Timetable Verileri Nasıl Hazırlanır? Kontrol Listesi

Timetable verileri dört başlıkta toplanır: sınıf listesi, ders listesi ve haftalık saatleri, öğretmen atamaları ve öğretmen müsaitlikleri. Bu dördü eksiksizse çizelge kurulabilir; biri eksikse üretim ya başarısız olur ya da uygulanamaz bir sonuç verir.

Uygulamada toplam sürenin büyük kısmını üretim değil veri hazırlığı alır. "Ne kadar sürede program yaparız" sorusunun cevabı bu yüzden yazılımdan çok kurumun hazırlığına bağlıdır.

1. Sınıf listesi

Çizelgesi kurulacak şubelerin listesi. Basit görünür ama iki ayrıntı sorun çıkarır.

Birincisi adlandırmadır. Şube adları tutarlı olmalıdır; "9-A", "9A" ve "9 A" aynı şubeyi anlatsa da farklı kayıtlar olarak girildiğinde ders yükleri bölünür. Toplu yükleme yaparken bu tür farklar sessizce çoğalır.

İkincisi gruplu derslerdir. Bir şube belirli derslerde iki gruba ayrılıyorsa bu, çizelge açısından ayrı bir kaynak ihtiyacı demektir: aynı slotta iki öğretmen ve iki derslik gerekir.

2. Ders listesi ve haftalık saatler

Her şubenin hangi dersten haftada kaç saat alacağı. Burada yapılacak tek kritik kontrol şudur: toplam ders saati, şubenin haftalık kapasitesini aşmamalıdır.

Bu karşılaştırma otuz saniye sürer ve ileride sorulacak "neden yerleşmiyor" sorusunun cevabını baştan verir. Yükün kapasiteye eşit olduğu şubelerde çizelge kurulur ama esneklik kalmaz; dönem içinde küçük bir değişiklik bile tüm şubeyi yeniden dağıtmayı gerektirir.

3. Öğretmen atamaları

Hangi dersi hangi şubede kimin verdiği. Bu adımda üç şeye dikkat edin.

Ortak öğretmenler. Birden fazla şubede ders veren kişi tek kayıt olarak tutulup birden fazla şubeye bağlanmalıdır. İki ayrı kayıt açıldığında sistem bunları farklı kişiler sanır ve aynı kişiyi iki şubede aynı slota yerleştirmesini engelleyecek bilgiye sahip olmaz.

Öğretmensiz dersler. Ataması yapılmamış bir ders üretimde ya atlanır ya da hatalı yerleşir. Üretimden önce atamasız ders kalmadığını doğrulayın.

Ders yükü dengesi. Bir öğretmenin haftalık toplam yükü, müsait olduğu saat sayısını aşmamalıdır. Haftada 12 saat müsait olan bir öğretmene 16 saat ders verilmişse dört saat hiçbir koşulda yerleşmez. Yük dağılımını öğretmen ders yükü nasıl dengeli dağıtılır yazısında ele aldık.

4. Öğretmen müsaitlikleri

En çok vakit alan ve en çok hata üretilen adım budur. Her öğretmen için haftanın günleri ve saatlerinden oluşan tablo işaretlenir.

Buradaki en sinsi tuzak şudur: müsaitliği hiç girilmemiş bir öğretmen çoğu sistemde tüm saatlerde müsait sayılır. Yani eksik veri, hata olarak değil izin olarak okunur. Sonuç kâğıt üzerinde geçerli, uygulamada yanlış bir çizelgedir ve sorun ancak dönem başladıktan sonra ortaya çıkar.

Toplama yöntemi de sonucu etkiler. Bilgiyi mesajla, kâğıtla ve sözlü olarak karışık biçimde toplarsanız veri tutarsız olur. Herkesten aynı biçimde istemek hem hızlandırır hem hata payını düşürür.

Verileri nasıl aktarırsınız?

Küçük kurumlarda veriler elle girilebilir. Şube sayısı arttıkça toplu aktarım gerekir:

• Excel şablonu: öğretmen, sınıf ve ders listeleri hazır şablonla toplu yüklenir.
• XML aktarım: başka bir programda hazırlanmış mevcut çizelgeniz varsa içe aktarılabilir.

Toplu yüklemede en sık görülen sorun eşleştirmedir: Excel'deki ders adıyla sistemdeki ders adı birebir aynı değilse satır ya atlanır ya da yeni bir ders olarak açılır. Yükleme sonrası ders ve öğretmen sayılarını beklediğiniz değerle karşılaştırmak bu tür sessiz hataları yakalar. Excel'den geçişin ayrıntısı Excel ile ders programı hazırlama yazısında.

Dördünün ortak özelliği şudur: hepsi kurumun kendi bildiği bilgidir, dışarıdan üretilemez. Bir yazılım eksik veriyi tahmin edemez; yalnız varsayım yapar ve varsayımlar çoğu zaman yanlıştır.

Derslik verisi: çoğu zaman atlanır

Dört temel başlığın dışında beşinci bir küme daha vardır ve genelde son anda hatırlanır: derslikler. Her ders sıradan bir sınıfta işlenmiyorsa (laboratuvar, spor salonu, bilişim sınıfı, müzik odası) o alan sınırlı bir kaynaktır.

