Son Koçluk Görüşmesi Ne Zaman Yapıldı? Görüşme Günlüğü

Görüşme günlüğü, haftalık planda yer alan görüşmelerin gerçekten yapılıp yapılmadığını kaydeden ve her öğrencinin son görüşme tarihini görünür kılan takip aracıdır. Plan, görüşmenin ne zaman yapılması gerektiğini söyler; günlük ise ne zaman yapıldığını. İkisi arasındaki fark, koçluk sürecinde gözden kaçan öğrencileri ortaya çıkarır.

Koçluk planı hazırlamak ve yayına almak sürecin yarısıdır. Diğer yarısı, planın uygulanıp uygulanmadığını izlemektir. Öğrenci hastalanır, okul gezisi olur, rehber bir toplantıya çağrılır; görüşme yapılmaz ve bu çoğu zaman hiçbir yere not edilmez. Birkaç hafta sonra "Bu öğrenciyle en son ne zaman görüştük?" sorusuna kimse emin bir cevap veremez. Bu yazıda plan ile gerçekleşen görüşme arasındaki farkı, görüşme işaretlemenin nasıl yapılacağını ve son görüşme takibinin neden önemli olduğunu ele alıyoruz.

Plan ile gerçekleşen görüşme aynı şey değildir

Haftalık plan bir niyet beyanıdır. Pazartesi 4. saatte Elif ile görüşme planlanmıştır; ama Elif o gün okula gelmemiş olabilir, rehber nöbetçi öğretmenin yerine sınıfa girmiş olabilir, görüşme on dakikaya sıkışmış olabilir. Plan bu durumların hiçbirini bilmez.

Bu yüzden koçluk takibinde iki ayrı soru sorulmalıdır:

• Kaç görüşme planlandı? Bu, rehberin kapasitesini ve planın kapsamını gösterir.
• Kaç görüşme gerçekleşti? Bu, sürecin fiilen ne kadar işlediğini gösterir.

İki sayı arasındaki fark küçükse süreç sağlıklıdır. Fark büyüyorsa ya plan gerçekçi değildir ya da uygulamada bir sorun vardır. Örneğin bir rehberin haftada 28 görüşmesi planlı, ama son dört haftada ortalama 17 görüşme gerçekleşiyorsa, planın kapasiteyi aştığı ya da görüşme saatlerinin öğrencilere uymadığı düşünülebilir. Kapasite hesabının nasıl yapılacağını görüşme kapasitesi yazısında anlattık.

Görüşme nasıl işaretlenir?

Görüşme günlüğünün değeri, işaretlemenin düzenli yapılmasına bağlıdır. En sağlıklı yöntem, görüşme biter bitmez işaretlemektir. Gün sonuna ya da haftanın sonuna bırakılan işaretleme, hafızaya dayandığı için kolayca eksik kalır.

Apakademia'nın koçluk modülünde görüşme kartı Yapıldı, Yapılmadı ya da İzinli olarak işaretlenir; henüz işaretlenmemiş görüşme Bekliyor durumunda görünür. Kart renkleri durumu bir bakışta gösterir. İşaretleme yapıldığında öğrencinin listedeki son görüşme tarihi ve yapılan görüşme sayısı anında güncellenir. Rehber ana sayfasında da günün görüşmelerini görür; gün içinde hangi görüşmenin yapıldığını, hangisinin beklediğini takip etmek bu sayede kolaylaşır.

İşaretlerin anlamını netleştirin

Okulda birden fazla rehber ya da danışman öğretmen çalışıyorsa işaretlerin anlamında uzlaşmak gerekir:

• Yapıldı: Görüşme gerçekleşti, kısa da olsa ödev ve hedef konuşuldu.
• Yapılmadı: Öğrenci gelmedi ya da görüşme rehberden kaynaklanan bir nedenle yapılamadı.
• İzinli: Öğrencinin bilinen ve kabul edilen bir mazereti var; örneğin raporlu ya da okul adına bir etkinlikte.

"Yapılmadı" ile "İzinli" arasındaki ayrım önemlidir. Raporlu bir öğrencinin kaçırdığı görüşme ile habersiz gelmeyen bir öğrencinin kaçırdığı görüşme aynı anlamı taşımaz; ilki telafi planlaması gerektirir, ikincisi bir konuşma.

