Görüşme Yoklaması Nasıl Alınır? Geldi, Geç, Gelmedi

Görüşme yoklaması, koçun o günkü görüşme kartlarında her öğrenci için Geldi, Geç ya da Gelmedi işaretlemesidir; okulun yoklamasından ayrı tutulur ve planlanan görüşmenin gerçekten yapılıp yapılmadığını kayda geçirir. Haftalık plan görüşmenin ne zaman olacağını söyler, yoklama ise olup olmadığını. Bu ikisi arasındaki fark kayda geçmediğinde koç, hangi öğrenciyle en son ne zaman konuştuğunu hafızasından hatırlamak zorunda kalır. Aşağıda bireysel koçlukta yoklamanın nasıl alındığını, üç durumun ne anlama geldiğini ve işaretin nerelere yansıdığını anlatıyoruz.

Bireysel koçlukta neden ayrı bir yoklama gerekir?

Okulda yoklama, öğrencinin o gün okulda olup olmadığını gösterir. Bireysel koçlukta ise öğrenciler farklı okullardan gelir ve koçla buluşmaları okul saatlerinin dışında, çoğu zaman akşamüstü ya da hafta sonu olur. Okulun yoklama kaydı koçun işine yaramaz: öğrenci o gün okula gitmiş ama koçluk görüşmesine gelmemiş olabilir, ya da okulu kaçırmış ama akşam görüşmesine gelmiş olabilir.

Bu nedenle görüşme ve etüt yoklaması okulun normal yoklamasından ayrı tutulur. Koçun aldığı yoklama yalnız kendi görüşmelerini ve öğrencilerinin etütlerini kapsar; okulun devamsızlık kaydına yazılmaz, okul yoklaması da onu değiştirmez. Kurumda okul yoklaması da kullanılıyorsa iki kayıt yan yana durur ama birbirine karışmaz.

Ayrı yoklamanın ikinci faydası, plan ile gerçekleşen arasındaki farkı göstermesidir. Haftalık planda örneğin on iki görüşme vardır; ama hafta sonunda kaçının yapıldığını bilmek için yoklama gerekir. Planlanan ile yapılan görüşmenin nasıl izlendiğini ve son görüşme tarihinin neden önemli olduğunu görüşme günlüğü ve son görüşme takibi yazısında ayrıca ele aldık.

Günün kartları: yoklama ekranında neler görünür?

Yoklama, koçun ana sayfasındaki yoklama bölümünde, günün kartları üzerinden alınır. Koç bu bölümü açtığında o güne ait iki tür kart görür:

• Görüşme kartları: koçun koçluk planında o güne düşen görüşmeler. Kartta öğrencinin adı, görüşmenin saati ve "Koçluk görüşmesi" başlığı yer alır.
• Etüt kartları: koçun öğrencilerinin haftalık programına o gün için bir saate yerleştirilmiş etütler. Kart başlığı etüdün dersi ve konusudur; kitaba bağlı olmayan bir iş için serbest ödev yazar.

Kartlar saat sırasıyla dizilir; koç günü baştan sona aynı sırayla takip eder. Bölümün üstündeki sayaç kaç öğrencinin geldiğini, geç kaldığını ve gelmediğini, kaç kartın da hâlâ beklediğini gösterir. Gün sonunda bekleyen sayısına bakmak, yoklaması alınmamış bir kart kalıp kalmadığını anlamanın en hızlı yoludur. Bekleyen kartların hepsini tek seferde Geldi yapan bir düğme de vardır; ama bunu yalnız gerçekten herkesin geldiğinden emin olduğunuzda kullanın, yoksa gelmeyen bir öğrenci geldi görünür.

Görüşme kartları koçun planından geldiği için planın güncel olması önemlidir. Dönem ortasında bir öğrencinin görüşme günü değiştiyse bu değişikliğin plana işlenmesi gerekir; aksi hâlde yoklama ekranı eski günü göstermeye devam eder ve koç gerçekte yapılan görüşmeyi işaretleyecek kartı bulamaz.

Üç durum: Geldi, Geç, Gelmedi

Her kart için üç seçenekten biri işaretlenir. Seçenekler okul yoklamasındakine benzer; ama görüşme söz konusu olduğunda anlamları biraz farklıdır.

