Farklı Okullardan Öğrencilerle Koçluk Nasıl Planlanır?

Farklı okullardan öğrencilerle koçluk planlamanın yolu, önce her öğrencinin okul programını tek bir ortak saat düzenine taşımak, sonra görüşme ve etütleri bu programdaki boş saatlere yerleştirmektir. Farklı okullardan öğrenciler aynı koçun listesinde buluştuğunda tek bir okul zili yoktur; her öğrencinin günü başka bir saatte başlar, başka bir saatte biter. Plan bu farkı görmezden gelirse ilk hafta içinde dağılır.

Okul içindeki rehber öğretmen için bu sorun yoktur; bütün öğrencileri aynı okulun ders programına bağlıdır. Okul dışından çalışan koçun ise her öğrenci için ayrı bir takvim bilgisi toplaması gerekir. Bu yazı, bu bilginin nasıl toplanacağını ve haftalık bir plana nasıl dönüştürüleceğini anlatıyor.

Sorun: her öğrencinin günü başka bitiyor

Bir koçun aynı hafta içinde çalıştığı dört öğrenciyi düşünelim. Saatler örnek amaçlıdır, ama koçların karşılaştığı tablo çoğu zaman buna benzer:

Tabloya göre Zeynep'le hafta içi akşam görüşmek neredeyse imkânsızdır; Mert'i akşam dilimlerine koymak ise diğer öğrencilere yer bırakmaz. Kerem'in salı ve perşembe öğleden sonraları ise değerlendirilmesi gereken fırsatlardır. Bu farkları görmeden yapılan bir planda koç, en kalabalık akşam dilimlerine herkesi sıkıştırır ve kısa sürede o dilimler tıkanır.

Ortak bir saat dili kurun

Farklı okulların zil saatleri birbirini tutmaz: bir okulda birinci ders 08.30'da, diğerinde 08.10'da başlar; ders süreleri ve öğle araları da değişebilir. Her öğrencinin programını kendi okulunun saatleriyle tutmak karşılaştırmayı zorlaştırır. Daha pratik yol, merkezin kendi saat dilimlerini tanımlamak ve bütün öğrencilerin programını bu dilimlere göre girmektir.

Apakademia'nın Bireysel Koçluk modülünde kurum saat dilimleri Kurum Ayarları'nda tanımlanır: her dilimin başlangıç ve bitiş saati girilir, akşam dilimleri de eklenebilir. Dilimler öğrencilerin okul saatlerini de kapsayacak şekilde girildiğinde, her öğrencinin okul dersi aynı ızgaranın satırlarına yazılır. Okulun saatiyle merkezin dilimi birkaç dakika kayıyorsa, okul dersinin büyük kısmının düştüğü dilimi seçmek yeterlidir. Dilimlerin nasıl kurulacağını saat dilimleri yazısında ayrıca anlattık.

Ortak saat dilinin bir yan faydası daha vardır: koç, öğrenci ve veli aynı numaralarla konuşur. "Perşembe 10. saatte etüdün var" cümlesi, öğrencinin okulunda 10. saatin ne anlama geldiğinden bağımsız olarak herkes için aynı zamanı gösterir.

Her öğrencinin okul programını sisteme alın

Ortak saat dili kurulduktan sonra sıra her öğrencinin haftalık okul programına gelir. Bu iş koçun tek başına üstlenmesi gereken bir yük değildir; öğrenci de kendi panelinden programını girebilir. Üç yol vardır: ızgaradaki hücrelere ders adlarını yazmak, Excel şablonunu doldurup yüklemek ya da okulun verdiği haftalık ders programının fotoğrafını, ekran görüntüsünü veya PDF'ini seçmek. Hangi yol seçilirse seçilsin, kişi ızgarayı kontrol edip "Kaydet"e basmadan hiçbir şey değişmez.

