Koçluk Faaliyet Raporu Nasıl Hazırlanır?

Koçluk faaliyet raporu, belirli bir tarih aralığında bir öğrenciyle ya da bir öğrenci grubuyla yürütülen koçluk çalışmasının hafta hafta dökümüdür: kaç ödev verildi, ne kadarı yapıldı, puan nasıl seyretti, hangi konular anlaşılmadı ve koç ne gözledi. İyi bir rapor rakamı ve yorumu birlikte verir ve okuyanın sorusuna göre kurulur. En önemlisi, dönem sonunda sıfırdan yazılmaz; her hafta düzenli tutulan kayıtlardan kendiliğinden oluşur.

Okullarda "faaliyet raporu" denince çoğu zaman ders, etüt ve deneme sayılarının döküldüğü kurumsal bir belge akla gelir. Bu tür raporların nasıl okunduğunu akademik faaliyet raporu yazısında anlattık. Koçluk faaliyet raporu ise öğrenci odaklıdır: kurumun ne kadar etkinlik yaptığını değil, öğrencinin hafta hafta nasıl ilerlediğini gösterir. Bu yazıda raporun kimin için hazırlandığını, hangi bilgileri içermesi gerektiğini, nasıl okunduğunu ve nasıl paylaşıldığını ele alıyoruz.

Rapor kimin için hazırlanıyor?

Aynı rapor dört farklı okur tarafından dört farklı soruyla okunur. Raporu hazırlamadan önce kimin okuyacağını bilmek, hangi bölümün öne çıkarılacağını belirler.

Bu ayrım özellikle paylaşım aşamasında önemlidir. Yöneticinin okuduğu rapor birden fazla öğrenciyi içerir ve kurum dışına çıkmamalıdır. Veliyle ise yalnız kendi çocuğunun bilgileri paylaşılır.

Raporda hangi bilgiler yer almalı?

Bir koçluk faaliyet raporunun temel bölümleri şunlardır:

• Tarih aralığı. Raporun hangi haftaları kapsadığı açıkça yazılmalıdır. Tarih aralığı olmayan rapor, başka bir dönemin raporuyla karşılaştırılamaz.
• Ödev sayısı. O aralıkta verilen ödevlerin toplamı. Kitaba bağlı ödevler kadar serbest ödevler de bu sayıya girer.
• Yapıldı yüzdesi. Verilen ödevlerin ne kadarının yapıldığı. Burada esas alınan koçun kontrolüdür: "Yaptı" ya da "Kontrol edildi" işaretlenen ödevler yapılmış sayılır.
• Görüşme bilgisi. Planlanan ve gerçekleşen koçluk görüşmeleri.
• Puan. Haftalık puanlar ve ortalaması.
• Anlaşılmayan ve tamamlanmayan konular. Öğrencinin hangi konularda eksiği kaldığı.
• Değerlendirme, koçun notu ve hedef. Rakamların arkasındaki hikâye.

Bu listenin son maddesi en çok ihmal edilen bölümdür. Rakamlar neyin olduğunu söyler, yorum ise nedenini. Yorumsuz bir rapor okuyana soru bırakır; yorumlu rapor ise bir sonraki adımı gösterir.

Hafta hafta yapı: örnek bir döküm

Raporun omurgası hafta hafta dökümdür. Aşağıdaki örnek, dokuzuncu sınıftaki bir öğrencinin beş haftalık dökümünü gösteriyor.

Bu dökümün değeri, satırların birbirine bağlanmasından gelir. Üçüncü haftada branş öğretmenine iletilen konu dördüncü haftada kapanmış; beşinci haftadaki düşüş ise yazılı haftasıyla açıklanıyor. Koçun notu sütunu olmasaydı, beşinci hafta bir gerileme gibi okunurdu.

