Koçluk Görüşmesi Nasıl Planlanır?

Koçluk görüşmesi planlamak, rehberin müsait olduğu saatlerle öğrencilerin boş saatlerini eşleştirip her öğrenciye haftalık görüşme sıklığı kadar yer bulmaktır. Bu iş beş soruya verilen cevaplarla yapılır: rehber hangi saatlerde müsait, bir saatte kaç öğrenci görülecek, hangi öğrenci haftada kaç kez gelecek, sıralamada hangi tercihler geçerli ve hangi görüşmeler baştan belli bir saate sabitlenecek?

Bu soruların her biri tek başına basittir. Zorluk, hepsinin aynı anda geçerli olmasından doğar. Otuz öğrencisi olan bir rehberin haftalık planını elle hazırlarken bir öğrencinin saatini değiştirmek çoğu zaman bir başkasınınkini de değiştirmeyi gerektirir. Bu yazıda koçluk görüşmesi planlamanın adımlarını kullanıcı gözünden ele alıyor, elle planlamayla karşılaştırıyor ve planı yayına almadan önce nelere bakılması gerektiğini anlatıyoruz.

Planlamadan önce hazır olması gerekenler

İyi bir plan, eksiksiz bilgiyle başlar. Planlamaya oturmadan önce şunların elinizde olduğundan emin olun:

• Rehberin haftalık programı: Ders, nöbet, toplantı ve sabit idari işler. Görüşmeye ayrılabilecek saatler bunların dışında kalanlardır.
• Öğrenci listesi: Koçluk alacak öğrenciler ve sınıfları.
• Öğrencilerin ders programı: Hangi saatte hangi derste oldukları. Görüşmenin derse denk gelmemesi için bu bilgi şarttır.
• Görüşme sıklığı: Her öğrencinin haftada kaç görüşmeye ihtiyacı olduğu.
• Tarih aralığı: Planın hangi tarihten hangi tarihe kadar geçerli olacağı; örneğin dönem başından ara tatile kadar.

Bu bilgilerden biri eksikse plan ya hiç oturmaz ya da kâğıt üzerinde oturup uygulamada bozulur. Özellikle rehberin kendi programındaki sabit işler, örneğin her çarşamba yapılan zümre toplantısı, ilk planlamada en sık unutulan ayrıntıdır.

Elle planlamanın zorluğu

Örnek bir durum düşünelim. Rehberin haftada 12 ders saati boş. Bir ders saatinde iki öğrenciyle görüşebiliyor, yani kâğıt üzerinde haftada 24 görüşme kapasitesi var. Koçluk listesinde 20 öğrenci bulunuyor; bunlardan dördü sınav sınıfında ve haftada iki kez görülmesi gerekiyor. Toplam ihtiyaç 24 görüşme, kapasite de 24. İlk bakışta plan tam oturuyor.

Ancak rehberin boş olduğu 12 saatin her birinde öğrencilerin bir kısmı derste. Salı 4. saatte rehber boş ama 11-A sınıfı Fizik dersinde; o saat 11-A'daki öğrenciler için kapalı. Haftada iki görüşmesi olan öğrencinin görüşmeleri aynı güne ya da art arda günlere düşmemeli. Aynı sınıftan üç öğrencinin ardı ardına gelmesi istenmiyor. Elle yapılan planda bu tercihlerin her birini aynı anda gözetmek, kâğıt üzerinde saatlerce silip yeniden yazmak anlamına gelir. Sonunda bir iki öğrenci "bir yere sıkıştırılır" ve plan ikinci haftada bozulur.

Adım 1: Bilgiler

Apakademia'nın koçluk modülünde görüşme planı beş adımlı bir sihirbazla hazırlanır. İlk adımda planın adı ve tarih aralığı girilir; ardından rehberin haftalık müsaitlik ızgarası doldurulur. Izgarada rehberin müsait olmadığı saatler kapatılır. Aynı adımda bir ders saatinde kaç öğrenciyle görüşüleceği belirlenir. Bu sayı, planın toplam kapasitesini doğrudan etkiler; kırk dakikalık bir ders saatinde iki öğrenci, yirmi dakikalık görüşmeler anlamına gelir.