İşarete kısa bir not eklemek

İşaret, görüşmenin ne olduğunu söyler; kısa bir not ise nedenini. Görüşme işaretlenirken eklenen bir cümle, örneğin "Öğrenci sınavdaydı, cuma telafi" ya da "Görüşme kısa tutuldu, ödev kontrolü yapıldı", haftalar sonra listeye bakıldığında bir işaretin arkasındaki durumu hatırlamayı sağlar. Notun da çalışma düzeniyle sınırlı tutulması ve kişisel bilgi içermemesi gerekir.

Günlüğü kim tutar?

Görüşme günlüğünü, görüşmeyi yapan kişi tutar. Danışman öğretmen sisteminin uygulandığı okullarda bu, her öğretmenin kendi öğrencilerinin görüşmelerini işaretlemesi anlamına gelir. Burada işaretleme alışkanlığının öğretmenden öğretmene değişmesi en büyük risktir: biri her görüşmeyi anında işaretler, diğeri hafta sonuna bırakır, bir başkası hiç işaretlemez. Dönem başında "görüşme o gün işaretlenir" gibi tek bir kuralda uzlaşmak, yöneticinin gördüğü tablonun bütün koçlar için aynı anlamı taşımasını sağlar.

Son görüşme tarihi neden önemli?

Tek bir bilgi, öğrencinin koçluk sürecinin içinde mi dışında mı kaldığını gösterir: son görüşme tarihi. Haftalık görüşme yapılan bir okulda son görüşmesi on gün önce olan bir öğrenci en az bir görüşmeyi kaçırmıştır. Üç hafta önce olan bir öğrenci ise fiilen süreçten kopmuştur; ödevleri kontrol edilmiyor, hedefleri güncellenmiyordur.

Bu kopuş çoğu zaman sessiz olur. Öğrenci şikâyet etmez, rehber de yoğun haftalarda fark etmez. Sorun, ancak dönem sonunda öğrencinin kaydına bakıldığında görünür. Son görüşme tarihini sürekli görünür tutmak, bu sessiz kopuşu erken yakalamanın basit bir yoludur.

Yedi gün eşiği: uyarı rengi

Koçluk modülünde rehberin öğrenci listesinde her öğrencinin son görüşme tarihi ve bunun kaç gün önce olduğu görünür. Son görüşmesinin üzerinden yedi gün geçen öğrenci uyarı rengiyle öne çıkar. Hiç görüşme yapılmamış öğrenci için "görüşme yok" ibaresi yer alır.

Yedi gün eşiği haftalık koçluk ritmine denk gelir: haftada bir görüşen bir öğrencinin son görüşmesi yedi günü geçtiyse bu haftanın görüşmesi henüz yapılmamış demektir. Rehber listeye baktığında uyarı rengindeki öğrencileri ilk sırada ele alabilir. Haftanın sonunda listede uyarı rengi kalmamışsa o hafta her öğrenciyle en az bir kez görüşülmüş demektir.

Uyarı rengini haftalık bir alışkanlığa dönüştürmek

1. Pazartesi sabahı: Listede uyarı rengindeki öğrencileri not edin; bunlar geçen haftadan kalanlardır.
2. Hafta ortası: Planlı görüşmesi kaçan öğrenciler için telafi saati arayın.
3. Cuma: Listede hâlâ uyarı rengi kalan öğrencilerin nedenini not edin: devamsızlık mı, plan sorunu mu, öğrencinin isteksizliği mi?

Telafi görüşmesi nasıl planlanır?

Kaçan bir görüşme, telafi edilmediği sürece öğrencinin bir haftasının takipsiz geçmesi demektir. Telafi için birkaç yol vardır. Aynı hafta içinde rehberin müsaitlik ızgarasında bilerek boş bıraktığı saatlerden biri kullanılabilir. Bu mümkün değilse bir sonraki görüşme biraz uzatılarak iki haftanın ödevi birlikte konuşulabilir. Öğrencinin bir süre okulda olmadığı durumlarda, örneğin raporlu bir haftada, telafi yerine dönüşte yapılacak görüşmeye daha fazla zaman ayırmak daha anlamlıdır.