Dönem başında yirmi öğrencinin programını toplamak için basit bir yöntem: ilk görüşmeden önce öğrenciden ya da veliden okulun verdiği program çıktısının okunaklı bir fotoğrafını istemek. Aynı okuldan birkaç öğrenciniz varsa okulun paylaştığı tek bir PDF çoğu zaman hepsine yeter. Ayrıntılar için okul ders programının koçluk planına eklenmesi yazısına bakabilirsiniz.

Görüşmeleri okul derslerine denk getirmeden planlayın

Okul programları girildiğinde planlama tablosu değişir. Görüşme planlanırken her öğrencinin okul dersi olan saatler dolu sayılır; elle ön yerleşim yaparken de öğrencinin dersi olan saatler kapalı görünür. Koç kendi müsaitliğini, öğrencilerin haftalık görüşme sıklığını ve bir ders saatinde kaç öğrenciyle görüşebileceğini belirler; plan bu bilgilere göre otomatik yerleştirilir.

Bu noktada koçun kendi müsaitliği belirleyici olur. Farklı okullardan öğrenciler okul sonrası saatlerde aynı dilimlere yığılma eğilimindedir. Koç yalnızca akşam saatlerinde müsaitlik verirse, okulu erken biten öğrencilerin öğleden sonraları boşa gider ve akşamlar tıkanır. Müsaitliği öğleden sonranın ilk saatlerinden başlatmak, planın nefes almasını sağlar. Planın son adımında bir özet ve kapasite uyarısı görülür; müsait saat sayısı görüşme talebini karşılamıyorsa bu, plan yayına alınmadan önce anlaşılır. Konunun ayrıntısı koçluk saatlerinin okul saatlerine denk gelmemesi yazısında.

Okul farklılıklarından doğan özel durumlar

Farklı okullardan gelen öğrencilerle çalışmak, okulların kendi takvimlerinden etkilenmek demektir. Planı kurarken şu durumları hesaba katın:

• Dönem değişimi. İkinci dönemde okulların ders programı çoğu zaman değişir. Dönem başında bütün öğrencilerin programını yenilemek için bir hafta ayırın.
• İkili öğretim. Sabahçı-öğlenci düzeninde çalışan okullarda öğrencinin grubu dönem içinde değişebilir. Bu öğrencilerin programını daha sık sorun.
• Yazılı haftaları. Her okulun yazılı takvimi farklıdır. Yazılı haftasına giren öğrencinin ödev miktarı azaltılabilir, görüşmesi kısa bir değerlendirmeye çevrilebilir.
• Okul etkinlikleri. Gezi, tören ya da okul sonrası kulüp gibi tek seferlik durumlar programa yazılmaz; ama o haftanın görüşmesi öğrenciyle önceden konuşulmalıdır.
• Servis saatleri. Okul 15.50'de bitse bile servisle eve dönen öğrenci merkeze 16.30'dan önce gelemeyebilir. Bu fark okul programında görünmez; öğrenci kaydındaki not alanına yazılması işe yarar.
• Tatil farkları. Özel okulların ara tatil ya da etkinlik günleri devlet okullarından farklı olabilir. O hafta öğrencinin gündüz saatleri boşalır; bu bir fırsat olarak değerlendirilebilir.
• Okul değişikliği. Dönem içinde okul değiştiren öğrencinin hem okul programı hem de kayıttaki okul bilgisi güncellenmelidir. Yeni okulun programı gelene kadar görüşmeleri geniş tutulan akşam dilimlerinde yapmak güvenli bir ara çözümdür.

Dönem başı için iki haftalık takvim

Okul programlarını toplamak, dönemin ilk iki haftasında en çok emek isteyen iştir; çünkü okulların programı da bu haftalarda henüz oturmamış olabilir. Koç için pratik bir takvim örneğin şöyle kurulabilir:

1. Okulların açıldığı hafta: Öğrencilerden geçici programlarını isteyin; ilk görüşmeleri geniş tutulan akşam dilimlerine koyun.
2. İkinci hafta: Kesinleşen programları alın, ızgaraları güncelleyin ve kaydedin.
3. İkinci haftanın sonu: Görüşme planını hazırlayın, son adımdaki kapasite uyarısına bakın ve planı aktif edin.
4. Üçüncü hafta: Değişen bir program olup olmadığını her öğrenciye görüşmede bir kez sorun.