Geç işaretinin görüşmeyi yapılmış sayması bilinçli bir tercihtir: öğrenci on beş dakika geç gelse de görüşme kısalarak gerçekleşmiştir ve koç o hafta öğrenciyle konuşmuştur. Gecikmenin ayrıca kayda geçmesi ise tekrar eden bir alışkanlığı fark etmeye yarar. Etütlerde geç kalmayı, dakikanın nasıl yazılacağını ve tekrar eden gecikmede neler yapılabileceğini etüt yoklamasında geç kalan öğrenci yazısında ayrıntılı anlattık.

Gelmedi ya da Geç seçildiğinde, öğrencinin kaydında veli telefonu varsa, WhatsApp'ta veliye yazılmış hazır bir mesaj açılabilir. Mesaj kendiliğinden gitmez; koç metni görür ve göndermek isterse tek tıkla gönderir.

Görüşme yoklaması ne zaman ve nasıl alınmalı?

Görüşme yoklamasının değeri, zamanında alınmasına bağlıdır. Gün sonunda "kimler gelmişti" diye düşünerek alınan yoklama, özellikle yoğun günlerde hatalı olur. Sağlıklı alışkanlık, yoklamayı görüşmenin ilk dakikalarında, öğrenci karşınıza oturduğunda almaktır. Yoklama günün kartları üzerinden alındığı için o gün içinde tamamlanmalıdır; yanlış bir işaret aynı gün içinde doğru durum seçilip yeniden kaydedilerek düzeltilebilir.

Somut bir gün üzerinden bakalım. Bir koçun salı günü programında dört görüşme ve öğrencilerine ait üç etüt olsun; yoklama ekranında yedi kart görünür:

1. 16.00 görüşmesi: öğrenci zamanında geldi; Geldi işaretlenir.
2. 16.00 etüdü (Matematik, Üslü sayılar): başka bir öğrenci etüt odasına zamanında geldi; Geldi işaretlenir.
3. 16.45 görüşmesi: öğrenci on iki dakika geç geldi; Geç seçilir ve dakika alanına 12 yazılır.
4. 17.30 etüdü (Fen Bilimleri): öğrenci gelmedi; Gelmedi seçilir ve veliye hazır mesaj açılır.
5. 17.30 görüşmesi: öğrenci zamanında geldi; Geldi işaretlenir.
6. 18.15 etüdü (Türkçe, Paragraf): öğrenci geldi; Geldi işaretlenir.
7. 18.15 görüşmesi: öğrenci önceden haber verip görüşmeyi ertelemişti. Gelmedi işaretlenir; durum zaten bilindiği için veliye mesaj gerekmez, telafi görüşmesi koçun notuna yazılır.

Gün sonunda sayaç yedi kartın yedisinin de alındığını, beş öğrencinin geldiğini, birinin geç kaldığını ve birinin gelmediğini gösterir. Bu tablo koça iki iş bırakır: ertelenen görüşmenin telafisini planlamak ve etüde gelmeyen öğrencinin nedenini öğrenmek.

İşaret nereye yansır?

Görüşme yoklaması yalnız o günün kaydı değildir; işaret koçluk sürecinin başka yerlerine de taşınır:

• Görüşme kaydı: Geldi ve Geç görüşmeyi yapılmış, Gelmedi yapılmamış olarak işaretler. Görüşme kartının rengi ve görüşme sayaçları bu işarete göre güncellenir; koçun ayrıca görüşme günlüğünü işaretlemesi gerekmez.
• Son görüşme takibi: yapılan görüşmeler öğrencinin son görüşmesinin ne zaman olduğunu belirler. Son görüşmesi yedi günü geçen öğrenci listede uyarı rengiyle öne çıkar; gelmeyen öğrencinin rengi de bu yüzden bir süre sonra değişir.
• Yönetici görünümü: merkez yöneticisi Koçluk Takibi ekranındaki koç kartlarında haftalık görüşme sayısını, yapılan ve gelinmeyen görüşmeleri rozet olarak görür.

Bu yansımalar yoklamayı bir formalite olmaktan çıkarır. Koç işaretlemeyi atlarsa yalnız kendi kaydı eksik kalmaz; yöneticinin gördüğü tablo da gerçeği yansıtmaz.

