Görüşme Saatleri Ders Saatine Denk Gelmeden Nasıl Planlanır?

Koçluk görüşme saatleri, öğrencinin ders programındaki dolu saatler baştan kapalı sayılarak planlandığında görüşmeler derse denk gelmez ve öğrenci her hafta aynı dersten çıkmak zorunda kalmaz. Bunun için üç bilginin aynı yerde görünmesi gerekir: öğrencinin hangi saatlerde derste olduğu, rehberin hangi saatlerde müsait olduğu ve ikisinin kesiştiği boş saatler. Kesişim yeterli değilse öğle arası, okul sonrası ve etüt saatleri gibi seçenekler devreye girer.

Bu konu küçük bir ayrıntı gibi görünse de koçluğun okulda nasıl karşılandığını doğrudan etkiler. Görüşmeler yüzünden öğrencilerinin derslerinden sık sık çıktığını gören branş öğretmenleri koçluğa mesafeli durur; öğrenciler de görüşmeyi "dersten kaçma fırsatı" ya da "dersi kaçırma bedeli" olarak görmeye başlar. Bu yazıda görüşme saatlerini ders saatlerine denk getirmeden planlamanın yollarını, hangi zaman dilimlerinin görüşmeye uygun olduğunu ve dersten çıkmanın kaçınılmaz olduğu durumların nasıl yönetileceğini ele alıyoruz.

Görüşme derse denk geldiğinde ne olur?

Basit bir hesapla başlayalım. Bir öğrencinin haftalık koçluk görüşmesi her salı 3. saatte, Matematik dersinin içinde yapılıyor olsun. Görüşme yirmi dakika sürüyor. On altı haftalık bir dönemde öğrenci toplam 320 dakika, yani kırk dakikalık sekiz ders saatine denk gelen Matematik süresini kaçırır. Üstelik bu kayıp her seferinde dersin bir parçasından gelir; öğrenci konunun girişini ya da toparlandığı son dakikaları kaçırır, bağlantıyı yitirir. Koçluğun düzeltmeye çalıştığı akademik eksik, koçluğun kendisi yüzünden büyür.

Sorun yalnız öğrencide değildir. Ders öğretmeni her hafta aynı öğrencinin sınıftan çıktığını görür, konu anlatımı bölünür. Aynı derste birden fazla öğrencinin görüşmesi varsa sınıfın düzeni de etkilenir. Branş öğretmenlerinin koçluğa desteği, koçluğun derslere saygı göstermesine bağlıdır.

Öğrencinin dolu saatlerini bilmek

Görüşmeyi derse denk getirmemenin ilk şartı, öğrencinin hangi saatte derste olduğunu bilmektir. Bu, sınıfın ders programına bakmakla başlar ama orada bitmeyebilir. Seçmeli derslerde aynı sınıftaki öğrenciler farklı derslere dağılabilir; bazı öğrencilerin okul içinde etüt ya da kulüp saatleri vardır. Rehberin bu bilgileri her öğrenci için ayrı ayrı hatırlaması beklenemez.

Apakademia'da ders programı ve koçluk aynı sistemde durduğu için, koçluk görüşmesi planlanırken öğrencinin ders saatleri dolu sayılır. Görüşme planlama sihirbazının ön yerleşim adımında öğrencinin dersi olan saatler kapalı görünür; rehber bir görüşmeyi elle sabitlemek istediğinde görüşmeyi bu saatlere değil, açık saatlere bırakır. Görüşmeler otomatik yerleştirilirken de bu saatler kullanılmaz. Böylece görüşme saatleri, rehberin hafızasına değil, programın kendisine dayanır.

Görüşmeye uygun saatler hangileri?

Öğrencinin ders saatleri çıkarıldığında geriye kalan zaman dilimleri okuldan okula değişir. Yaygın seçenekler şunlardır:

Öğrencinin boş ders saati

Bazı sınıfların haftalık programında boş saatler bulunur; seçmeli ders almayan öğrenciler için de o saatler boşluk olabilir. Bu saatler görüşme için en doğal seçenektir; öğrenci okul içindedir ve ders kaçırmaz.

