Koçluk Merkezinde Saat Dilimleri Nasıl Belirlenir?

Koçluk merkezinde saat dilimleri, öğrencilerin okul saatlerini ve merkezin okul sonrası çalışma saatlerini birlikte kapsayacak şekilde, her biri bir başlangıç ve bitiş saatiyle sıralı olarak belirlenir. Bu dilimler merkezin bütün ızgaralarının ortak dilidir: öğrencinin okul programı, görüşme planı, ödev ve etüt ızgarası aynı satırları kullanır. Bu yüzden dilimleri bir kez dikkatle kurmak, sonradan yapılacak pek çok düzeltmeyi önler.

Okulda ders saatleri okulun zil düzenine göre zaten bellidir. Koçluk merkezinde ise öğrenciler farklı okullardan gelir ve merkezin kendi çalışma saatleri çoğu zaman okulun bittiği yerde başlar. Bu yazı, bu iki zamanı tek bir dilim düzeninde buluşturmayı anlatıyor.

Saat dilimi nedir, neden kurum düzeyinde tanımlanır?

Saat dilimi, günün numaralı bir parçasıdır: "1. saat 08.30–09.10" ya da "10. saat 17.40–18.40" gibi. Dilimler kurum düzeyinde tanımlandığında merkezdeki herkes aynı saat dilini konuşur. Koç "salı 10. saatte görüşelim" dediğinde öğrenci de, yönetici de, ızgara da aynı zamanı anlar.

Dilimler kurum düzeyinde değil de koç koç tanımlansaydı, bir koçun 17.30'da başlayan görüşmesi ile diğerinin 17.40'ta başlayan etüdü aynı öğrenciyi farklı tablolarda iki ayrı saate yazardı. Ortak dilim, bu karışıklığı baştan engeller. Yönetici için de aynı durum geçerlidir: bütün koçların haftası aynı satırlarla çizildiğinde, haftalık tabloları yan yana koyup karşılaştırmak mümkün olur.

Dilimler kesinleştiğinde bunları öğrencilere ve velilere de duyurmak işe yarar. Merkezin giriş panosuna ya da kayıt görüşmesinde verilen bilgilendirme notuna eklenen küçük bir dilim tablosu, "10. saat kaçta başlıyordu?" sorusunu ortadan kaldırır.

Dilimleri belirlerken üç soru

1. Öğrencilerin okul saatlerini kapsıyor mu?

Bireysel koçlukta öğrencinin okul programı merkezin dilimlerine göre girilir. Dilimler yalnızca akşam saatlerini kapsarsa, öğrencinin gün içindeki okul dersleri yazılacak bir satır bulamaz; plan da öğrencinin ne zaman okulda olduğunu göremez. Bu yüzden sabah dilimleri, yaygın okul saatlerine yakın tutulmalıdır: örneğin 40 dakikalık dersler ve 10 dakikalık teneffüslerle.

Öğrencilerin okulları farklı zil saatleri kullanıyorsa, bütün okulların saatini birebir yakalamak mümkün değildir. Amaç, her okul dersinin bir dilime rahatça eşlenebilmesidir. Birkaç dakikalık kaymalar sorun yaratmaz; önemli olan okul dersinin hangi dilimin içinde kaldığının açık olmasıdır.

2. Akşam dilimleri merkezin gerçek düzenini yansıtıyor mu?

Okul sonrası dilimler merkezin asıl çalışma zamanıdır. Görüşme ve etüt süreleri okul dersinden farklı olabilir; örneğin akşam dilimleri 60 dakika olarak kurulabilir. Merkezin akşam kaçta kapandığı son dilimin bitiş saatini, öğrencilerin okuldan merkeze ulaşma süresi de ilk akşam diliminin başlangıcını belirler.

