Koçluk Yazılımı Seçerken Sorulacak Sorular

Bir koçluk yazılımı seçerken özellik listesine değil, haftalık işinizin yazılımda nasıl aktığına bakmalısınız: öğrencinin okul ders programı nasıl giriliyor, görüşmeler nasıl planlanıyor, ödev ve kontrol nasıl ayrılıyor, yoklama ve veli bilgisi nasıl yürüyor, öğrenci ne görüyor ve verileriniz kimin elinde? Bu yazıdaki on soru, satıcıyla yapılacak görüşmede ve deneme sürecinde bu akışı sınamak için hazırlandı.

Koçluk yazılımlarının tanıtım ekranları birbirine benzer: renkli bir pano, öğrenci listesi, birkaç grafik. Fark günlük işte ortaya çıkar. Pazartesi sabahı yirmi öğrencinin haftalık paketini hazırlarken, salı akşamı gelmeyen bir öğrencinin velisine haber verirken ya da dönem ortasında okul programı değişen beş öğrencinin görüşmelerini yeniden düzenlerken yazılımın size zaman mı kazandırdığı, yoksa iş mi çıkardığı belli olur. Bu yazı, o farkı satın almadan önce görmenize yardım edecek soruları sıralıyor.

Seçime başlamadan önce: kendi haftanızı yazın

Değerlendirmeye en sağlam başlangıç, kendi haftanızı kağıda dökmektir. Bir koçun tipik haftasında hangi işler var, hangi sırayla yapılıyor, hangisi en çok zaman alıyor? Örneğin şöyle bir liste çıkabilir:

• Yeni öğrencinin kaydı ve okul programının alınması
• Haftalık görüşme planının hazırlanması
• Haftalık ödev paketlerinin verilmesi
• Ödevlerin kontrolü ve not yazılması
• Görüşme ve etüt yoklaması, veliye haber
• Ay sonu veli görüşmeleri ve yönetici raporu

Bu liste, satıcıya soracağınız soruların da sırasıdır. Bir koçluk yazılımının sizin için uygun olup olmadığı, bu listedeki en çok zaman alan iki üç işi ne kadar kolaylaştırdığıyla anlaşılır. Okul içindeki koçluk ile okul dışındaki bireysel koçluğun ihtiyaçları da farklıdır; ikincisinde öğrenciler farklı okullardan geldiği için okul programının alınması çok daha belirleyici bir iştir.

Planlama ile ilgili sorular

1. Öğrencinin okul ders programı sisteme nasıl giriyor?

Bireysel koçlukta en sık zaman kaybı burada yaşanır. Sorun: programı yalnız elle mi giriyorsunuz, yoksa bir şablonla, programın fotoğrafıyla ya da PDF'iyle de aktarabiliyor musunuz? Aktarımdan sonra tanınamayan hücreler nasıl gösteriliyor, siz onaylamadan kayıt değişiyor mu? Öğrenci kendi programını kendisi girebiliyor mu? Demoda kendi öğrencilerinizden birinin gerçek programıyla deneyin; düzgün taranmış bir örnekle değil, telefonla çekilmiş sıradan bir fotoğrafla.

2. Görüşme planı nasıl hazırlanıyor?

Koçun müsait saatleri, öğrencinin okul saatleri ve görüşme sıklığı birlikte hesaba katılıyor mu? Öğrencinin dersi olan saatler planlamada dolu sayılıyor mu? Bir saatte kaç öğrenci alınacağı, haftada birden fazla görüşmesi olan öğrencinin görüşmeleri arasında kaç gün olacağı belirlenebiliyor mu? Plan taslak olarak hazırlanıp sonra yayına alınabiliyor mu, yoksa her değişiklik anında öğrencilere mi yansıyor? Bu konunun ayrıntıları için koçluk saatleri ve okul saatleri yazısına bakabilirsiniz.