Teneffüs ve öğle arası

Kısa bir hatırlatma ya da ödev sorusu için teneffüs, daha uzun bir görüşme için öğle arası kullanılabilir. Ancak öğrencinin yemek ve dinlenme zamanını her hafta görüşmeye ayırmak sürdürülebilir değildir. Öğle arası görüşmelerini haftanın tek bir gününe sınırlamak dengeli bir yoldur.

Okul sonrası

Ders bitiminden sonraki ilk saat, birçok okulda koçluk için kullanılır. Öğrenci için ders kaybı yoktur, ama servis saati, kurs ve spor gibi uğraşlar hesaba katılmalıdır. Servisle eve dönen öğrenci için okul sonrası görüşme pratikte mümkün olmayabilir.

Etüt saatleri

Okulda etüt uygulaması varsa, etüt saatinin bir bölümü koçluk görüşmesine ayrılabilir. Öğrenci etüt yaparken sırayla görüşmeye alınır; böylece hem çalışma hem görüşme aynı zaman diliminde yürür.

Hangi seçenek kullanılırsa kullanılsın, aynı öğrenci için haftadan haftaya aynı zaman dilimini korumak işe yarar. Her hafta farklı bir saatte yapılan görüşme, öğrencinin hatırlamasını zorlaştırır ve gelmeme oranını artırır. Öğrenci "Benim görüşmem salı öğle arası" diyebildiğinde, görüşme saatleri haftanın sabit bir parçası olur.

Rehberin saatleriyle kesişimi bulmak

Öğrencinin boş saatleri tek başına yetmez; o saatte rehberin de müsait olması gerekir. Rehber öğretmenin kendi dersleri, nöbetleri ve toplantıları vardır. İki takvimin kesişimi, beklenenden dar çıkabilir.

Örneğin rehberin haftada 14 boş saati olsun. 12-B sınıfının boş saati ise haftada yalnız 2 tane ve bunlardan biri rehberin nöbet saatine denk geliyor. Bu durumda 12-B'deki altı öğrencinin görüşmesi için tek bir okul içi saat kalır; bir ders saatinde iki öğrenci görülse bile yalnız ikisi bu saate sığar. Geri kalan dört öğrenci için okul sonrası ya da öğle arası seçenekleri düşünülmelidir. Böyle bir kesişim sorunu, planın gerçek kapasitesini kâğıt üzerindeki sayıdan daha düşük yapar; bunun hesabını görüşme kapasitesi yazısında ayrıntılı anlattık.

Kesişimi genişletmenin bir yolu da öğrenci dağıtımıdır. Bir rehberin öğrencileri tek bir sınıftan geliyorsa, o sınıfın ders saatleri rehberin bütün öğrencileri için aynı anda kapalı olur. Öğrencilerin farklı sınıflardan gelmesi, bir sınıfın derste olduğu saatte başka bir sınıfın boş olması anlamına gelir ve görüşme saatleri için daha fazla seçenek bırakır.

Dersten çıkmak zorunluysa: izin kültürü

Bazen hiçbir boş saat yetmez ve görüşmenin bir ders saatine denk gelmesi kaçınılmaz olur. Bu durumda yapılabilecek en doğru şey, bunu bir kural değil istisna olarak ele almak ve ders öğretmeniyle açık bir anlaşma kurmaktır.

• Önceden haber verin: Öğrencinin hangi gün, hangi dersten, ne kadar süreyle çıkacağı ders öğretmenine önceden bildirilmelidir.
• Dersi döndürün: Görüşme her hafta aynı derse değil, farklı derslere denk gelecek şekilde döndürülürse tek bir dersteki kayıp azalır.
• Sınav ve yeni konu günlerinden kaçının: Yazılı sınav günü ya da yeni bir ünitenin ilk dersi görüşme için uygun değildir.
• Süreyi kısa tutun: Ders içinden yapılan görüşme, rutin görüşmeden daha kısa ve odaklı olmalıdır.
• Öğrenciyi sorumlu tutun: Kaçırılan dersin notlarını tamamlamak öğrencinin görevidir; bu da koçluk ödevinin bir parçası olabilir.