Bu takvim, ilk haftanın belirsizliğini kabul eder ve kalıcı planı bilgi netleşince kurar. Plan aktif olduğunda öğrencilere görüşme saatleri uygulama bildirimiyle gider.

Ödev yükünü okul gününe göre ayarlamak

Farklı okullardan öğrencilerin okul günleri yalnızca bitiş saatinde değil, yoğunlukta da farklıdır. Bir öğrencinin salı günü üç sayısal dersi art arda olabilir, diğerinin aynı gün yalnızca sözel dersleri vardır. Okul programı ızgarada göründüğünde koç ödevi buna göre dağıtabilir: yoğun günlere kısa tekrar, hafif günlere yeni konu. Böylece aynı seviyedeki iki öğrenciye aynı ödev verilse bile etüt günleri farklı olabilir.

Farklı okullardan öğrencileri aynı etüde toplamak

Grup etütleri, farklı okullardan gelen öğrencilerle çalışan merkezler için verimli bir araçtır; ama doğru grubu kurmak dikkat ister. Aynı seviyedeki öğrenciler farklı okullarda olsa bile müfredatta benzer konulardadır; asıl fark konunun işlendiği haftadır. Bir okulda üçüncü haftada işlenen konu, diğerinde beşinci haftaya kalabilir.

Etüt grubunu kurarken önce seviyeyi, sonra okul saatlerini eşleştirin. Görüşme planlayıcısında bir ders saatinde kaç öğrenciyle görüşüleceği belirlenebilir; bu sayı birden fazla verildiğinde aynı dilimde birden çok öğrenci yer alabilir. Etüt öncesinde öğrencilere konunun okulda işlenip işlenmediğini sormak, grubu aynı noktada buluşturur. Konuyu henüz okulda görmemiş bir öğrenci için o etüt bir ön hazırlık, konuyu çoktan bitirmiş biri için ise tekrar olur; iki durum da değerlidir, yeter ki koç bunu bilerek planlasın.

Bir haftalık örnek plan

Yukarıdaki dört öğrencinin haftası, okul programları girildikten sonra örneğin şöyle kurulabilir:

• Elif: Çarşamba 16.30'da görüşme, cumartesi 10.00'da matematik etüdü.
• Kerem: Salı 15.10'da görüşme (okul 14.10'da bitiyor), perşembe 16.30'da fizik etüdü.
• Zeynep: Cumartesi 11.00'de görüşme, hafta içi sabah saatlerinde evde yapılacak etütler.
• Mert: Pazartesi 13.30'da görüşme, hafta içi sabah ve öğle saatlerinde etütler.

Dört öğrencinin hiçbiri aynı saati istemez; akşam dilimleri de okulu geç biten öğrencilere kalır. Plan oturduktan sonra her öğrencinin görüşme saatini dönem boyunca sabit tutmak, hem öğrencinin hem velinin haftalık düzenini kolaylaştırır. Farklı okullardan öğrenciler, doğru planlandığında koçun haftasını sıkıştırmaz; aksine güne yayar.

Sonuç

Farklı okullardan öğrencilerle çalışmak planlamayı zorlaştıran bir durum gibi görünse de doğru kurulduğunda bir avantajdır: öğrencilerin farklı saatlerde boş olması, koçun gününü daha dengeli doldurmasını sağlar. Anahtar, her öğrencinin okul programını ortak bir saat diline taşımak ve planı bu bilgiyle kurmaktır. Okul dışı koçlar ve merkezler için hazırlanan araçları bireysel koçluk programı sayfasında görebilirsiniz.