Rakamların yanına yorum

Rapordaki her rakam, okuyana bir soru sordurur. "Yapıldı yüzdesi neden düştü?", "Anlamadı sayısı neden sıfıra indi?" Bu soruların cevabı haftalık değerlendirme ve koçun notu alanlarındadır. Bu nedenle raporun kalitesi, rapor hazırlandığı gün değil, haftalık kayıtların yazıldığı günler belirlenir.

Yorum yazarken birkaç ilke işe yarar. Her hafta için en az bir cümle yazın; cümle olguya dayansın ve mümkünse bir sonraki adımı göstersin. Olağan dışı haftaları, yani yazılı, tatil, hastalık ya da okul etkinliği haftalarını mutlaka belirtin. Ödev miktarında ya da görüşme gününde bir değişiklik yaptıysanız bunu da yazın; birkaç hafta sonra rakamlar değiştiğinde nedeni orada duracaktır.

Koçun ekranında rapor: Öğrenci Takibi

Apakademia'nın koçluk modülünde koçun kendi öğrenci takibi ekranı, raporun hazır hâlidir. Ekranın üst kısmında Genel Durum yer alır: toplam ödev, yapıldı yüzdesi, koçluk görüşmesi, çalışılan hafta, anlamadı ve kısmen işaretlenen konular ve ortalama puan. Altında hafta hafta faaliyet raporu bulunur; her haftanın değerlendirmesi, koçun notu, hedefi ve ödevleri birlikte görünür. Ayrı bir bölümde de eksikler, yani anlaşılmayan ve tamamlanmayan konular listelenir.

Bu yapının pratik sonucu şudur: koç rapor yazmak için ayrıca zaman ayırmaz. Her hafta ödevi verir, kontrol eder, değerlendirmeyi ve notunu yazar; rapor bu kayıtlardan oluşur. Dönem sonunda yapılacak iş, birikmiş dökümü okuyup üç dört cümlelik bir genel yorum eklemektir. Göstergelerin birlikte nasıl okunduğunu koçlukta öğrenci başarısının ölçülmesi yazısında anlattık.

Yönetici raporu: bütün öğrenciler ve süzgeçler

Yönetici tarafındaki Koçluk Takibi ekranında faaliyet raporu bütün öğrencileri başarı sırasına göre listeler. Bu sırada ödev tamamlama, görüşmeye katılım ve kazanım birlikte değerlendirilir. Liste üç süzgeçle daraltılabilir: arama, tarih aralığı ve sınıf.

Tarih aralığını seçerken raporun amacını düşünün. Dönemin genel durumunu görmek için dönem başından bugüne; ara tatil öncesi bir ara değerlendirme için son altı sekiz haftayı; belirli bir değişikliğin etkisini görmek için de değişiklikten önceki ve sonraki dönemi ayrı ayrı seçin. Bir noktaya dikkat edin: koçluk görüşmeleri haftalık bir plan olarak tutulduğu için tarih süzgeci esas olarak ödevleri daraltır; görüşme bilgisi haftalık plandan okunur. Ekranda bu ayrım ayrıca belirtilir.

Sınıf süzgeci, aynı sınıf düzeyindeki öğrencileri birlikte görmek için kullanışlıdır. Örneğin sekizinci sınıfların tamamına bakmak, sınav hazırlığındaki genel tabloyu gösterir. Arama ise belirli bir öğrencinin sıradaki yerini ve dökümünü hızla bulmak için kullanılır; veli toplantısından önce tek tek öğrencilere bakan bir yönetici için zaman kazandırır.

Paylaşım: PDF, yazdırma ve bağlantı

Faaliyet raporu PDF olarak alınabilir ya da yazdırılabilir. Ayrıca WhatsApp üzerinden paylaşılabilen bir bağlantı oluşturulabilir; bağlantıyı kime göndereceğinize siz karar verirsiniz, gönderim kendiliğinden yapılmaz. Bu kolaylık, raporun yönetim toplantısında ekrana yansıtılmasını ya da başka bir yöneticiye iletilmesini hızlandırır.