İzin kültürünün temeli karşılıklı saygıdır. Rehberin branş öğretmenine "Bu öğrenciyi bu ay iki kez sizin dersinizden alacağım, uygun olmayan bir gün var mı?" diye sorması, öğretmenin koçluğu kendi işine bir müdahale değil, ortak bir çaba olarak görmesini sağlar.

Sınav haftaları ve özel günler

Ders saatleri kadar okul takviminin özel günleri de görüşme saatlerini etkiler. Yazılı sınav haftalarında öğrenciler boş saatlerini sınava çalışmaya ayırmak ister; görüşmeyi o hafta kısa tutmak ya da sınavın bittiği güne kaydırmak daha yerinde olur. Okul gezileri, törenler, sportif yarışmalar ve veli toplantısı günleri de planlı görüşmelerin yapılamadığı günlerdir. Bu günleri dönem başında takvime işlemek, kaçan görüşmeleri önceden tahmin etmeyi ve telafiyi planlamayı kolaylaştırır.

Öğrencinin kendi haftasını görmesi

Görüşme saatinin derse denk gelmemesi kadar, öğrencinin bu saati kendi haftası içinde görmesi de önemlidir. Koçluk modülünde öğrencinin Koçluğum sayfasında haftalık ders programı, etüt kutuları ve haftalık koçluk programındaki görüşmeler birlikte durur. Öğrenci hangi gün hangi derste olduğunu, hangi boş saatine etüt konduğunu ve görüşmesinin ne zaman olduğunu tek bir yerde görür. Bu bütünlük, öğrencinin okul sonrası uğraşlarını görüşme ve etüt saatlerine göre ayarlamasını kolaylaştırır.

Kritik görüşmeleri ön yerleşimle sabitlemek

Bazı görüşmelerin yeri baştan bellidir: velinin katılacağı bir görüşme, yeni gelen bir öğrencinin tanışma görüşmesi ya da yalnız belli günlerde okulda kalabilen bir öğrenci. Bu görüşmeler plan oluşturulmadan önce ön yerleşim adımında sürükle-bırak ile ızgaraya konur. Öğrencinin ders saatleri bu ekranda da kapalı göründüğü için sabitleme sırasında bir derse denk getirme riski baştan görülür. Geri kalan görüşmeler ise sabitlenenlerin etrafına otomatik yerleştirilir. Planlama adımlarının tamamını koçluk görüşmesi nasıl planlanır yazısında anlattık.

Dönem ortasında ders programı değişirse

Okulun ders programı dönem içinde değişebilir: yeni bir öğretmen gelir, bir dersin saati kayar, seçmeli gruplar yeniden düzenlenir. Bu durumda daha önce boş olan bir saat dolu hâle gelebilir. Ders programı değiştiğinde koçluk planının da gözden geçirilmesi gerekir. Yeni bir taslak plan oluşturup güncel ders saatlerine göre kontrol etmek, eski planın fark edilmeden derse denk gelmeye başlamasını önler. Okulun ders programındaki dönem içi değişikliklerin nasıl yönetileceğini dönem ortasında ders programı değişikliği yazısında ele aldık.

Sonuç

Görüşme saatlerini ders saatlerine denk getirmemek, koçluğun okul içinde kabul görmesinin ön şartıdır. Öğrencinin dolu saatleri baştan bilindiğinde, rehberin müsaitliğiyle kesişim doğru hesaplandığında ve istisnalar ders öğretmeniyle konuşularak yönetildiğinde koçluk derslerle yarışan değil, onları tamamlayan bir uygulama olur. Koçluk görüşmelerinin ders programıyla birlikte nasıl planlandığını görmek için öğrenci koçluk programı sayfamızı inceleyebilirsiniz.