Rehber Öğretmenin Görüşme Kapasitesi Nasıl Belirlenir?

Rehber öğretmenin görüşme kapasitesi, haftalık müsait ders saati sayısı ile bir ders saatinde görüşülebilecek öğrenci sayısının çarpımıdır. Bu sayı, öğrencilerin toplam görüşme ihtiyacıyla, yani öğrenci sayısı ile haftalık görüşme sıklığının çarpımıyla karşılaştırılır. Kapasite ihtiyacı karşılamıyorsa plan kâğıt üzerinde ne kadar düzgün görünürse görünsün birkaç hafta içinde aksamaya başlar.

Koçluk sürecinin sürdürülebilir olup olmadığını belirleyen en somut ölçü budur. Görüşmelerin aksaması çoğu zaman rehberin isteksizliğinden değil, baştan yapılmamış bir hesaptan kaynaklanır. Bu yazıda görüşme kapasitesinin nasıl belirleneceğini, ihtiyaç hesabının nasıl yapılacağını, kâğıttaki kapasite ile gerçek kapasite arasındaki farkı ve kapasite yetmediğinde hangi seçeneklerin bulunduğunu örneklerle anlatıyoruz.

Görüşme kapasitesini belirleyen üç sayı

1. Müsait ders saati: Rehberin haftada görüşmeye ayırabileceği ders saati sayısı.
2. Saat başına öğrenci: Bir ders saatinde kaç öğrenciyle görüşüleceği.
3. İhtiyaç: Koçluk listesindeki öğrencilerin haftalık görüşme sıklıklarının toplamı.

İlk iki sayının çarpımı kapasiteyi, üçüncüsü ihtiyacı verir. Hesap basittir; zor olan, ilk sayıyı gerçekçi belirlemektir. Rehberin haftasında boş görünen her saatin görüşmeye uygun olmadığını kabul etmek, hesabın ilk adımıdır.

Müsaitlik ızgarasını gerçekçi doldurmak

Rehberlik servisinin işi yalnız koçluktan ibaret değildir: bireysel danışma, veli görüşmeleri, sınıf rehberlik etkinlikleri, toplantılar, raporlar ve beklenmedik durumlar da zaman ister. Müsaitlik ızgarası doldurulurken şu saatleri kapatmak gerekir:

• Rehberin kendi dersleri ve nöbetleri,
• Düzenli toplantılar (zümre, öğretmenler kurulu, rehberlik koordinasyonu),
• Bireysel danışma ve acil durumlar için bilerek ayrılan saatler,
• Haftalık rapor ve hazırlık zamanı.

Izgara gün ve ders saati bazında doldurulduğu için yalnız gerçekten dolu olan saati kapatmak mümkündür; örneğin yalnız çarşamba 5. saat toplantı nedeniyle kapatılabilir. Bu ayrıntı önemlidir. "Çarşamba müsait değilim" demek yerine yalnız dolu olan saati kapatmak, kapasiteyi gereksiz yere düşürmez.

Bir ders saatinde kaç öğrenci?

Bu sayı görüşmenin türüne bağlıdır. Kırk dakikalık bir ders saati için örnek bir yaklaşım şöyledir:

Saat başına öğrenci sayısını yükseltmek kapasiteyi hızla artırır ama görüşmenin niteliğini düşürür. Üç öğrenciyle on üçer dakikalık görüşmeler, ödev kontrolü ve kısa hedef belirleme için yeterli olabilir; öğrencinin dinlenmesi gereken zor bir hafta için yetmez. Dönem başında ilk görüşmeler için düşük, sonraki haftalarda rutin görüşmeler için daha yüksek bir sayı seçmek dengeli bir yoldur.

İhtiyaç hesabı: öğrenci sayısı × görüşme sıklığı

Örnek bir rehber öğretmeni düşünelim. Koçluk listesinde 32 öğrenci var: 24'ü haftada bir, 8'i sınav sınıfında olduğu için haftada iki görüşme alacak. Rehberin haftada 14 müsait ders saati var ve bir ders saatinde iki öğrenciyle görüşüyor.