Adım 2: Öğrenciler

İkinci adımda her öğrencinin haftalık görüşme sıklığı belirlenir. Ara sınıftaki bir öğrenci için haftada bir görüşme yeterliyken, sınav dönemindeki bir öğrenci için iki görüşme seçilebilir. Sıklık birden fazlaysa görüşmeler arasında kaç gün bırakılacağı da girilir; böylece iki görüşme pazartesi ve salı gibi art arda günlere düşmez. Sıklığın nasıl seçileceğini koçluk görüşmesi sıklığı yazısında ayrıntılı anlattık.

Adım 3: Koşullar

Üçüncü adımda sıralamaya dair tercih yapılır: aynı sınıftan öğrenciler peş peşe gelsin mi, gelmesin mi? Peş peşe gelmeleri, sınıfın ortak boş saatini verimli kullanmayı sağlar; gelmemeleri ise aynı sınıftan aynı zaman diliminde çok sayıda öğrencinin eksilmesini önler. Hangi durumda hangisinin seçileceğini görüşme sıralaması yazısında ele aldık.

Adım 4: Ön yerleşim

Bazı görüşmelerin yeri baştan bellidir. Örneğin velinin de katılacağı bir görüşme perşembe son saate, yeni gelen bir öğrencinin ilk görüşmesi pazartesi ilk boş saate konmak istenebilir. Ön yerleşim adımında bu görüşmeler sürükle-bırak ile ızgaraya yerleştirilir. Öğrencinin dersi olan saatler burada kapalı görünür; böylece sabitlenen bir görüşmenin yanlışlıkla ders saatine konması baştan önlenir. Ders saatleriyle ilgili ayrıntıyı görüşme saatleri ders saatine denk gelmeden nasıl planlanır yazısında bulabilirsiniz.

Adım 5: Oluştur

Son adımda girilen bilgilerin özeti görünür: kaç öğrenci, toplam kaç görüşme ihtiyacı, rehberin kaç saati açık. İhtiyaç kapasiteyi aşıyorsa kapasite uyarısı çıkar. Bu uyarı, planı oluşturmadan önce durup düşünmek için bir fırsattır: müsaitliği genişletmek, bir ders saatinde görülen öğrenci sayısını artırmak ya da bazı öğrencilerin sıklığını azaltmak gerekebilir.

Oluştur düğmesine basıldığında görüşmeler otomatik yerleştirilir. Öğrencilerin ders saatleri dolu sayılır, rehberin müsaitliği ve bir ders saatine girilen öğrenci sayısı aşılmaz, sıklık ve aradaki gün tercihleri gözetilir. Ortaya çıkan plan önce taslak olarak kaydedilir; öğrencilere henüz bir şey gitmez.

Elle planlama ile sihirbazı karşılaştırmak

Plan oluştuktan sonra

Taslak plan, yayına alınmadan önce gözden geçirilmelidir. Görüşmelerin günlere dağılımına bakın: tek bir güne yığılma var mı? Rehberin aynı gün üst üste beş saat görüşme yapması gerçekçi mi? Kritik öğrenciler uygun saatlere düşmüş mü? Gözden geçirme bittikten sonra plan aktif hâle getirilir ve öğrencilere görüşme saatleri uygulama bildirimiyle gider. Öğrenci görüşmesini Koçluğum sayfasındaki haftalık koçluk programında da görür. Taslak, aktif ve arşiv ayrımını koçluk planı taslaktan yayına nasıl alınır yazısında ayrıntılı ele aldık.

