Ders Programı Excel ve PDF ile Nasıl Aktarılır?

Ders programı Excel ile aktarılırken önce öğrencinin "Ders Programım" sayfasından şablon indirilir; satırları kurumun saat dilimleri, sütunları günler olan bu dosya doldurulup yüklenir ve dersler ızgaraya dolar. Okulun gönderdiği PDF ise doğrudan seçilir; dosyada birden çok sınıf varsa hangi sınıfın okunacağı sorulur. İki yolda da sonuç bir önizlemedir: ızgara kontrol edilip "Kaydet"e basılana kadar hiçbir şey kaydedilmez.

Excel yolu, özellikle birden fazla öğrencinin programını bilgisayar başında hazırlayan koçlar için pratiktir; PDF yolu ise okulun dijital bir dosya paylaştığı durumlarda kısa yoldur. Bu yazı iki yolu, sık yapılan hatalarla birlikte ayrıntılı anlatıyor.

Excel mi, PDF mi?

Hangi yolun seçileceği, elinizdeki belgeye ve kaç öğrencinin programını gireceğinize bağlıdır. Aşağıdaki tablo yaygın durumları özetliyor:

Excel şablonunun yapısı

"Excel şablonunu indir" düğmesi boş bir tablo değil, öğrencinin o anki programıyla dolu bir dosya indirir; öğrencinin henüz hiç dersi girilmemişse şablon boş gelir. Ders programı Excel dosyasının yapısı ekrandaki ızgaranın aynısıdır:

• Satırlar saat dilimidir. Her satır kurumun tanımladığı bir dilime karşılık gelir; ilk sütunda "1. saat (08:30-09:10)" gibi saat numarası ve aralığı yazar.
• Sütunlar gündür. Başlık satırında pazartesiden pazara gün adları yer alır.
• Hücreler ders adıdır. Dolu hücre o saatte okul dersi olduğunu, boş hücre ders olmadığını gösterir.

Şablonun dolu inmesinin pratik bir faydası var: program yalnızca birkaç saatte değiştiyse, koç ya da öğrenci her şeyi baştan yazmaz; dosyayı açar, değişen hücreleri düzeltir ve yükler. Dönem başında bütün programı yeniden kurarken ise şablondaki eski dersleri silip yenilerini yazmak yeterlidir.

Şablonu doldururken dikkat edilecekler

1. Başlık satırına dokunmayın. Gün adlarının yazdığı ilk satır silinir ya da değiştirilirse, dosya yüklenirken gün adlarının bulunamadığı uyarısı çıkar. "Pazartesi" yerine "Pzt" gibi yaygın kısaltmalar kullanılabilir.
2. Saat sütununu koruyun. İlk sütundaki saat numaraları, hangi satırın hangi dilime ait olduğunu gösterir.
3. Kurumda olmayan saat eklemeyin. Kurumun on iki dilimi varsa on üçüncü satıra yazılan ders alınmaz; yüklemede o satırın atlandığı bildirilir. Daha fazla saat gerekiyorsa önce kurumun saat dilimleri güncellenmelidir.
4. Ders adlarını tutarlı yazın. Aynı ders için hep aynı adı kullanın; "Matematik" ile "Mat." ızgarada iki ayrı ders gibi görünür.
5. Boş hücreyi boş bırakın. Ders olmayan saate "boş", "-" ya da "yok" yazmayın; bu yazılar ızgarada ders adı gibi görünebilir.
6. Dosya biçimine dikkat edin. .xlsx, .xls ya da .csv yüklenebilir. Sorunsuz yol, indirdiğiniz şablonu aynı biçimde kaydetmektir.

Ders adlarını tek tip yazmak için küçük bir rehber

Okul programlarında dersler çoğu zaman kısaltmalarla yazılır. Şablona aktarırken kısaltmaları açık adlarla yazmak, ödev ve etüt planlarken kolaylık sağlar. Merkez içinde ortak bir yazım belirlemek için örnek bir liste:

Liste kesin bir kural değildir; önemli olan merkezdeki herkesin aynı yazımı kullanmasıdır. Ortak yazım, haftalık ödev belgesinde ve etüt kartlarında da derslerin tutarlı görünmesini sağlar; öğrenci ve veli aynı dersi iki farklı adla görüp karışıklık yaşamaz. Elle yazarken de sık kullanılan ders adları öneri olarak çıktığı için ızgarada aynı yazıma bağlı kalmak kolaylaşır.

Yükleme ve önizleme

Doldurulan dosya "Excel yükle" düğmesiyle seçildiğinde dersler ızgaraya dolar. Ekranda kaç ders saatinin okunduğu ve ızgarayı kontrol edip "Kaydet"e basmanız gerektiği yazar. Bu aşama bir önizlemedir: değişen hücreler farklı görünür ve öğrencinin kayıtlı programı henüz değişmemiştir.

Önizlemede bakılacak üç şey vardır:

• Sayı tutuyor mu? Okunan ders saati sayısı, öğrencinin haftalık ders saatiyle aynı mı?
• Uyarı var mı? Atlanan satır ya da bulunamayan başlık gibi bir uyarı çıktıysa nedeni anlaşılmadan kaydedilmemeli.
• Beklenmeyen değişiklik var mı? Değişmesini beklemediğiniz bir hücre değişmişse, dosyada yanlış satıra yazılmış bir ders olabilir.

Her şey yerindeyse "Kaydet"e basarsınız; kayıt sonrası ekranda kaydedilen ders saati sayısı görünür. Dosya hiç okunamıyorsa genellikle şablonun yapısı bozulmuştur. Bu durumda şablonu yeniden indirip baştan doldurmak, hatayı satır satır aramaktan çoğu zaman daha hızlıdır.