Derslik verisi girilmediğinde sistem bu sınırı bilmez ve aynı laboratuvarı aynı slotta iki gruba verebilir. Sorun çizelge yayımlandıktan sonra, iki sınıf aynı kapıda karşılaştığında fark edilir.

Girilecek bilgi kısadır: sınırlı alanların listesi ve hangi derslerin o alanı kullandığı. Kapasite bilgisi de eklenebilir; bir laboratuvar 24 kişilikse 30 kişilik şube bölünmeden giremez.

Veri kalitesini ölçmenin kolay yolu

Veri hazırlığının bittiğini anlamanın pratik bir yolu vardır: üç sayıyı beklediğiniz değerle karşılaştırın. Toplam ders saati (tüm şubelerin haftalık yükü), toplam öğretmen ders yükü ve toplam müsait saat. İlk ikisi birbirine eşit olmalıdır; üçüncüsü ikincisinden belirgin biçimde büyük olmalıdır.

Üçüncü sayı ikinciye çok yakınsa kurumda manevra alanı yok demektir ve çizelge büyük olasılıkla eksik yerleşimle çıkar. Bu, üretimden önce görülebilecek bir işarettir.

Veriyi kim toplar?

Veri hazırlığının en çok tıkandığı nokta teknik değil örgütseldir: kimin hangi bilgiyi ne zaman vereceği belirsizse süreç uzar.

Pratikte işleyen dağılım şudur: sınıf ve ders listeleri müdür yardımcısı tarafından tek elden hazırlanır, öğretmen atamaları zümre başkanlarıyla birlikte yapılır, müsaitlikler ise doğrudan öğretmenlerden aynı biçimde toplanır. Müsaitliği zümre başkanı üzerinden toplamak süreci uzatır ve bilgi ikinci elden geçtiği için hata oranı artar.

Toplama işini dönem bitmeden başlatmak, çizelge hazırlığını haftalarca öne çeker. Tatil döneminde öğretmenlere ulaşmak zorlaşır ve süreç eylüle sıkışır.

Üretimden önce kontrol listesi

Timetable verileri hazır sayılmadan önce şu yedi maddeyi doğrulayın:

• Şube adları tutarlı mı, tekrar eden kayıt var mı?
• Her şubenin haftalık ders yükü toplamı kapasiteyi aşıyor mu?
• Ataması yapılmamış ders kaldı mı?
• Ortak öğretmenler tek kayıt olarak birden fazla şubeye mi bağlı?
• Müsaitliği hiç girilmemiş öğretmen var mı?
• Her öğretmenin haftalık yükü, müsait saat sayısından az mı?
• Zaman ızgarası güne göre doğru mu (cumartesi, kısa günler)?

Bu listede takılan her madde, üretimden sonra çok daha pahalıya düzeltilir. Çizelge kurulduktan sonra fark edilen bir veri hatası, düzeltilince tüm yerleşimi yeniden dağıtır.

Veriyi güncel tutmak

Veri hazırlığı dönem başında biten bir iş değildir. Yıl içinde öğretmen ayrılır, şube açılır, bir dersin haftalık saati değişir. Bu değişiklikler çizelgeye yansımadan önce veriye yansımalıdır.

Sık görülen bir hata, değişikliği doğrudan çizelge üzerinde yapıp veri tarafını güncellememektir. Ders elle taşınır, ama ders yükü tanımı eski hâlinde kalır. Bir sonraki üretimde sistem eski tanımı okur ve elle yapılan düzeltme kaybolur.

Doğru sıra şudur: önce tanımı güncelleyin (ders saati, öğretmen ataması, müsaitlik), sonra çizelgeyi yeniden üretin. Böylece elle yapılan düzeltme kalıcı bir kurala dönüşür ve her üretimde tekrar edilmesi gerekmez.

Dönem içinde tutulacak küçük bir kayıt da işe yarar: hangi değişikliğin ne zaman ve neden yapıldığı. Bu kayıt, bir sonraki dönemin veri hazırlığını belirgin biçimde kısaltır; aynı tartışmalar baştan yapılmaz.

Veri hazırlığı ne kadar sürer?

Tek şubeli, on sınıflı bir kurumda yarım gün ile bir gün arasında sürer. Otuz şubeli çok kampüslü bir kurumda müsaitlik toplama tek başına birkaç günü bulabilir. Bu süre yazılıma göre değil, kurumun iç iletişimine göre değişir.

Süreyi kısaltmanın en etkili yolu, veriyi her dönem sıfırdan toplamamaktır. Sınıf, ders ve öğretmen listeleri dönemler arasında büyük ölçüde aynı kalır; değişen genelde müsaitlikler ve birkaç atamadır. Önceki dönemin verisi üzerinden ilerlemek, hazırlığı günlerden saatlere indirir.

Bunun için mevcut çizelgenin ve tanımların saklanıyor olması gerekir. Programın kopyasını alıp yeni dönem için düzenlemek, baştan veri girmekten belirgin biçimde hızlıdır ve geçen yıl verilmiş kararların kaybolmasını önler.

Hazırlık tamamlandıktan sonra üretim adımı dakikalarla ölçülür. Sırayı ve adımları timetable nasıl oluşturulur yazısında, sistemin kuralları nasıl ele aldığını timetable ders planlama programı sayfasında bulabilirsiniz.