Planlamada küçük ama etkili ipuçları

• Müsaitliğe pay bırakın: Haftada bir iki saati bilerek kapalı tutmak, telafi görüşmeleri ve beklenmedik durumlar için alan açar.
• İlk görüşmeleri ayrı düşünün: Tanışma görüşmeleri daha uzun sürer; dönemin ilk haftasında saat başına öğrenci sayısını düşük tutmak gerekebilir.
• Sınav haftalarını hesaba katın: Yazılı sınav haftalarında öğrencilerin ve öğretmenlerin temposu değişir; planın tarih aralığını buna göre belirleyin.
• Öğrenciye sorun: Okul sonrası görüşmeler planlanacaksa öğrencinin servis saatini ya da kurs programını önceden öğrenin.
• Planı dönemde birkaç kez gözden geçirin: Ders programı, öğrenci listesi ve rehberin kendi programı dönem içinde değişebilir.
• Görüşme süresine sadık kalın: Yirmi dakikalık görüşme otuz dakikaya uzarsa, aynı ders saatindeki ikinci öğrencinin görüşmesi kısalır ve plan gün içinde kayar.

Planı öğretmenlere ve öğrencilere duyurmak

Plan aktif olduğunda öğrenciler görüşme saatlerini bildirimle öğrenir; ama planın okul içinde sorunsuz işlemesi için başka kişilerin de bilgilendirilmesi gerekir. Görüşmeler okul içindeki boş saatlerde ya da etütte yapılacaksa ilgili nöbetçi ya da etüt öğretmeninin, hangi öğrencinin hangi saatte görüşmeye gideceğini bilmesi karışıklığı önler. Sınıf rehber öğretmenleri de kendi sınıflarındaki koçluk öğrencilerinin görüşme günlerini bilirse, öğrenciye hatırlatma yapabilir.

Öğrencilere yönelik duyuruda da birkaç cümlelik bir açıklama işe yarar: görüşme saatinin nereden görüleceği, gelinemeyecekse nasıl haber verileceği ve görüşmeye hazırlıklı gelmenin ne anlama geldiği. Örneğin öğrenciden görüşmeye gelmeden önce kendi panelinde bu haftanın ödevini işaretlemiş olması istenebilir; böylece görüşmenin ilk dakikaları ödevin ne kadarının yapıldığını hatırlamakla geçmez.

İlk iki haftadan sonra planı yeniden değerlendirmek

Hiçbir plan ilk hâliyle dönemin sonuna kadar gitmez. İlk iki haftanın sonunda kısa bir değerlendirme yapmak, küçük sorunları büyümeden yakalar: sürekli gecikmeyle başlayan görüşmeler, aynı saate denk gelen ve öğrencinin hep kaçırdığı bir etkinlik, rehberin taşıyamadığı yoğun bir gün. Bu değerlendirmenin sonucunda gerekiyorsa yeni bir taslak hazırlanıp hafta başında yürürlüğe alınabilir.

Bir koçluk görüşmesinin akışı

Plan, görüşmenin ne zaman yapılacağını belirler; görüşmenin kendisinin de belli bir akışı olması planın işe yaramasını sağlar. Yirmi dakikalık rutin bir görüşme için örnek bir düzen şöyle olabilir: ilk beş dakikada geçen haftanın ödevine birlikte bakılır, sonraki beş dakikada zorlanılan konular konuşulur, ardından bu haftanın hedefi belirlenir ve son beş dakikada yeni ödev paketi üzerinde anlaşılır. Her hafta aynı akışın izlenmesi, öğrencinin görüşmeye hazırlıklı gelmesini sağlar.

Sonuç

Koçluk görüşmesi planlamak, birbirini etkileyen tercihleri aynı anda gözetmeyi gerektirir. Bilgiler, öğrenciler, koşullar, ön yerleşim ve oluşturma adımları bu tercihleri tek tek ele alınabilir hâle getirir; görüşmelerin yerleştirilmesi ise sisteme kalır. Rehbere düşen, doğru bilgiyi girmek ve taslağı dikkatle gözden geçirmektir. Görüşme planlamanın kurumunuzda nasıl işleyeceğini görmek için öğrenci koçluk programı sayfamıza göz atabilirsiniz.