PDF ile aktarma

Okul programı PDF olarak geldiyse onu Excel'e çevirmeye gerek yoktur. "Ders Programım" sayfasındaki fotoğraf ve PDF okuma düğmesiyle dosya doğrudan seçilir; tablo okunur ve ızgaraya yazılır. Tam tanınamayan hücreler işaretlenir, kişi bunları düzeltir ve kaydeder. Aynı düğme fotoğraf ve ekran görüntüsü için de kullanılır; okunaklı bir fotoğraf için ipuçlarını fotoğraftan aktarma yazısında topladık.

PDF, kâğıdın fotoğrafına göre genellikle daha temiz bir kaynaktır; eğiklik, gölge ya da bulanıklık sorunu yaşanmaz. Yine de PDF'in de tamamının, yani gün adlarının, saat numaralarının ve alttaki ders listesinin belgede yer alması gerekir.

Çok sınıflı PDF'te sınıf seçimi

Okullar programı çoğu zaman tek tek öğrenciye değil, bütün sınıflar için tek bir dosya olarak paylaşır. Böyle bir PDF seçildiğinde dosyada birden çok sınıf olduğu belirtilir ve hangi sınıfın programının okunacağı sorulur. Öğrencinin sınıfı seçilir, yalnız o sınıfın programı ızgaraya yazılır. Vazgeç seçeneğiyle işlem iptal edilebilir. Yanlış sınıf seçildiğinde kaydetmeden yeniden okutmak yeterlidir; kaydedilmemiş bir önizleme kayıtlı programı etkilemez.

Öğrenci şablonu kendisi doldurabilir mi?

Evet. Ders Programım sayfası öğrencinin kendi panelinde de aynı düğmelerle açılır; öğrenci şablonu indirebilir, doldurup yükleyebilir ve kaydedebilir. Yine de bir ayrımı bilmek işe yarar: Excel dosyasını telefonda düzenlemek çoğu öğrenci için zahmetlidir. Öğrenci telefondan çalışıyorsa okul programının fotoğrafını yüklemek ya da hücreleri doğrudan ızgaraya yazmak daha pratiktir; Excel yolu bilgisayar başındaki koç ya da öğrenci için daha uygundur. Koç, öğrencinin kaydettiği programı kendi ekranından aynen görür ve gerekirse düzeltir.

Örnek: dönem başında on beş öğrencinin programı

On beş öğrencisi olan bir koç, eylülün ikinci haftasında bütün öğrencilerin programını toplamak istiyor. Öğrencilerin altısı aynı liseden, dördü iki farklı ortaokuldan, beşi farklı okullardan geliyor. Koçun izleyebileceği düzen örneğin şöyle olabilir:

1. Aynı liseden gelen altı öğrenci için okulun paylaştığı tek PDF istenir. Koç bu PDF'i her öğrencinin sayfasında açar, ilgili sınıfı seçer, kontrol edip kaydeder.
2. Ortaokul öğrencilerinin velilerinden program çıktısının fotoğrafı istenir; öğrenciler isterse fotoğrafı kendi panellerinden kendileri yükler.
3. Elinde yalnızca kâğıt çıktı olan ve fotoğrafı okunaklı çıkmayan öğrenciler için koç şablonu indirir, programı bilgisayarda doldurur ve yükler.
4. Bütün programlar kaydedildikten sonra koç görüşme planını hazırlamaya geçer; bu saatler plan sırasında dolu sayılır.

Bu düzenle on beş öğrencinin programı, tek tek hücre yazmaya göre çok daha kısa sürede tamamlanır. Asıl zaman, kontrol aşamasına ayrılmalıdır: her program için bir iki dakika ayırıp okul çıktısıyla karşılaştırmak, dönem boyunca yanlış saate konmuş görüşmeleri düzeltmekten çok daha az emek ister.

Sık yapılan hatalar

• Başka düzende bir Excel dosyası yüklemek. Okulun kendi hazırladığı farklı düzendeki bir tablo, gün başlıkları bulunamadığı için okunamayabilir. İndirilen şablonu kullanmak işi kolaylaştırır.
• Yükledikten sonra kaydetmeyi unutmak. Önizleme kayıt değildir. Kaydedilmemiş değişiklik varken sayfadan ayrılmak istediğinizde tarayıcı uyarır; uyarıyı geçmeden önce bir kez daha bakın.
• Kurum dilimlerini değiştirip eski şablonu kullanmak. Saat dilimleri güncellendiyse şablonu yeniden indirin; eski şablondaki satırlar yeni dilimlerle uyuşmayabilir.
• Okul dışı kursları gelişigüzel eklemek. Izgaraya yazılan her saat koçluk planında dolu sayılır. Öğrenci hafta sonu düzenli bir kursa gidiyorsa bu saatleri yazmak, görüşmenin o saate konmasını önler; ama bunu koçla öğrencinin birlikte karar verdiği bilinçli bir tercih olarak yapın.

Sonuç

Ders programı Excel şablonuyla ya da okulun PDF'iyle aktarıldığında koçun dönem başı yükü belirgin biçimde azalır. Şablonun dolu inmesi küçük değişiklikleri kolaylaştırır, PDF'teki sınıf seçimi aynı okuldan gelen öğrencileri hızlandırır, önizleme de yanlış bir dosyanın kayda geçmesini önler. Hangi yolu seçeceğinizden emin değilseniz okul ders programının koçluk planına eklenmesi yazısındaki karşılaştırmaya bakabilirsiniz; Excel'in okul programı hazırlamadaki genel sınırlarını merak ediyorsanız bu yazı da yol gösterir. Bireysel koçluğun bütün araçları bireysel koçluk programı sayfasında.