Bu durumda plan her hafta 12 görüşme eksik kalır. Rehber ya bazı öğrencilerle görüşemez ya da görüşmeleri plan dışına, kendi dinlenme zamanına taşır. İkisi de sürdürülebilir değildir. Aynı rehber, rutin görüşmelerde saat başına üç öğrenci görürse kapasite 42'ye çıkar ve ihtiyacı karşılar; ama bu kez görüşme süresi on üç dakikaya iner. Hangi yolun seçileceği, kurumun görüşmeden ne beklediğine bağlıdır.

Kapasiteyi dönemin evrelerine göre düşünmek

Kapasite ihtiyacı dönem boyunca sabit kalmaz. Dönemin farklı evrelerinde hem görüşme süresi hem görüşme sıklığı değişir. Aşağıdaki tablo, aynı rehberin dönem içinde nasıl farklı ayarlarla çalışabileceğine dair bir örnektir:

Bu tabloya göre dönemin ilk iki haftasında rehberin kapasitesi, dönem ortasının yarısı kadardır. Bu yüzden tanışma görüşmelerini dönem başına sıkıştırmak yerine iki üç haftaya yaymak ya da ilk haftalarda yalnız yeni öğrencilerle uzun görüşme yapmak gerekebilir.

Kâğıttaki kapasite ile gerçek kapasite

Yukarıdaki hesap yine de iyimserdir. Rehberin müsait olduğu her saatte öğrencilerin de boş olması gerekir. Rehber pazartesi 2. saatte müsait olabilir, ama o saatte koçluk listesindeki öğrencilerin çoğu derstedir. Bu durumda o saat kapasiteye eklense de pratikte kullanılamaz.

Gerçek kapasite, rehberin müsait saatleri ile öğrencilerin boş saatlerinin kesişimine bağlıdır. Öğrencilerin farklı sınıflardan gelmesi bu kesişimi genişletir; tek bir sınıfın öğrencilerini takip eden bir rehberde ise kesişim daralır. Bu konuyu görüşme saatleri ders saatine denk gelmeden nasıl planlanır yazısında ayrıntılı ele aldık.

Kapasite yetmiyorsa ne yapılabilir?

• Sıklığı farklılaştırın: Her öğrenciye aynı sıklığı vermek zorunlu değildir. Düzenli çalışan bir öğrenci haftada bir görüşmeyle ilerlerken, yeni başlayan ya da düşüş yaşayan bir öğrenciye iki görüşme ayrılabilir. Sıklık kararını koçluk görüşmesi sıklığı yazısında ele aldık.
• Saat başına öğrenci sayısını gözden geçirin: Rutin görüşmeler için iki yerine üç öğrenci seçmek, kapasiteyi yarı yarıya artırır.
• Müsaitliği yeniden inceleyin: Kapatılan saatlerden bazıları gerçekten dolu mu, yoksa alışkanlıkla mı kapatıldı?
• Okul sonrası saatleri değerlendirin: Haftada bir iki okul sonrası saat, kesişim sorununu da hafifletir.
• Öğrenci dağıtımını değiştirin: Bir rehberin listesi taşıyorsa öğrencilerin bir kısmını başka bir rehbere ya da danışman öğretmene aktarmak gerekir; danışman öğretmen modeli için danışman öğretmen sistemi yazısına bakabilirsiniz.

Kapasite hesabı için kısa kontrol listesi

Planlamaya oturmadan önce şu soruların cevabını bir kâğıda yazmak, hesabın eksiksiz yapılmasını sağlar:

1. Haftada kaç ders saati gerçekten görüşmeye ayrılabilir?
2. Rutin görüşme kaç dakika sürecek, bir ders saatine kaç öğrenci sığacak?
3. Listede kaç öğrenci haftada bir, kaçı haftada iki görüşme alacak?
4. Toplam ihtiyaç, kapasiteyi aşıyor mu?
5. Müsait saatlerin kaçında öğrencilerin büyük kısmı derste?
6. Telafi görüşmeleri için haftada kaç saat boş bırakılacak?