Telafinin de kayda geçmesi gerekir. Telafi yapıldığında ilgili görüşme Yapıldı olarak işaretlenirse son görüşme tarihi güncellenir ve öğrenci uyarı renginden çıkar. Böylece listedeki tablo, rehberin gerçekten yaptığı işi yansıtır. Telafisi yapılamayan görüşmeyi de olduğu gibi bırakmak doğrudur; günlüğün amacı tabloyu güzel göstermek değil, gerçeği göstermektir.

Görüşme günlüğünü yoklamayla birlikte okumak

Görüşmeye gelmeyen öğrencinin önce okula gelip gelmediğine bakmak gerekir. Okula gelmeyen bir öğrencinin görüşmesi doğal olarak yapılamaz; okula gelip görüşmeye gelmeyen öğrenci ise başka bir durumdur. Rehber ana sayfasındaki yoklama merkezi ve bugün gelmeyenler listesi bu ayrımı yapmaya yardımcı olur; koçluk öğrencileri bu listede bir rozetle işaretlenir. Böylece rehber, görüşmesi olan bir öğrencinin o gün okulda olmadığını görüşme saatinden önce öğrenebilir. Devamsızlığın genel takibi için devamsızlık takibi yazısına bakabilirsiniz.

Örnek bir haftanın günlüğü

Aşağıdaki tablo, bir rehberin haftalık görüşme günlüğünün nasıl görünebileceğine dair bir örnektir:

Bu haftada 26 görüşmenin 21'i yapılmış, ikisi izinli, üçü yapılmamış. Çarşamba günkü iki izinli görüşme bir okul gezisinden kaynaklanıyorsa telafi gerekir ama endişe gerektirmez. Perşembe günkü iki yapılmayan görüşme ise aynı sınıftan iki öğrenciye aitse, o sınıfın perşembe programında görüşmeye engel olan bir durum olup olmadığına bakmak gerekir. Günlük, bu tür örüntüleri ancak düzenli tutulduğunda gösterir.

Günlükten rapora

Görüşme günlüğü yalnız rehberin günlük işini kolaylaştırmaz; koçluk sürecinin raporlanmasının da temelidir. Rehberin Öğrenci Takibi ekranındaki Genel Durum bölümünde öğrencinin koçluk görüşmesi sayısı, ödev ve kontrol bilgileriyle birlikte görünür. Yönetici de Koçluk Takibi ekranındaki koç kartlarında haftalık görüşme sayısını ve yapıldı, gelmedi rozetlerini görür. Faaliyet raporu ödev tamamlama, görüşmeye katılım ve kazanımı birlikte değerlendirerek öğrencileri başarı sırasına göre listeler. Bu raporların doğruluğu, günlükteki işaretlemenin düzenine bağlıdır: işaretlenmeyen görüşme raporda yapılmamış gibi kalır.

Sık yapılan hatalar

• İşaretlemeyi biriktirmek: Hafta sonuna bırakılan işaretleme eksik ve yanlış olur.
• Yapılmayan görüşmeyi boş bırakmak: Bekliyor durumunda kalan görüşme, gerçekte ne olduğunu anlatmaz; Yapılmadı ya da İzinli olarak işaretlenmelidir.
• Telafiyi planlamamak: Kaçan görüşme için telafi saati aranmazsa öğrencinin iki hafta görüşmesiz kalma riski doğar.
• Uyarı rengini görmezden gelmek: Uyarı rengi kalıcı hâle gelen öğrenci, süreçten kopmak üzere olan öğrencidir.
• Kısa görüşmeyi saymamak: On dakikalık bir ayaküstü kontrol de ödev ve hedef konuşulduysa bir görüşmedir; işaretlenmezse öğrenci listede olduğundan daha uzun süre görüşmesiz görünür.

Sonuç

Görüşme günlüğü, koçluk planının gerçekle buluştuğu yerdir. Görüşmeyi zamanında işaretlemek, son görüşme tarihini görünür tutmak ve yedi günü geçen öğrenciyi öncelikli ele almak, sessizce süreçten kopan öğrencileri erken fark etmeyi sağlar. Planın yayına alınma adımları için koçluk planı taslaktan yayına nasıl alınır yazısına, koçluk sürecinin bütününü görmek için de öğrenci koçluk programı sayfamıza göz atabilirsiniz.