3. Merkezin kendi saat dilimleri tanımlanabiliyor mu?

Koçluk merkezleri okul saatleriyle değil, kendi saatleriyle çalışır: okul çıkışından sonraki akşam dilimleri, hafta sonu sabahları. Yazılım bu dilimleri başlangıç ve bitiş saatleriyle, sizin düzeninize göre tanımlamanıza izin veriyor mu? Sabit bir okul saati şablonuna sıkışan bir yazılım, akşam saatlerinde çalışan bir merkez için sürekli uyum sorunu çıkarır.

Ödev ve takip soruları

4. Ödev nasıl veriliyor; kitap ve konuya bağlanabiliyor mu?

Ödev ders, kitap, ünite ve konu düzeyinde verilebiliyor mu? Kitaba bağlı olmayan serbest bir ödev yazılabiliyor mu? Aynı ödevi birden fazla öğrenciye tek seferde verebiliyor musunuz? Haftalık paket mantığı var mı, eski haftalar nerede duruyor? Kütüphane ve konu listesi toplu olarak yüklenebiliyor mu, yoksa yüzlerce konuyu tek tek mi gireceksiniz?

5. Öğrencinin beyanı ile koçun kontrolü ayrı tutuluyor mu?

Öğrenci kendi ödevini işaretleyebiliyor mu? Koçun değerlendirmesi öğrencinin beyanının üzerine mi yazılıyor, yoksa ikisi ayrı ayrı mı saklanıyor? Bu ayrım küçük görünür ama koçluğun önemli bir bilgisini taşır: öğrencinin kendi işini nasıl gördüğü ile gerçekte ne yapıldığı arasındaki fark.

6. Görüşme ve etüt yoklaması nasıl alınıyor?

Yoklamada geldi ve gelmedi dışında geç kalma kaydedilebiliyor mu, kaç dakika geç kalındığı yazılabiliyor mu? Koçluk yoklaması, varsa kurumun genel yoklamasından ayrı tutuluyor mu? Yoklama telefondan, görüşme saatinde birkaç dokunuşla alınabiliyor mu? Yoklamanın ayrıntıları için görüşme yoklaması yazısına göz atabilirsiniz.

Öğrenci ve veli tarafı

7. Öğrenci neyi, nereden görüyor?

Öğrenci bu haftanın ödevini, ders programını ve etütlerini, görüşme saatlerini ve kitaplarını tek yerde görebiliyor mu? Telefondan rahat kullanılabiliyor mu; bir uygulama mağazasından mı indiriliyor, tarayıcıdan mı açılıyor? Yeni ödev ya da plan değişikliği olduğunda öğrenciye bildirim gidiyor mu? Demoda öğrenci hesabıyla da giriş yapın ve bir ödevi telefondan işaretlemeyi deneyin.

8. Veliye haber verme nasıl işliyor?

Gelmeyen ya da geç kalan öğrencinin velisine bilgi nasıl ulaşıyor? Mesaj kendiliğinden mi gidiyor, yoksa koç görüp mi gönderiyor? İki yaklaşımın da artıları ve eksileri vardır: kendiliğinden giden mesaj hız kazandırır ama yanlış bir yoklama kaydında veliye yanlış bilgi ulaştırabilir; koçun gönderdiği mesaj ise tonu ve zamanı koçun kontrolünde tutar. Hangisini tercih ettiğinizi bilin ve yazılımın buna uyup uymadığını sorun. Veli için ayrı bir uygulama olup olmadığını da öğrenin; varsa velinin neyi gördüğünü, yoksa bilginin veliye hangi kanaldan ulaştığını netleştirin.

Yönetim ve veri soruları

9. Yönetici koçları nasıl izliyor?

Birden fazla koçla çalışıyorsanız yöneticinin her koçun öğrenci sayısını, haftalık görüşmelerini ve açık ödevlerini tek ekranda görüp göremediğini sorun. Öğrencilerin koçlara dağıtımı nasıl yapılıyor, bir koç ayrıldığında öğrencileri nasıl devrediliyor? Yönetici aynı zamanda koçluk yapıyorsa kendi öğrencilerini de aynı yerden takip edebiliyor mu? Raporlar PDF olarak alınabiliyor ya da paylaşılabiliyor mu?