Bu altı sorunun cevabı, planın ilk haftadan itibaren uygulanabilir olup olmayacağını büyük ölçüde gösterir. Cevaplardan biri belirsiz kalıyorsa, planı oluşturmadan önce o konuyu netleştirmek, sonradan yapılacak bir düzeltmeden çok daha az zaman alır.

Sistemde kapasite uyarısı

Apakademia'nın koçluk modülünde görüşme planlama sihirbazının ilk adımında rehberin haftalık müsaitlik ızgarası doldurulur ve bir ders saatinde kaç öğrenciyle görüşüleceği girilir. İkinci adımda öğrencilerin haftalık görüşme sıklığı belirlenir. Son adımda, plan oluşturulmadan önce bir özet görünür; ihtiyaç kapasiteyi aşıyorsa kapasite uyarısı çıkar.

Bu uyarı, yukarıdaki hesabın plan oluşturulmadan önce görülmesini sağlar. Uyarıyı gördüğünüzde ayarları değiştirmek için önceki adımlara dönebilirsiniz: müsaitliği genişletmek, saat başına öğrenci sayısını artırmak ya da bazı öğrencilerin sıklığını azaltmak. Plan oluşturulduğunda görüşmeler otomatik yerleştirilir; öğrencilerin ders saatleri dolu sayılır ve bir ders saatine girilen öğrenci sayısından fazlası konmaz. Plan önce taslak olarak kaydedildiği için sonucu inceleyip öğrencilere duyurmadan önce yeniden ayarlama fırsatı vardır.

Birden fazla rehber varsa kapasite nasıl paylaşılır?

Okulda birden fazla rehber ya da danışman öğretmen varsa kapasite hesabı her biri için ayrı yapılmalı, sonra toplam ihtiyaçla karşılaştırılmalıdır. Örneğin üç rehberin toplam kapasitesi 84 görüşme, okulun toplam ihtiyacı 80 görüşme olabilir; ama rehberlerden birinin listesi 40, diğerlerininki 20'şer görüşmelik ihtiyaç taşıyorsa, toplamda yeterli görünen kapasite bir rehberde ciddi bir açık demektir. Öğrenci dağıtımını kapasiteye göre dengelemek, okul genelinde yeterli görünen ama kişi bazında taşan planların önüne geçer.

Rehberin kendi yükünü korumak

Kapasite hesabının amacı rehberin her saatini doldurmak değildir. Üst üste altı ders saati görüşme yapan bir rehberin son görüşmelerdeki dikkati, ilk görüşmelerdeki kadar olmaz. Günde üç dört saatten fazla görüşme planlamamak, görüşmeler arasında kısa molalar bırakmak ve haftada en az bir günü görüşmesiz tutmak, kapasiteyi kâğıt üzerinde düşürse de görüşmelerin niteliğini korur.

Kapasiteyi dönem içinde izlemek

Kapasite hesabı dönem başında bir kez yapılır ama dönem içinde değişir. Yeni öğrenciler eklenir, rehberin ders ya da nöbet programı değişir, sınav dönemi yaklaştıkça bazı öğrencilerin sıklığı artar. Planlanan görüşmelerle gerçekleşen görüşmeleri karşılaştırmak, kapasitenin gerçekte yetip yetmediğini gösterir. Öğrenci listesinde son görüşme tarihi uzayan öğrencilerin çoğalması, kapasitenin aşıldığının erken işaretidir. Bu takibin nasıl yapılacağını görüşme günlüğü yazısında anlattık.

Sonuç

Görüşme kapasitesi, koçluk sürecinin gerçekçi olup olmadığını gösteren ilk sayıdır. Müsait saat, saat başına öğrenci ve görüşme ihtiyacı baştan hesaplandığında plan ilk haftadan itibaren uygulanabilir olur; hesap yapılmadığında ise aksamalar ikinci ayda kendini gösterir. Kapasite hesabını görüşme planlamayla birlikte nasıl yürütebileceğinizi görmek için öğrenci koçluk programı sayfamıza göz atabilirsiniz.