3. Dilim sayısı yönetilebilir mi?

Dilim sayısı en fazla 16 olabilir. Her dilim ızgaralarda bir satır demektir; fazla sayıda kısa dilim tabloyu kalabalıklaştırır, az sayıda uzun dilim ise planlamada esnekliği azaltır. Örneğin sabah okul saatleri için 8 dilim ve akşam için 3-4 dilim, birçok merkez için başlangıçta yeterli bir düzen olabilir.

Örnek bir dilim tablosu

Aşağıdaki tablo, okul saatlerini ve akşam çalışmasını birlikte kapsayan on iki dilimlik bir düzen örneğidir:

Tabloda 12.30–13.30 arası öğle arası olarak boş bırakılmıştır; 15.50–16.30 arası da öğrencinin okuldan merkeze ulaşması için ayrılmıştır. Bu boşluklar birer dilim değildir; dilimlerin arasında doğal olarak kalır. Merkez sabah hiç açık değilse bile ilk sekiz dilim boşuna tanımlanmış sayılmaz: öğrencilerin okul dersleri bu satırlara yazılır ve plan, öğrencinin gün içinde nerede olduğunu bu sayede bilir.

Dilimler girilirken uyulan kurallar

• Her dilimin bir başlangıç ve bir bitiş saati vardır; başlangıç bitişten önce olmalıdır.
• Dilimler sıralıdır: bir dilim, bir öncekinin bitişinden önce başlayamaz. Aradaki boşluklar serbesttir.
• En fazla 16 dilim girilebilir; en az bir dilim kalmalıdır.
• Dilimler kurum genelindedir ve her gün için aynıdır.

Apakademia'nın Bireysel Koçluk modülünde dilimler Kurum Ayarları sayfasındaki "Saat dilimleri" bölümünden girilir. "Dilim ekle" ile yeni satır eklenir, her satırın yanındaki düğmeyle dilim kaldırılır, "Saatleri kaydet" ile düzen kaydedilir. Kurallara uymayan bir düzen, örneğin bir öncekiyle üst üste binen bir dilim, kaydedilmez.

Dilimler nerelerde kullanılır?

Bir kez kaydedilen saat dilimleri merkezin koçluk ızgaralarında satır olarak görünür:

• Öğrencinin ders programı: Öğrencinin okul dersleri bu satırlara yazılır; Excel şablonu da bu satırlarla iner.
• Görüşme planlama: Koçun müsaitlik ızgarası ve oluşturulan görüşme planı aynı dilimleri kullanır.
• Ödev paneli ve etüt: Etüt kartları öğrencinin haftalık programındaki dilimlere sürüklenir.
• Ödev belgesi: Haftalık dağılım aynı saat düzeniyle basılır.
• Yoklama: Günün görüşme ve etüt kartları dilimin saatiyle görünür; veliye açılan hazır mesajda da bu saat yer alır.

Bu ortaklık, saat dilimleri değiştiğinde etkinin de geniş olacağı anlamına gelir. Bir dilimin saatini değiştirmek, o satıra bağlı bütün ızgaralarda görünen saati değiştirir. Öte yandan aynı ortaklık büyük bir kolaylık da sağlar: dilimler bir kez doğru kurulduğunda koç, öğrenci ve yönetici her ekranda aynı saatleri görür.

Dilim uzunluğunu seçmek: 40, 50 ya da 60 dakika

Sabah dilimlerinin uzunluğu çoğu zaman okulların ders süresine göre belirlenir; akşam dilimlerinde ise merkez serbesttir. Seçim, akşam dilimlerinde ne yapılacağına bağlıdır:

• 40 dakika: Kısa görüşmeler ve tek konuluk etütler için yeterlidir. Akşama daha çok dilim sığar, ama uzun etütler iki dilime bölünmek zorunda kalır.
• 50 dakika: Görüşme ile kısa bir planlama konuşmasını birlikte taşır; okul ders süresine yakın olduğu için öğrenciye tanıdık gelir.
• 60 dakika: Etüt ağırlıklı merkezler için rahat bir süredir. Aynı dilimde iki kısa görüşme de yapılabilir.