Paylaşırken gizlilik kuralını akılda tutun. Birden fazla öğrenciyi içeren rapor kurum içinde kalmalıdır; bir veliye başka öğrencilerin bilgilerini içeren bir bağlantı gönderilmemelidir. Veliyle paylaşım için tek öğrenciye ait haftalık ödev belgesi daha uygun bir araçtır. Veliyle neyin, nasıl paylaşılacağını veliyi koçluk sürecine dahil etme yazısında ele aldık.

Rapor takvimi önerisi

Raporun ne sıklıkla okunacağını önceden belirlemek, kayıtların düzenli tutulmasını da kolaylaştırır. Çoğu kurum için şu düzen işe yarar:

1. Haftalık: Koç kendi öğrencilerinin dökümüne bakar, kontrolü eksik kalan haftaları tamamlar.
2. Aylık: Yönetici bütün öğrencileri listeler, başarı sırasının alt kısmındaki öğrenciler için koçlarla kısa bir görüşme yapar.
3. Dönemlik: Veli toplantısı ya da karne öncesinde her öğrenci için dönemin özeti hazırlanır.

Dönem sonu genel yorumu nasıl yazılır?

Hafta hafta döküm hazır olsa bile, dönem sonunda raporun başına konacak kısa bir genel yorum raporu okunur kılar. Okurların çoğu tabloya bakmadan önce bu birkaç cümleyi okur; bazıları yalnız bunu okur. Bu yüzden genel yorum, dökümün özeti değil, yorumudur.

Dört cümlelik bir çerçeve çoğu öğrenci için yeterlidir:

1. Başlangıç ve bugün: Öğrenci dönemin başında nerede, sonunda nerede?
2. En önemli değişiklik: Dönem içinde yönü değiştiren karar ya da gelişme neydi?
3. Açık kalanlar: Hangi konular ya da alışkanlıklar hâlâ çalışılmayı bekliyor?
4. Sıradaki öncelik: Gelecek dönemin ilk hedefi ne olacak?

Örneğin: "Dönemin ilk haftalarında ödevlerin yarısı yapılıyordu; son altı haftada bu oran belirgin biçimde yükseldi. Değişiklik, akşam çalışma saatinin sabitlenmesi ve cuma günlerinin boşaltılmasıyla başladı. Fizikte iki konu hâlâ açık. Gelecek dönemin ilk hedefi bu konuları kapatmak ve haftalık görüşmeyi aynı günde tutmak." Bu dört cümle, tablonun kendisinden daha hızlı okunur ve bir sonraki koçun ya da yöneticinin işini kolaylaştırır.

Rapor hazırlarken sık yapılan hatalar

• Kontrol işaretlerini girmeden rapor almak. Yapıldı yüzdesi koçun kontrolüne dayandığı için, kontrolü yapılmamış haftalar raporda düşük görünür.
• Serbest ödevleri açıklamasız bırakmak. Kitaba bağlı olmayan ödevlerin ne olduğu kısa ve anlaşılır biçimde yazılmalıdır; aksi hâlde raporda ne yapıldığı anlaşılmaz.
• Tek bir rakamla rapor vermek. "Ortalama puan orta" cümlesi bir dönemi anlatmaz.
• Raporu dönem sonuna bırakmak. Haftalık kayıtları birikmiş bir raporu hafızadan doldurmak hem zordur hem de güvenilmezdir.

Özet

Koçluk faaliyet raporu, haftalık kayıtların düzenli tutulmasıyla kendiliğinden oluşan bir dökümdür. Tarih aralığı, ödev sayısı, yapıldı yüzdesi, görüşme bilgisi, puan ve anlaşılmayan konular raporun omurgasını kurar; değerlendirme ve koçun notu ise rakamlara anlam verir. Rapor PDF ya da yazdırma ile alınır, paylaşılabilir bir bağlantıyla iletilir, ama her okura yalnız onu ilgilendiren bilgi gider. Raporun koç ve yönetici ekranlarındaki görünümünü öğrenci koçluk programı sayfamızda görebilirsiniz.