okul programları eksiksiz mi? Girişte sorun yaşayan öğrenciyle o hafta içinde birebir ilgilenin.
• 2. hafta: Ödevler sistemden veriliyor mu, öğrenciler işaretliyor mu? İşaretleme oranı düşükse görüşme sonunda birlikte işaretleme yapın.
• 3. hafta: Yoklama görüşme saatinde mi alınıyor, yoksa hafta sonunda toplu mu giriliyor? Toplu giriş, veliye aynı gün haber verme düzenini bozar.
• 4. hafta: İlk ayın verisine bakın: hangi koç yeni düzene hızlı uydu, hangisi zorlanıyor? Zorlanan koçla kısa bir çalışma yapın.

İlk ayın sonunda küçük bir değerlendirme toplantısı yapmak da faydalıdır. Koçlara "eski düzende olup da yenisinde eksik bulduğunuz bir şey var mı?" diye sormak, hem geçişin aksayan yerini gösterir hem de koçların sürece sahip çıkmasını sağlar.

Geçişte sık yapılan hatalar

• Okul programlarını sonraya bırakmak: Program girilmeden hazırlanan görüşme planı, birkaç hafta içinde okul saatine denk gelen görüşmelerle yeniden yapılır.
• Kütüphaneyi her koçun kendi başına kurması: Aynı kitap ve konu farklı adlarla girilir; adlandırma düzeni ilk günden ortak belirlenmelidir.
• Eski Excel'i "her ihtimale karşı" güncel tutmak: İki kayıt yaşadıkça koçlar hangisine güveneceğini bilemez.
• Öğrenciyi geçişin dışında bırakmak: Öğrenci panelini kullanmıyorsa ödev yine mesajla gider ve dijital düzenin yarısı boşa kalır.
• Yoklamayı hafta sonunda toplu girmek: Kayıt tamamlanır ama veliye aynı gün haber verme fırsatı kaçar.

Bu hataların ortak noktası, geçişin bir kerelik veri girişi gibi görülmesidir. Oysa geçiş, birkaç haftalık bir alışkanlık değişimidir ve ilk ayın sonunda neyin oturduğuna, neyin oturmadığına bakmak gerekir.

Koçları, öğrencileri ve velileri geçişe dahil etmek

Dijital koçluk takibine geçiş teknik bir iş gibi görünse de asıl iş alışkanlık değişimidir. Koçlar yıllardır kullandıkları tabloyu bırakırken bir güven kaybı yaşayabilir. Bunu azaltmanın yolu, ilk hafta her koçun kendi öğrencilerinden birkaçıyla sistemi birlikte denemesidir. Öğrenci tarafında ise ilk girişin merkezde, koçun yanında yapılması ve ödev işaretlemenin bir kez birlikte gösterilmesi, ilk haftanın aksaklıklarını büyük ölçüde önler.

Veliye de geçiş kısa bir mesajla anlatılmalıdır: devamsızlık bilgisinin artık yoklamayla birlikte geleceği, ödevlerin öğrencinin telefonunda görüneceği. Bu bilgi, velinin yeni düzeni bir karmaşa olarak değil, bir düzelme olarak görmesine yardım eder.

Apakademia'ya geçişte ne nerede?

Apakademia'nın Bireysel Koçluk modülünde merkez kendi saat dilimlerini tanımlar: en fazla 16 dilim, başlangıç ve bitiş saatleriyle, akşam dilimleri de dahil. Öğrenciler Yeni Öğrenci formuyla açılır ve rehberlerine atanır. Okul programı Ders Programım sayfasına hücreye yazarak, Excel şablonunu doldurup yükleyerek ya da programın fotoğrafı, ekran görüntüsü veya PDF'i seçilerek girilir; tam tanınamayan hücreler işaretlenir, kişi kontrol edip kaydeder. Kütüphanede konular Excel ile toplu yüklenebilir. Görüşme planı beş adımlı bir sihirbazla hazırlanır, otomatik yerleştirilir ve taslak, aktif ya da arşiv olarak tutulur.

Sonuç

Kağıt ve Excel'den dijital koçluk takibine geçiş, doğru sırayla ve kısa bir paralel dönemle yapıldığında birkaç hafta içinde oturur. Saat dilimleri ve koçlarla başlayan, okul programlarıyla sağlamlaşan, ödev ve yoklamayla tamamlanan bir sıra, sonradan geri dönüp düzeltme ihtiyacını azaltır. Geçişin her adımını tek bir düzende görmek için Bireysel Koçluk programı sayfasını inceleyebilirsiniz.