Merkezde ortak yoklama kuralları belirleyin

Birden fazla koçun çalıştığı bir merkezde aynı durum farklı koçlar tarafından farklı işaretlenebilir. Bir koç beş dakika geç geleni Geç sayar, diğeri on beş dakikaya kadar Geldi der. Bir koç ertelenen görüşmeyi Gelmedi işaretler, diğeri kartı boş bırakır. Bu farklar küçük görünür; ama ay sonunda koçların görüşme sayıları ve gecikme kayıtları yan yana konduğunda tablo anlamını yitirir.

Bunu önlemenin yolu, dönem başında birkaç ortak kuralı yazılı hâle getirmektir:

• Gecikme sınırı: kaç dakikaya kadar Geldi, kaç dakikadan sonra Geç işaretlenecek? Örneğin "beş dakikaya kadar Geldi, sonrası Geç ve dakikası yazılır" gibi tek bir cümle yeterlidir.
• Ertelenen görüşme: önceden haber verilip ertelenen görüşme nasıl işaretlenecek ve telafisi nereye not edilecek?
• Yoklamayı kim alır: her koç kendi görüşmelerinin ve kendi öğrencilerinin etütlerinin yoklamasını alır; koçun izinli olduğu bir günde görüşmelerin nasıl işaretleneceği önceden konuşulmalıdır.
• Veliye bilgi: hangi durumda hazır mesaj gönderilecek, hangi durumda gerek görülmeyecek?

Bu kurallar bir kez konuşulduğunda yoklama kişiden kişiye değişen bir alışkanlık olmaktan çıkar, merkezin ortak dili hâline gelir. Yeni başlayan bir koça da ilk gün bu dört maddeyi vermek, onun yoklamayı diğerleriyle aynı biçimde almasını sağlar.

Gelmeyen öğrenciyle sonrasında ne yapılmalı?

Tek bir Gelmedi işareti çoğu zaman bir aksiliktir: hastalık, okulda uzayan bir sınav, ulaşım sorunu. Bu durumda telafi görüşmesi planlamak ve nedeni koçun notuna kısa bir cümleyle yazmak yeterlidir. Asıl dikkat isteyen, aynı öğrencinin birkaç hafta içinde tekrar gelmemesidir. Tekrar eden devamsızlık, görüşme saatinin öğrenciye uymadığını, öğrencinin süreçten uzaklaştığını ya da evde bir değişiklik olduğunu gösterebilir.

Tekrar eden devamsızlıkta veliyle konuşmak, görüşme saatini öğrencinin ders programına göre yeniden değerlendirmek ve öğrenciyle süreci birlikte gözden geçirmek gerekir. Bu adımları koçluk görüşmesine gelmeyen öğrenci yazısında; veliye gönderilecek mesajın tonunu ve zamanlamasını da veliye WhatsApp mesajı yazısında anlattık.

Görüşme yoklamasında sık yapılan hatalar

• Yoklamayı gün sonuna bırakmak: yoğun günlerde kim geldi, kim geç kaldı karışır.
• Geç yerine Geldi işaretlemek: görüşme sayısı doğru kalır ama tekrar eden gecikme görünmez olur.
• Ertelenen görüşmenin kartını boş bırakmak: sayaç eksik görünür, telafi unutulur.
• Okul yoklamasıyla karıştırmak: öğrencinin okulda olmaması, koçluk görüşmesine gelmediği anlamına gelmez; iki kayıt ayrı okunmalıdır.
• Veli telefonunu kayda girmemek: Gelmedi işaretinden sonra veliye hazır mesaj açılmaz, bilgi akışı gecikir.

Yoklamadan düzenli bir görüşme kaydına

Görüşme yoklaması, koçun gününe birkaç tıklama ekler; karşılığında haftalık planın gerçekte nasıl yürüdüğünü gösteren bir kayıt bırakır. Kim düzenli geliyor, kim geç kalıyor, kimin görüşmesi bir haftadır yapılamadı sorularının cevabı bu kayıttadır. Görüşme planlama, yoklama ve veli iletişimini okul dışından çalışan koçlar için tek panelde toplayan yapıyı bireysel koçluk programı sayfasında inceleyebilirsiniz.