10. Veriler kimin, nerede ve sözleşme bitince ne oluyor?

Öğrenci bilgileri, veli telefonları ve koç notları kişisel veridir. Verilerin nerede saklandığını, kimlerin erişebildiğini, koçların yalnız kendi öğrencilerini mi gördüğünü sorun. Sözleşme sona erdiğinde verilerinizi hangi biçimde alabileceğinizi ve verilerin ne zaman silineceğini yazılı olarak öğrenin. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülükler için güncel kurallara resmî kaynaklardan bakılmalıdır; satıcının bu konudaki açıklamalarını da sözleşmenin bir parçası olarak isteyin.

Demoda nasıl test edilir?

Satıcının hazırladığı örnek verilerle yapılan bir demo, yazılımın en rahat hâlini gösterir. Asıl sınav, kendi verinizle yapılan denemedir. Aşağıdaki senaryolar bu amaçla kullanılabilir:

Her senaryoda süreyi not edin. İki yazılımı karşılaştırırken "hangisinde daha çok özellik var?" yerine "bu altı iş hangisinde daha az zaman aldı?" sorusu daha sağlam bir karar verdirir.

Cevapları değerlendirmek: dikkat edilecek işaretler

Satıcının cevapları kadar cevap verme biçimi de bilgi verir. Şu işaretler daha dikkatli bakmayı gerektirir:

• "Her şey otomatik" gibi genel cevaplar; neyin otomatik olduğu, neyi sizin onayladığınız belirsizse sorun.
• Hiç sorun çıkmayacağına dair kesin vaatler; özenli bir yazılım uyarır ve bilgilendirir, ama kararın bir kısmı her zaman sizde kalır.
• Sorulan bir özellik için "yakında gelecek" cevabı; bugün kullanamadığınız bir özelliğe göre karar vermeyin.
• Kendi verinizle deneme imkânı tanınmaması.
• Verilerin sözleşme sonunda nasıl teslim edileceğine dair belirsizlik.
• Kurulum ve destek sürecinin kim tarafından, ne kadar süre verileceğinin netleşmemesi.

Ders programı yazılımı seçimi için hazırladığımız ders programı yazılımı seçerken sorulacak sorular yazısındaki ilkelerin bir kısmı koçluk yazılımı için de geçerlidir; özellikle veri hazırlığı ve deneme süreci konusunda.

Apakademia bu sorulara nasıl cevap veriyor?

Kendi cevaplarımızı kısaca paylaşalım. Apakademia'nın Bireysel Koçluk modülünde öğrencinin okul programı hücreye yazarak, Excel şablonuyla ya da programın fotoğrafı, ekran görüntüsü veya PDF'i seçilerek girilir; tam tanınamayan hücreler işaretlenir ve kayıt yapılmadan hiçbir şey değişmez. Bu saatler görüşme ve etüt planlamasında dolu sayılır. Görüşme planı beş adımlı bir sihirbazla hazırlanır, otomatik yerleştirilir ve taslak, aktif ya da arşiv olarak tutulur; merkez kendi saat dilimlerini tanımlar.

Ödev ders, kitap, ünite ve konuya bağlı ya da serbest olarak verilir; öğrencinin beyanı ile koçun kontrolü ayrı tutulur. Yoklama Geldi, Geç ve Gelmedi olarak alınır; Gelmedi ya da Geç seçildiğinde WhatsApp'ta veliye hazır bir mesaj açılır ve mesajı koç gönderir. Öğrenci paneli telefondan da açılır ve uygulama gibi kullanılır. Yönetici koç kartlarını, panoları ve faaliyet raporunu görür. Koçun öğrencilerini nasıl takip ettiğini eğitim koçu öğrenci takibi yazısında ayrıntılı anlattık.

Sonuç

Koçluk yazılımı seçimi, en uzun özellik listesini bulmak değil, kendi haftanızın en çok zaman alan işlerini en az adımda yapan aracı bulmaktır. On soruyu satıcıya sorun, cevapları kendi verinizle sınayın ve süreyi ölçün. Apakademia'nın bu sorulara verdiği cevapları kendi öğrencilerinizle denemek için Bireysel Koçluk programı sayfasını inceleyebilirsiniz.