Dilimler arasında 10 dakikalık bir ara bırakmak, bir görüşmeden diğerine geçerken koçun not almasına ve öğrencilerin odaya girip çıkmasına zaman tanır. Arasız dilimler kâğıt üzerinde daha verimli görünür, ama akşamın sonuna doğru gecikmeler birikir.

Saat dilimlerinde sık yapılan hatalar

• Yalnızca akşam dilimi tanımlamak. Öğrencilerin okul dersleri yazılacak satır bulamaz.
• Okul saatlerini tek bir okula göre kurmak. Bir okulun zil saatine birebir uyan dilimler, diğer okulların öğrencileri için anlamsız kayabilir; yaygın saatlere yakın, orta yol bir düzen seçin.
• Öğle arasını dilim saymak. Öğle arası bir dilim olarak tanımlanırsa öğrencinin programında boş bir satır olarak kalır ve plan oraya görüşme koymaya çalışabilir; onu dilimler arasındaki boşluk olarak bırakmak daha temizdir.
• Okul çıkışıyla ilk akşam dilimini bitişik kurmak. Öğrencinin merkeze ulaşma süresi hesaba katılmazsa ilk akşam dilimi sürekli geç kalmalarla geçer.

Dilimleri değiştirmeden önce

Dilimler dönem içinde de değiştirilebilir; ama her ızgaranın ortak dili olduğu için değişiklik önceden düşünülmelidir. Birkaç öneri:

1. Değişikliği mümkünse dönem başında ya da yeni görüşme planı hazırlamadan önce yapın.
2. Dilim sayısını azaltıyorsanız, öğrencilerin okul programlarında son satırlarda ders olup olmadığına bakın.
3. Değişiklikten sonra öğrencilerin ders programı ızgaralarını bir kez gözden geçirin.
4. Koçlara ve öğrencilere eski Excel şablonlarını kullanmamalarını söyleyin; yeni şablon yeni dilimlerle iner.
5. Saatleri değişen dilimleri öğrencilere ve velilere duyurun; "10. saat" artık başka bir zamanı gösteriyor olabilir.

Kurum zamanlamasıyla farkı

Saat dilimleri günün nasıl bölüneceğini söyler; Kurum Zamanlaması ise merkezin hangi gün ve hangi saatlerde açık olduğunu. İkisi birlikte çalışır. Örneğin dilimler 12 satır olarak tanımlanmış olabilir, ama merkez hafta içi yalnızca 9-12. dilimlerde, cumartesi ise 2-8. dilimlerde açıktır. Görüşmeler ve planlamalar bu açık saatlerin dışına çıkmaz; sabah dilimleri ise öğrencilerin okul programını yazmak için kullanılmaya devam eder.

Bu ayrım, günlere göre farklı çalışan merkezler için önemlidir. Saat dilimleri her gün aynı olduğundan, cumartesi farklı saatlerde çalışan bir merkez bunu dilimleri değiştirerek değil, Kurum Zamanlaması'nda cumartesinin açık dilimlerini işaretleyerek yansıtır. Kurs ve etüt merkezlerinde ders saatlerinin genel olarak nasıl kurulduğunu merak ediyorsanız bu yazıya da bakabilirsiniz.

Sonuç

Saat dilimleri, bir koçluk merkezinin bütün planlamasının üzerine oturduğu iskelettir. Okul saatlerini ve akşam çalışmasını birlikte kapsayan, sıralı ve gerçekçi bir dilim düzeni kurulduğunda öğrencinin okul programı, görüşmeler ve etütler aynı tabloda buluşur. Merkezin genel düzenini koçluk merkezi yönetimi, farklı okul saatleriyle çalışmayı ise farklı okullardan öğrencilerle koçluk yazısında ele aldık. Merkezler için hazırlanan ayar ve planlama ekranlarını bireysel koçluk programı sayfasında görebilirsiniz.